Firemní know-how z hlavy do map: AI zpověď, Lucid a Notion

Jsem majitel zámečnické dílny s 12 lidmi: zakázková výroba (vrata,
zábradlí, ocelové konstrukce, schodiště), montáže u zákazníků a servis.
Chci sepsat všechny opakující se procesy ve firmě, abych vybral,
které zdokumentovat nejdřív.

Veď mě oblast po oblasti: obchod (poptávky, nabídky, smlouvy), zakázky
a výroba, nákup a sklad, montáže a servis, ekonomika (fakturace,
platby, upomínky), lidé (nábor, nástup, docházka), provoz (stroje,
revize, BOZP, auta). U každé oblasti mi polož 3–5 otázek typu „co se
stane, když…“ a z mých odpovědí průběžně skládej seznam procesů.
Proces = opakovaná činnost se začátkem a koncem, ne oddělení.

Ptej se po jedné oblasti, ať to stíhám. Na konci vrať jeden seznam:
název procesu, jednou větou co to je, jak často běží (denně / týdně /
měsíčně / občas) a kdo ho dnes reálně dělá — jména, ne funkce.

Tady je seznam našich procesů z inventury [vložit seznam]. Pomoz mi
vybrat 10, které zdokumentujeme jako první.

Ke každému procesu se mě zeptej (po jednom, stručně):
1. Kolik lidí ho dnes umí udělat celý, bez pomoci? (bus factor)
2. Co se stane, když ten člověk 14 dní nebude — proces počká, převezme
   ho někdo napůl, nebo se zastaví a vzniká škoda?
3. Jak často se proces spouští?
4. Stál už někdy tenhle proces peníze tím, že se udělal špatně nebo
   pozdě? Kolik zhruba — řádově?

Z odpovědí sestav tabulku: proces, bus factor, dopad výpadku
(zastaví se / zpomalí / počká), frekvence, historie průšvihů.
Navrhni pořadí dokumentace: nejvýš procesy s bus factorem 1, které se
při výpadku zastaví a běží často. Pořadí zdůvodni u každého řádku
jednou větou — rozhodnu já.

Máme seřazený seznam 10 procesů k dokumentaci [vložit] a tři lidi,
kteří je mají v hlavě: majitel (nabídky, reklamace, nákup), mistr
(výroba, plánování, kooperace, expedice), účetní (fakturace,
upomínky). Nováčkovský proces známe všichni po kouskách.

Sestav plán zpovědí na 6 týdnů: 2 rozhovory týdně, každý 45–60 minut.
U každého uveď: proces, kdo bude zpovídaný, co si má předem nachystat
(poslední konkrétní případ, podklady — sešit, tabulky, vzorové
dokumenty) a kdo rozhovor zkontroluje (druhý člověk, který proces
zná aspoň zčásti). Rozhovory jednoho člověka rozlož v čase, ať nemá
tři večery za sebou. Výstup chci jako tabulku, kterou vytisknu
na nástěnku do dílny.

Povedeš se mnou strukturovaný rozhovor o jednom firemním procesu.
Jsem [majitel zámečnické dílny, 12 lidí] a proces je [cenová nabídka
na zakázkovou výrobu]. Cíl: zachytit, jak se to u nás DOOPRAVDY dělá,
aby to podle záznamu zvládl šikovný nový člověk. Později z rozhovoru
vznikne diagram a stránka znalostní báze.

Pravidla rozhovoru:
- Ptej se po JEDNÉ otázce a čekej na odpověď. Žádné dotazníky.
- Začni spouštěčem: čím proces začíná a jak poznám, že začal.
- Pak mě proveď kroky. U každého chtěj: co se udělá, kdo to udělá,
  v čem / kde (systém, tabulka, papír), čím krok končí a jak se
  výsledek předává dál.
- Když řeknu něco vágního („prostě to spočítám“), zastav mě a chtěj
  konkrétum: podle čeho, odkud beru čísla, co když chybí.
- Po hlavní cestě se ptej na výjimky: „Kdy to jde jinak?“ — spěch,
  velký zákazník, chybějící materiál, dovolené. U každé výjimky:
  jak ji poznám a co se dělá místo standardu.
- Nakonec: co se v tomhle procesu historicky pokazilo, co to stálo
  a co se od té doby dělá jinak.
- Průběžně si veď strukturované poznámky. Když si budu protiřečit,
  upozorni mě.

Až řeknu „hotovo“, rozhovor ukonči a shrň, co ti pořád chybí.
Začni první otázkou.

Změna techniky: místo obecného popisu projdeme JEDEN konkrétní
poslední případ. Vezmi poslední [cenovou nabídku], kterou jsem dělal
— [zábradlí pro bytový dům, minulý týden] — a veď mě jí krok za
krokem: co přesně jsem udělal nejdřív, co potom, kde jsem co hledal,
komu jsem volal, co mě zdrželo.

Ptej se na časovou osu a fakta, ne na názory. Když popíšu krok, který
se v té zakázce lišil od běžného postupu, zeptej se, co je běžnější
varianta a jak často nastává. Na konci porovnej: takhle proběhl
poslední případ vs. takhle vypadá standard — a vypiš rozdíly.
Rozdíly nejsou chyba, to je to nejcennější.

Povedeme rozhovor hlasem. Jsem mistr ve výrobě a budu ti při chůzi
po dílně vyprávět, jak plánuju týden výroby a pouštím zakázky na
stroje. Ptej se mě podle struktury: spouštěč, kroky, kdo, systémy,
výjimky, průšvihy — ale po jedné krátké otázce, mluvíme, nepíšeme.
Když zmíním stroj, tabuli nebo papír, zeptej se, co přesně na něm je
a kdo do něj smí psát. Neshrnuj mi po každé odpovědi, co jsem řekl —
jen se ptej dál. Celkové shrnutí udělej, až řeknu „konec“.

Tady jsou dva přepisy rozhovorů o TOMTÉŽ procesu [příjem zakázky
a předání do výroby]: verze majitele [vložit] a verze mistra [vložit].

Porovnej je a vrať tři seznamy:
1. Shody — co oba popisují stejně (jen stručně).
2. Rozpory — kde si verze protiřečí: kdo co dělá, pořadí kroků,
   kdo za co odpovídá. U každého rozporu cituj obě verze.
3. Slepá místa — co jedna verze popisuje a druhá vůbec nezmiňuje.

Nehodnoť, kdo má pravdu — připrav ke každému rozporu jednu otázku,
kterou si to vyjasníme společně u stolu.

Z celého našeho rozhovoru o procesu [cenová nabídka] sestav
strukturovaný protokol v markdownu:

## Základ
Název procesu, jednou větou účel, spouštěč, čím proces končí
(definice hotového), jak často běží.
## Role
Kdo v procesu vystupuje a co dělá — reálná jména doplň funkcí.
## Kroky hlavní cesty
Číslovaný seznam: krok, kdo, v čem/kde, výstup kroku. Stručně —
detaily patří do poznámek pod tím.
## Rozhodovací místa
Kde se proces větví, podle čeho se rozhoduje, kdo rozhoduje.
## Výjimky
Situace mimo standard: jak ji poznám → co se dělá jinak.
## Systémy a artefakty
Kde co žije (tabulky, sešity, programy, šanony) — bez hesel.
## Známá rizika a minulé průšvihy
Co se pokazilo, co to stálo, jaká pojistka od té doby existuje.
## Otevřené otázky
Co z rozhovoru nevyplynulo nebo kde si protiřečím.

Piš jen to, co v rozhovoru zaznělo — nic nedomýšlej. Kde ti chybí
informace, napiš OTEVŘENÉ místo toho, abys doplnil pravděpodobnou
odpověď.

Z přiloženého protokolu procesu [cenová nabídka] vytvoř přes konektor
Lucid nový dokument [Proces: cenová nabídka] s vývojovým diagramem.

Zásady:
- Jen hlavní cesta a rozhodovací místa z protokolu — žádné výjimky,
  ty budou v textové dokumentaci. Cíl je max 12–15 kroků.
- Začátek: spouštěč (přijde poptávka). Konec: definice hotového
  (odeslaná nabídka zapsaná v evidenci).
- Kroky jako obdélníky, rozhodnutí jako kosočtverce s otázkou
  a popisky větví (ano/ne, do 50 tisíc / nad 50 tisíc).
- Text v krocích: sloveso + předmět („změřit na místě“, „spočítat
  materiál“), žádné odstavce.
- Kde protokol říká, kdo krok dělá, přidej roli do závorky pod text
  kroku.
- Nic si nedomýšlej — když ti pro některý spoj chybí informace,
  vypiš mi otázku místo tichého doplnění.

Až bude hotovo, pošli mi odkaz na dokument a stručný výčet, co jsi
z protokolu do diagramu NEzařadil, ať to zkontroluju.

Ve stejném dokumentu Lucid vytvoř druhou verzi procesu [příjem
zakázky a předání do výroby] jako swimlane diagram.

- Dráhy podle rolí: majitel, obchodní referentka, mistr, výroba,
  účetní. Jen role, které v procesu skutečně vystupují.
- Každý krok umísti do dráhy toho, kdo ho DĚLÁ (ne kdo za něj
  formálně odpovídá — pokud se to liší, řekni mi to jako poznámku).
- Šipky mezi dráhami = předání. U každého předání popisek, CO se
  předává (papír, e-mail, záznam v tabulce, ústně).
- Předání s popiskem „ústně“ zvýrazni barvou — to jsou naše riziková
  místa.
Pak mi vypiš všechna ústní předání jedním seznamem.

Uprav diagram [Proces: cenová nabídka] v Lucidu podle revize
s mistrem:
- Krok „spočítat materiál“ rozděl na dva: „vypsat položky materiálu“
  a „ověřit skladem, co máme, zbytek nacenit u dodavatele“.
- Za rozhodnutí „zakázka nad 50 tisíc?“ přidej u větve ANO krok
  „záloha 30 % před zahájením“ (dělá účetní).
- Přejmenuj „poslat nabídku“ na „poslat nabídku a zapsat do evidence
  nabídek“.
- Odstraň krok „konzultace s výrobou“ — v praxi se nedělá, byla to
  idealizace.
Nic jiného neměň. Potom mi vypiš seznam změn, které jsi provedl,
ať je odsouhlasím proti svým poznámkám.

Vytvoř přes konektor Lucid org chart naší firmy do nového dokumentu
[Organizace]. Struktura:
majitel (obchod, nabídky, klíčoví zákazníci) → mistr výroby (plánování,
výroba, kooperace, expedice) → [seznam lidí ve výrobě s profesí:
2 svářeči, 2 zámečníci, obsluha ohýbačky…]; vedle mistra montážní
parta [vedoucí montáží + 2 montéři]; přímo pod majitelem účetní
(fakturace, mzdy, upomínky) a obchodní referentka (poptávky,
evidence nabídek).
U každého člověka uveď do druhého řádku 2–3 hlavní odpovědnosti,
ne pracovní pozici z papíru. Nikoho nevynechávej, i brigádník sem
patří.

Vytvoř přes konektor Lucid myšlenkovou mapu [Mapa procesů firmy]:
uprostřed název firmy, první úroveň naše domény [vložit], druhá
úroveň procesy z inventury [vložit seznam]. Procesy z horní desítky
zvýrazni. U procesů, které už mají hotovou mapu a stránku, přidej
za název fajfku. Nic dalšího nepřidávej — je to přehled, ne obsah.

Přes konektor Notion budeme stavět znalostní bázi firmy [zámečnická
dílna, 12 lidí]. Zatím NIC nevytvářej — navrhni strukturu:
- kořenová stránka [Jak to u nás děláme]
- sekce domén podle tohoto seznamu z naší inventury: [vložit domény]
- v každé doméně místo pro stránky procesů, postupů a šablon
- databáze [Registr procesů] s vlastnostmi: název, doména, vlastník
  (osoba), stav (zpověď / mapa / stránka / ověřeno), kritičnost
  (bus factor 1 / důležitý / běžný), poslední revize (datum), příští
  revize (datum), odkaz na diagram v Lucidu (URL)
Vypiš návrh jako strom, ať vidím, co kde bude, a polož mi otázky,
kde si nejsi jistý zařazením. Po mém schválení strukturu založíš.

Z přiloženého protokolu procesu [cenová nabídka] vytvoř přes konektor
Notion stránku v doméně [Obchod] podle naší šablony:

1. Shrnutí — 3 věty: k čemu proces je, čím začíná, čím končí.
2. Mapa procesu — sem vlož odkaz na diagram v Lucidu [vložit URL]
   a poznámku „Detailní tok viz mapa; tahle stránka nese podrobnosti.“
3. Kroky — číslovaný seznam hlavní cesty; u každého kroku kdo, v čem,
   a odkaz na postup, pokud existuje samostatný návod.
4. Rozhodovací pravidla — přesná kritéria z protokolu (limity, sazby
   odkazem na sazebník, kdo schvaluje).
5. Výjimky — „když…, tak…“ seznam z protokolu, včetně toho, kdo smí
   výjimku povolit.
6. Kde co žije — systémy a artefakty: co je v jaké tabulce, šanonu,
   programu. Bez hesel — kde je potřeba přístup, napiš „přístup:
   viz správce hesel“.
7. Co se historicky pokazilo — poučení z průšvihů z protokolu.
8. Otevřené otázky — nezodpovězené body; u každého kdo je má vyřešit.

Zachovej formulace z protokolu, neuhlazuj je do korporátní češtiny —
„hodit to na zinek“ je u nás termín. Na konec stránky přidej řádek:
Vlastník: [jméno] · Poslední revize: [datum] · Zdroj: zpověď [datum].
Potom založ řádek v Registru procesů a propoj ho s touto stránkou.

Zkontroluj konzistenci naší dokumentace procesů:
1. Projdi Registr procesů v Notionu a u každého záznamu ověř, že
   odkaz na diagram v Lucidu vede na existující dokument.
2. Prohledej naši složku v Lucidu a vypiš diagramy, které nemají
   odpovídající stránku v Notionu (sirotci).
3. U procesů se stavem „ověřeno“ porovnej kroky v diagramu se sekcí
   Kroky na stránce: vypiš rozdíly (krok v mapě chybí na stránce
   nebo naopak, jiné pořadí, jiné názvy).
Vrať přehlednou tabulku nálezů. Nic neopravuj — opravy schválím
po jednom.

Z naší znalostní báze v Notionu sestav plán zaučení pro nového
svářeče-zámečníka [Ondřej], nástup [datum]. Bude dělat ve výrobě
pod mistrem, časem i montáže.

1. Projdi Registr procesů a vyber procesy, kde vystupuje role výroba
   nebo montáž.
2. Sestav plán na první 3 týdny: co si který den přečíst (odkazy na
   konkrétní stránky), co si prohlédnout v mapách, co si má nechat
   ukázat fyzicky v dílně a od koho (jména z org chartu).
3. Ke každému týdnu přidej 5 kontrolních otázek, na které má po
   týdnu umět odpovědět — mistr je s ním projde v pátek.
4. Zvlášť vypiš, co v bázi k jeho roli chybí (proces, kde je jeho
   role zmíněná, ale nemá stránku nebo postup) — to je náš dluh,
   ne jeho problém.
Založ z toho stránku [Zaučení: Ondřej] v doméně Lidé.

Projdi swimlane diagramy našich procesů v Lucidu a najdi všechny
dráhy s rolí [výroba] nebo [montáž] — to bude role nováčka [Ondřej].
Z map odvoď jeho zaučovací kolečko:
1. Vypiš každou předávku, které se bude účastnit: od koho co přebírá,
   komu co předává, v jaké podobě (papír, záznam, ústně) — s odkazem
   na proces.
2. Z toho sestav checklist „projdi si naživo“: u každé předávky
   s kým si ji má jednou projít fyzicky v dílně a co si při tom
   nechat ukázat.
3. Předávky označené v mapách jako ústní dej na začátek — tam se
   nováčkovi nejsnáz ztratí informace a nikdo si toho nevšimne.
Výstup ulož jako podstránku stránky [Zaučení: Ondřej] v Notionu.

Odpovídáš na provozní otázky naší firmy VÝHRADNĚ ze znalostní báze
v Notionu. Pravidla:
- U každé odpovědi uveď odkaz na stránku, ze které čerpáš.
- Když odpověď v bázi není nebo je nejednoznačná, řekni to výslovně
  a odkaž na vlastníka procesu z Registru procesů — nikdy odpověď
  nedomýšlej.
- Když se otázka týká hodnot (ceny, sazby, limity), cituj hodnotu
  i datum poslední revize stránky, ať je vidět, jak je čerstvá.
- Otázky, na které báze neuměla odpovědět, průběžně sbírej; na požádání
  je vypíšeš jako seznam k doplnění.
Otázka: [kdy se u zakázky bere záloha a kolik?]

Ze stránky procesu [výstupní kontrola a expedice] v naší bázi vytvoř
checklist expedice: jedna strana A4, položky v pořadí, v jakém se
kontrola reálně dělá, u každé položky čtvereček a prostor na poznámku.
Poslední řádky: kdo kontroloval, datum, podpis. Jazyk dílny, žádné
úřední formulace. Ulož ho do sekce Šablony v Notionu a na stránku
procesu přidej odkaz. Do hlavičky checklistu dej verzi a datum —
při změně procesu se musí přegenerovat i checklist.

Majitel bude [3.–17. srpna] nedostupný, zastupuje ho mistr [Franta]
s podporou účetní [Jana]. Z naší znalostní báze sestav manuál
zastupování na toto období:

1. Projdi Registr procesů a vypiš procesy, kde je majitel jedinou
   rolí — u každého: co konkrétně za něj v srpnu udělá kdo, s odkazem
   na stránku a příslušný krok.
2. Rozhodovací pravomoci: z rozhodovacích pravidel stránek vytáhni
   všechna místa „schvaluje majitel“ a navrhni pro každé srpnový
   režim — smí rozhodnout zástupce do limitu / počká to / volá se
   majiteli. Návrhy majitel projde a upraví.
3. Sestav seznam „volejte majiteli jen když“ — situace, které podle
   báze nikdo jiný vyřešit nesmí nebo neumí.
4. Na konec: kontakty, termíny splatné v tom období (z registru
   a stránek), a co se schválně odkládá na po dovolené.
Ulož jako stránku [Zastupování srpen] a nasdílej Frantovi a Janě.

Změnil se proces [nákup hutního materiálu]: [nový dodavatel — 
objednávky přes portál místo telefonu, objednáváme do středy 12:00,
minimální odběr se změnil, ceník má portál]. 

Proveď změnu v celé dokumentaci:
1. Uprav diagram v Lucidu: krok „objednat telefonicky“ nahraď kroky
   pro portál, uprav časovou poznámku.
2. Uprav stránku v Notionu: sekce Kroky, Kde co žije (přidej portál,
   přístup „viz správce hesel“) a Rozhodovací pravidla (nové minimum).
3. Do stránky přidej řádek do historie změn: datum, co se změnilo,
   proč, kdo schválil [Petr].
4. V Registru procesů aktualizuj datum poslední revize.
5. Zkontroluj, jestli na starý postup neodkazuje jiná stránka nebo
   šablona — vypiš, co je ještě potřeba změnit.
Než začneš, shrň mi změny, které se chystáš udělat — schválím je.

Čtvrtletní revize dokumentace. Projdi Registr procesů v Notionu a:
1. Vypiš procesy, kterým prošel termín příští revize, seřazené podle
   kritičnosti, s vlastníkem u každého.
2. Každému vlastníkovi připrav krátký kontrolní dotazník (max 5
   otázek) šitý na jeho proces: „Platí ještě krok X? Změnilo se Y?
   Přibyla výjimka?“ — vycházej z obsahu stránky.
3. Vypiš stránky se stavem jiným než „ověřeno“ starší než měsíc —
   to jsou rozpracované resty.
4. Vypiš otevřené otázky ze všech stránek na jednom místě.
Z bodů 1–4 sestav program revizní schůzky na 30 minut: co probrat,
v jakém pořadí, co může proběhnout jen potvrzením „beze změny“.

Udělej bezpečnostní revizi znalostní báze v Notionu:
1. Prohledej všechny stránky a hledej, co vypadá jako heslo, PIN,
   přístupový kód, API klíč nebo přihlašovací údaje — i v poznámkách
   a historii změn stránek.
2. Hledej osobní údaje zákazníků: jména ve spojení s adresou,
   telefonem, e-mailem, rodná čísla, SPZ. Vzorové příklady na
   stránkách mají být smyšlené — označ ty, které vypadají skutečně.
3. Vypiš stránky sdílené mimo firemní workspace nebo veřejným
   odkazem.
4. Vypiš hosty a externí účty s přístupem a ke kterým stránkám.
Vrať nálezy v tabulce: kde, co, závažnost, návrh řešení (přesunout
do správce hesel / anonymizovat / zrušit sdílení). Nic nemaž a nikam
nezasahuj — každý nález vyřešíme ručně.

Máš přístup k naší znalostní bázi v Notionu a mapám v Lucidu. Hraj
roli zkušeného provozního manažera, který od pondělí přebírá řízení
firmy — majitel je 14 dní nedostupný. Nesmíš se ptát žádného člověka,
jen báze.

Projdi si dokumentaci a odpověz:
1. Které běžné situace příštích 14 dní zvládneš vyřešit jen z báze?
   (přijde poptávka, reklamace, chybí materiál, nemocný svářeč)
2. U kterých situací bys narazil — co ti báze neřekne? Buď konkrétní:
   která informace, na které stránce by měla být.
3. Které tři stránky jsou nejslabší a proč?
4. Na škále klidně přísně: dala by se podle téhle dokumentace firma
   předat? Co by muselo existovat, aby ano?
Nešetři nás — každá díra, kterou najdeš teď, je díra, kterou nenajde
zástupce v srpnu nebo kupující při prověrce.