Freelancer jako agentura o jednom člověku: značka a byznys jako systém

Dělám inventuru svého podnikání na volné noze. Jsem [grafička, 5 let
praxe, vizuální identity a obaly pro malé firmy]. Nahrávám: [staré CV,
export projektů z Behance, 3 prezentace pro klienty, texty ze svého
webu] a k tomu popisuji, co nahrát nejde: [portfolio na Instagramu —
asi 40 příspěvků, ceník mám jen v hlavě, faktury ve třech nástrojích].

Udělej inventuru ve čtyřech seznamech:
1. Hotové projekty — každý, který z podkladů vyčteš: název, klient
   (pokud je uveden), rok, o co šlo. U každého označ, jestli k němu
   mám i výsledek nebo reakci klienta, nebo jen obrázky.
2. Reference a pochvaly — všechno, co v podkladech vypadá jako
   hodnocení mé práce.
3. Co o mně podklady říkají — služby, které nabízím, typy klientů,
   čím se odlišuji. Piš jen to, co je v podkladech doložené.
4. Díry — co bych podle tebe měla mít a nikde to není: chybějící
   výsledky, projekty bez ukázek, zastaralé údaje v CV.
Nic nedomýšlej; kde si nejsi jistý, napiš otazník.

Projdi nahraná e-mailová vlákna s klienty [nebo: prohledej můj e-mail,
vlákna s adresami klientů X, Y, Z za poslední 3 roky]. Hledám dva typy
vět:
1. Hodnocení výsledku — cokoli, kde klient říká, že práce funguje,
   splnila účel, líbí se, přinesla čísla.
2. Doporučení — zmínky, že mě klient někomu doporučil nebo od koho
   nová poptávka přišla.
Vrať tabulku: klient, datum, doslovná citace (nezkracuj, neuhlazuj),
kontext jednou větou, k jakému projektu se váže. Nic neparafrázuj —
potřebuji přesná znění, budu je později používat se souhlasem klientů.

Pomoz mi dostat ceník z hlavy na papír. Jsem [grafička na volné noze].
Ptej se mě po jedné otázce a z odpovědí průběžně stavěj strukturovaný
ceník. Zjisti ode mě:
- jaké služby reálně prodávám (ne co bych chtěla prodávat) a co přesně
  každá obsahuje
- jak je účtuji: fixní cena za balíček, hodinovka, cena za rozsah
- co jsem za každou službu účtovala u posledních 3 zakázek — klidně
  rozpětí, když si nepamatuji přesně
- co v ceně není a doúčtovávám zvlášť (tisková data navíc, další kolo
  změn, licence písem, spěch)
- u čeho pokaždé váhám a proč
Na konci mi vrať: seznam služeb s popisem, cenovým rozpětím
a poznámkou, co je v ceně a co ne. Rozpory v mých odpovědích
vypiš zvlášť — neřeš je za mě.

Nahrávám 12 svých textů: e-maily klientům, dvě nabídky a popisky
projektů [vložit]. Vydestiluj z nich můj osobní tón do dokumentu
brand-voice.md se strukturou:
1. Kdo jsem a s kým mluvím (2 věty, bez marketingových přívlastků)
2. Tón: 4–5 vlastností. U každé: co znamená v praxi a doslovná věta
   z mých textů, která ji předvádí — cituj, nevymýšlej.
3. Slovník: slova a obraty, které používám (i odborné), jak oslovuji
   (tykání/vykání), jak píšu čísla, termíny a ceny.
4. Zakázané fráze: co se v mých textech nikdy neobjevuje, ačkoli je
   to v oboru běžné — a co bych podle vzorku zjevně nenapsala.
5. Ukázky: 3 páry „takhle ne / takhle ano“ pro odpověď na poptávku,
   předání práce a připomenutí neuhrazené faktury.
Vycházej jen z nahraných textů. Kde vzorek nestačí, napiš otevřenou
otázku na konec — nerozhoduj za mě.

Doplň do mého brand voice dokumentu sekci „Co neslibuju“. Ptej se mě
po jedné otázce a odpovědi zapracovávej. Zjisti:
- kdy jsem naposledy slíbila něco, čeho jsem litovala (termín, rozsah,
  dostupnost) a jak přesně ta věta zněla
- jak rychle reálně odpovídám na zprávy a kdy nejsem k dispozici
- co klienti typicky chtějí „jen rychle přihodit“ a já to dělat nechci
  (např. logo za den, správu sítí, tisk zařídit levně)
- kolik kol změn je v mých cenách a jak říkám, že další kolo je
  za příplatek
- co dělám, když klient chce zásah, který dílo zhorší
U každé hranice zformuluj i zdvořilou větu v mém tónu, kterou ji
sdělím klientovi — potřebuji ji mít připravenou předem, ne vymýšlet
ve stresu.

Tady je můj brand voice dokument [vložit]. Napiš podle něj tři texty:
1. Odmítnutí zakázky, která se mi nehodí (malý rozpočet, obor, který
   nedělám) — tak, aby se klient nestyděl doporučit mě dál.
2. Zdražení pro stálého klienta od nového roku.
3. Odpověď klientovi, kterému se hotová práce „nelíbí“, bez konkrétních
   připomínek.
Ke každému textu přidej rozvahu: která pravidla dokumentu šla proti
sobě a jak sis vybral. Přesně ta místa v dokumentu upřesníme.

Z inventury mých projektů [vložit výstup z fáze 1 nebo nahrát podklady
znovu] vytvoř soubor portfolio.yaml. Schéma každého záznamu: id,
nazev, klient, souhlas_zverejneni (zatím všude „ne“ — budu doplňovat
sama), rok, sluzba, tagy, problem, reseni, vysledek, citace,
citace_zdroj, obrazky.

Pravidla:
- problem a reseni piš z podkladů; kde podklady mlčí, nech pole
  prázdné s poznámkou DOPLNIT — nic nedomýšlej
- vysledek vyplň jen tam, kde je v podkladech doložený; „klient byl
  spokojený“ není výsledek
- citace jen doslovné z podkladů, s uvedením zdroje
- tagy navrhni konzistentně napříč projekty (max 15 různých tagů
  celkem), ať se podle nich dá vybírat
Na konec vypiš přehled: kolik záznamů je kompletních a u kolika chybí
problem, vysledek nebo citace.

Z portfolio.yaml vyber projekty, kde chybí vysledek nebo citace,
a jsou mladší než 3 roky. Ke každému mi připrav krátký e-mail
bývalému klientovi v mém tónu podle brand-voice.md:
- připomenutí spolupráce jednou větou
- 2 konkrétní otázky šité na daný projekt: co práce přinesla
  (čísla, pokud je mají, ale i „funguje to?“), a jestli smím projekt
  s jejich jménem ukázat v portfoliu
- žádné vynucování, žádná lhůta
Vrať e-maily jako koncepty k mé kontrole. Nic neodesílej.

Založ soukromý git repozitář ja-system se strukturou: portfolio.yaml,
cenik.yaml, cv.yaml, brand-voice.md, složky sablony a obrazky
[přiložit soubory z předchozích kroků]. Do cv.yaml převeď mé CV
[vložit] se schématem: praxe (od, do, role, klient/firma, co jsem
dělala, výsledky), vzdělání, dovednosti, nástroje, jazyky, kontakty.
Přidej README s pravidlem, že tenhle repozitář je jediný zdroj pravdy
— web, CV i nabídky se odvozují odsud a změny se dělají tady, ne ve
výstupech. Přidej .gitignore pro .env soubory a pracovní exporty.
Před prvním commitem mi vypiš kompletní seznam souborů ke commitu —
zkontroluji, že tam nejsou smlouvy, faktury ani nic s osobními údaji
klientů.

Vygeneruj z cv.yaml a portfolio.yaml moje CV jako PDF. Postup:
1. Navrhni obsah na jednu stranu A4: záhlaví s kontakty, 3 věty
   o mně v tónu brand-voice.md (žádné „kreativní profesionálka“),
   praxe, výběr 4 projektů z portfolia — ber jen ty se
   souhlas_zverejneni: ano a s vyplněným výsledkem, seřazené podle
   relevance pro [příjemce: např. výběrové řízení na rebranding
   městské knihovny], dovednosti a nástroje.
2. U každého vybraného projektu jedna věta: co byl problém a co
   přineslo řešení — čísla z pole vysledek, nic nezaokrouhluj nahoru.
3. Ukaž mi textový návrh ke schválení. Teprve pak ho vysázej do PDF:
   čistá typografie, jedna strana, žádné fotky, žádné grafy
   dovedností.
Ulož vedle PDF i zdrojový soubor sazby, ať příště měníme jen data.

Stavíme můj osobní web (viz návod, kterým jsme založili projekt).
Klíčový požadavek: web nemá vlastní texty o projektech. Při buildu
načítá portfolio.yaml a cenik.yaml z repozitáře ja-system a generuje:
- stránku s výběrem projektů: jen záznamy se souhlas_zverejneni: ano;
  u každého problem, reseni, vysledek a obrázky
- stránku služeb z cenik.yaml: popisy a co je v ceně, ale bez částek —
  ceny na web nedávám, jsou v nabídkách
- stránku o mně z cv.yaml a brand-voice.md
Navrhni nejjednodušší způsob, jak data z ja-system do projektu webu
dostávat a aktualizovat, vysvětli mi ho jako netechnikovi a počkej
na schválení. Texty webu piš tónem podle brand-voice.md.

Napiš case study z tohoto záznamu portfolio.yaml [vložit záznam]
a z přiložených podkladů k projektu [zadání, pár e-mailů, poznámky].
Struktura: kontext — problém — proces — řešení — výsledek. Tón podle
brand-voice.md. Pravidla:
- délka do 600 slov; méně je lépe
- každé číslo a citace musí pocházet ze záznamu nebo podkladů; nic
  nedopočítávej, nezaokrouhluj nahoru, nepřidávej superlativy
- do procesu zařaď jednu skutečnou slepou uličku z podkladů, pokud
  tam je — a napiš, proč jsme se vrátili
- kde ti chybí informace, nech v textu poznámku DOPLNIT s otázkou
  na mě, nevymýšlej
Vrať i seznam 3 míst, která jsou podle tebe nejslabší a potřebovala
by od klienta číslo nebo citaci navíc.

Porovnej odvozené výstupy se zdrojem pravdy v ja-system:
1. Web: odpovídají texty projektů aktuálnímu portfolio.yaml? Není
   na webu projekt, kterému mezitím skončil souhlas se zveřejněním?
2. CV (poslední vygenerované PDF): sedí praxe a projekty s cv.yaml
   a portfolio.yaml?
3. Case studies: nesedí v nich čísla, která se v záznamech od té doby
   zpřesnila?
Vrať tabulku rozdílů: výstup, místo, co říká zdroj, co říká výstup.
Nic neopravuj — rozhodnu, jestli je zastaralý výstup, nebo zdroj.
Nehlas „vše v pořádku“, dokud nenapíšeš, kolik položek jsi porovnal.

Přišla poptávka [vložit celý e-mail poptávky]. Sestav návrh nabídky
z mých zdrojů: portfolio.yaml, cenik.yaml, brand-voice.md včetně
sekce „co neslibuju“ a case studies ve složce.

Struktura: shrnutí zadání mými slovy — navrhované řešení a proces —
2–3 relevantní ukázky — rozsah a co v ceně není — termín — cena
a podmínky — další krok.

Pravidla:
- ukázky vybírej podle tagů a podobnosti problému, jen projekty se
  souhlas_zverejneni: ano; ke každé jedna věta s výsledkem a citace,
  pokud existuje — nikdy nevymýšlej reference
- cenu sestav výhradně z cenik.yaml a rozepiš, z čeho se skládá;
  kde ceník na poptávku nestačí, napiš OTÁZKA a nech rozhodnutí mně
- termín nenavrhuj — nech pole prázdné, doplním podle kalendáře
- rozsah: explicitně vypiš, co v ceně není, podle poznámek v ceníku
- nikde neslibuj nic ze sekce „co neslibuju“
- tam, kde je poptávka nejasná, napiš seznam upřesňujících otázek
  klientovi — možná je pošlu místo nabídky
Vrať návrh + seznam OTÁZEK pro mě odděleně.

Zkontroluj finální nabídku [vložit] před odesláním:
1. Sliby: vypiš každou větu, která něco slibuje (termín, rozsah,
   výsledek, dostupnost), a srovnej ji se sekcí „co neslibuju“
   a s tím, co je v rozsahu.
2. Čísla: sedí součet ceny? Odpovídají položky ceníku? Nezůstala
   v textu částka z předchozí verze?
3. Jména: nezůstalo v textu jméno jiného klienta z minulé nabídky?
4. Tón: věty, které nezní podle brand-voice.md.
Vrať nálezy jako tabulku. Nic nepřepisuj.

Přeskládej nabídku [vložit] do tří rozsahů podle mého ceníku:
- ZÁKLAD: nejmenší varianta, která klientův problém skutečně vyřeší
  — žádná ořezaná verze, za kterou bych se styděla
- DOPORUČUJI: rozsah, který bych klientovi poradila, kdyby se zeptal
  — označ ho tak i v nabídce a napiš proč
- ROZŠÍŘENÁ: co dává smysl navíc, jen pokud to opravdu dává smysl
  pro tento typ klienta; pokud ne, vrať jen dvě varianty a napiš to
U každé varianty: co obsahuje, co ne, cena z ceníku, termín necháš
prázdný. Rozdíly mezi variantami musí být v rozsahu práce, ne v kvalitě
— žádné „v základu to bude horší“.

Založ v Notionu databázi „Poptávky“ (do stránky, kterou jsem konektoru
nasdílela). Sloupce:
- Klient (text), Kontakt (text), Zdroj doporučení (text)
- Služba (výběr — hodnoty vezmi z mého cenik.yaml [vložit seznam
  služeb])
- Fáze (výběr: poptávka / nabídka / zakázka / faktura / reference /
  ztraceno)
- Odhad hodnoty (výběr: S / M / L — částky do Notionu nedávám)
- Poslední akce (text + datum), Další krok (text), Další krok — datum
  (datum)
- Poznámky (text), Odkaz na nabídku (URL)
Vytvoř i pohledy: „Tento týden“ (další krok do 7 dnů, řazeno podle
data), „Čeká na mě“ (další krok — datum v minulosti) a nástěnku podle
fází. Založ 2 ukázkové řádky, ať vidím, jak se s tím pracuje, a pak
je smažu sama.

Přišla nová poptávka [vložit e-mail]. Připrav návrh záznamu do
databáze Poptávky: vytáhni klienta, kontakt, zdroj (pokud píše, kdo
mě doporučil), navrhni službu podle mého ceníku, fázi „poptávka“,
odhad hodnoty S/M/L podle rozsahu a jako další krok navrhni, co bych
měla udělat a do kdy — obvykle odpovědět do 24 hodin, nebo poslat
upřesňující otázky.
Ukaž mi celý záznam ke schválení. Do Notionu zapiš až po mém
potvrzení. Pokud v databázi najdeš stejného klienta z dřívějška,
upozorni mě a připomeň, co se s ním dělo.

Projdi databázi Poptávky a připrav týdenní přehled:
1. ČEKÁ NA MĚ: řádky s datem dalšího kroku v minulosti nebo tento
   týden — seřaď podle stáří, nejstarší resty první.
2. BEZ POHYBU: řádky ve fázi poptávka nebo nabídka, kde je poslední
   akce starší než 10 dní.
3. NEDOTĚŽENÉ: zakázky ve fázi faktura nebo hotové, které nikdy
   nepřešly do fáze reference.
4. OBRÁZEK: kolik je čeho v které fázi a co se změnilo od minulého
   týdne.
Ke každé položce z bodů 1–3 navrhni konkrétní další krok jednou
větou. Nic nezapisuj a nic neodesílej — je to podklad pro mou
pondělní čtvrthodinu.

Z týdenního přehledu vezmi položky, kde je dalším krokem follow-up,
a ke každé napiš návrh e-mailu podle brand-voice.md. Pravidla:
- žádné „jen se připomínám“ a žádné omlouvání se za psaní; vždy
  přines důvod kontaktu: doplňující nápad k nabídce, otázku, novinku
  související s jejich projektem, nebo prostě jasnou nabídku dalšího
  kroku
- první follow-up krátký (3–4 věty), druhý ještě kratší a s klidnou
  koncovkou, že nabídku nechávám otevřenou
- u žádostí o referenci navrhni 2 konkrétní otázky šité na danou
  zakázku, ať klient nemusí vymýšlet slohovku
Vrať jako koncepty. Odesílám sama a po odeslání si do CRM zapíšu
poslední akci a další krok.

Připrav založení mých služeb ve Stripe (zatím v sandboxu). Z mého
cenik.yaml [vložit] navrhni strukturu produktů a cen: která služba
bude produkt s fixní cenou, kde dává smysl cena za jednotku a co se
fakturuje individuálně (tam produkt nezakládej, faktura vznikne
s vlastními položkami). Ukaž mi návrh jako tabulku: produkt, cena,
měna, poznámka. Po mém schválení produkty založ a vypiš, co přesně
jsi vytvořil. Zákazníky zatím nezakládej — budou vznikat po jednom,
až budu prvnímu z nich fakturovat.

Zakázka [klient] z databáze Poptávky došla k milníku [záloha 50 % /
dokončení]. Připrav ve Stripe fakturu:
1. Najdi zákazníka podle e-mailu [e-mail klienta]; pokud neexistuje,
   navrhni jeho založení s údaji z CRM a počkej na potvrzení.
2. Sestav koncept faktury: položky podle nabídky [odkaz/vložit],
   ceny z produktů, které máme založené; individuální položky rozepiš.
3. Splatnost [14] dní, do poznámky číslo objednávky, pokud ho klient
   uvedl.
4. Fakturu NEFINALIZUJ a neodesílej. Ukaž mi kompletní náhled:
   položky, částky, součet, DPH režim, zákazníkovy údaje.
Finalizaci a odeslání provedu sama v dashboardu Stripe po kontrole.

Připrav platební odkaz na zálohu za zakázku [popis] pro klienta
[jméno]: částka [vložit], popis platby ve znění „Záloha — [služba],
[klient]“. Nastav, ať po zaplacení vidí potvrzení s mým jménem
a kontaktem. Odkaz mi vrať ke kontrole i s náhledem, co klient uvidí
— vložím ho do e-mailu sama. Zapiš mi pak návrh aktualizace CRM:
poslední akce „odeslán platební odkaz“, další krok „ověřit platbu“
za 5 dní.

Udělej mi měsíční finanční přehled ze Stripe (jen čtení, nic neměň):
1. Zaplacené faktury a platby za posledních 30 dní — částky, klienti.
2. Faktury po splatnosti: kolik dní, jaká částka, který klient.
   Srovnej s databází Poptávky a označ, kde CRM tvrdí něco jiného
   (fáze faktura, ale zaplaceno — nebo naopak).
3. Otevřené koncepty faktur starší než týden — na co jsem zapomněla?
4. Platební odkazy bez zaplacení starší než 10 dní.
K bodům 2 a 4 navrhni další krok do CRM a text připomínky podle
brand-voice.md — připomínka platby je přesně ten e-mail, který
nesnáším psát. Odesílám sama.

Udělej bezpečnostní revizi mého systému:
1. Projdi git historii repozitáře ja-system: hledej cokoli, co vypadá
   jako klíč, heslo, smlouva nebo osobní údaje klientů — i ve starých
   commitech.
2. Vypiš, které konektory mám připojené (Notion, Stripe, e-mail…),
   s jakými právy, a označ ta, která jsem za poslední kvartál
   nepoužila — kandidáty na odpojení.
3. Zkontroluj portfolio.yaml: nejsou ve veřejných výstupech projekty
   se souhlas_zverejneni: ne? Nechybí u některého souhlasu datum?
4. Připomeň mi zkontrolovat v nastavení Stripe aktivní OAuth session
   a ve Vercelu ochranu náhledových nasazení — vypiš, co přesně mám
   kde kliknout.
Nálezy seřaď podle závažnosti, nic neopravuj bez mého schválení.