Rezervační systém v Kalendáři Google

„Hodilo by se vám úterý v deset? Ne? Tak středa ve dvě?" Domlouvání termínu e-mailem je ping-pong na tři dny. Nástroje jako Calendly ho řeší rezervačním odkazem — málokdo ale ví, že totéž umí obyčejný Kalendář Google. Funkce Plán schůzek (anglicky Appointment schedule) vytvoří veřejnou stránku s vašimi volnými termíny: pošlete odkaz, druhá strana si klikne na čas, který jí vyhovuje, a schůzka se automaticky objeví v kalendáři vám i jí. S bezplatným účtem Google máte jednu rezervační stránku s jedním typem schůzky — na konzultace nebo úvodní hovory to bohatě stačí.

Jak na to

1. V Kalendáři Google klikněte na Vytvořit vlevo nahoře a zvolte Plán schůzek.
2. Nastavte název (např. „Konzultace 30 minut"), délku schůzky a dny a časy, kdy vás lze rezervovat — třeba jen úterý a čtvrtek 13:00–16:00.
3. V dalších volbách určete, kolik dní dopředu lze rezervovat, a přidejte volno mezi schůzkami, ať nemáte hovory nalepené na sebe.
4. Uložte, klikněte na plán v mřížce kalendáře a zvolte Kopírovat odkaz. Ten pošlete komukoli — rezervovat může každý, kdo má e-mail, účet Google nepotřebuje.
5. Termíny, kde už v kalendáři něco máte, se na stránce nenabízejí. Po rezervaci přijde oběma stranám potvrzení e-mailem a schůzka se objeví v obou kalendářích.
6. Zájemce při rezervaci vyplní jméno a e-mail; do formuláře můžete přidat i vlastní otázku („Co potřebujete probrat?"), ať na hovor jdete připravení.

Vzorová situace

Lektorka angličtiny nabízí úvodní lekce. Dřív s každým zájemcem vyměnila čtyři maily, než našli čas. Teď má v podpisu a na webu jediný odkaz: „Rezervujte si termín zde." Zájemci si vybírají sami z časů, které lektorka jednou nastavila — a ona jen ráno otevře kalendář a vidí, kdo přijde. Stejně to funguje pro konzultační hodiny učitele s rodiči nebo pro freelancera domlouvajícího hovory s klienty.

Co vám to přinese

Domluva termínu se smrskne z několikadenní korespondence na jeden odkaz. A protože nabízíte jen časy, které jste si sami vyhradili, přestanou vám schůzky vznikat uprostřed soustředěné práce — dostupnost řídíte vy, ne ten, kdo se ozval první.

Souvisí: konzultační hodiny — dostupnost s hranicemi.

Pro tip

Odkaz na rezervační stránku patří tam, kde se lidé na termín ptají: do podpisu e-mailu, do profilu na síti, na web. Věta „vyberte si čas tady" pak nahradí celé kolečko domlouvání — a působí profesionálněji než „napište mi, kdy můžete". Jen si ohlídejte, aby váš kalendář odrážel realitu: rezervační stránka věří tomu, co v něm je, takže soukromé bloky a přesuny do něj zapisujte poctivě.