Outlook: Quick Steps místo pěti kliknutí

Když stejnou sekvenci kliknutí děláte pětkrát denně, má být z ní jedno tlačítko. Rychlé kroky (Quick Steps) v Outlooku umí spojit několik akcí najednou — přesun do složky, označení jako přečtené, přeposlání, kategorizace — do jediného kliknutí nebo klávesové zkratky, místo abyste je pokaždé prováděli ručně jednu po druhé.

Vzorová situace

Vedoucí oddělení Simona pravidelně předává určitý typ mailů své asistentce k vyřízení — přeposílá je, přidává poznámku, přesouvá originál do složky „Delegováno“ a označuje ho jako přečtený. Bez rychlých kroků to znamená čtyři až pět samostatných kliknutí u každého takového mailu, a při desítkách mailů týdně se to sčítá na desítky minut zbytečné manuální práce. S nastaveným rychlým krokem stačí na mail kliknout jednou tlačítkem „Delegovat“ a všechny čtyři akce proběhnou najednou — mail je přeposlaný, poznačený, přesunutý i označený jako vyřízený.

Jak na to

1. Na kartě Domů v pásu karet najděte galerii Rychlé kroky a klikněte na Vytvořit nový.
2. Poskládejte posloupnost akcí, které se mají provést najednou — typicky přesun do konkrétní složky, označení jako přečtené, přiřazení kategorie nebo přeposlání na konkrétní adresu.
3. Pojmenujte rychlý krok podle jeho účelu, ne podle akcí uvnitř — „Delegovat“ nebo „Vyřešeno“ se pamatuje lépe než technický popis jednotlivých kroků.
4. Přiřaďte rychlému kroku klávesovou zkratku, například Ctrl + Shift + 1, a používejte ho i bez sahání po myši, přímo z klávesnice nad označeným mailem.
5. Rychlé kroky si postupně rozšiřujte podle toho, jaké sekvence akcí v poště opakujete nejčastěji — nemusíte je vymyslet všechny hned na začátku, stačí přidat nový, jakmile si všimnete, že něco děláte pořád dokola stejně.
6. Existující rychlý krok můžete kdykoli upravit — přidat nebo odebrat akci — bez nutnosti mazat ho a stavět znovu od začátku, což se hodí, jakmile se vaše pracovní postupy postupně mění.

Nejlepší nástroje

• Rychlé kroky v Outlooku (Quick Steps) — vestavěná funkce, zdarma, dostupná přímo na kartě Domů bez potřeby dalšího nástroje.
• Pravidla v Outlooku — pro plně automatické třídění bez nutnosti cokoli ručně klikat, dobrá kombinace s rychlými kroky pro věci, které chcete stále ovládat ručně.
• Šablony odpovědí (Quick Parts) — pro rychlé vkládání opakovaného textu do mailů, doplněk k rychlým krokům pro odesílání.
• Sdílení rychlých kroků v týmu — pokud celý tým řeší podobný typ pošty stejným způsobem, vyplatí se stejné rychlé kroky nastavit u všech, aby se s poštou zacházelo konzistentně.

Co vám to přinese

• Čas: odhadem deset minut denně díky spojení opakovaných sekvencí kliknutí do jednoho tlačítka nebo zkratky.
• Konzistenci: stejný typ mailu se zpracovává stejným způsobem pokaždé, bez rizika, že jednou zapomenete jeden z kroků.
• Menší mentální zátěž: nemusíte si pamatovat celou sekvenci kroků, stačí zapamatovat si název rychlého kroku nebo jeho zkratku.
• Rychlejší práci s poštou pod tlakem: ve dnech s vysokým objemem mailů je rozdíl mezi jedním kliknutím a pěti kliknutími u desítek zpráv znatelný.

Pro tip

Klasika: rychlý krok „Delegovat“ spojí přeposlání asistentovi s přesunem do složky Delegováno — jedno kliknutí místo šesti. Podobně se vyplatí sestavit rychlý krok „Vyřízeno“ pro maily, které jen potřebujete archivovat a označit jako hotové.