Zavináč v Outlooku: @zmínka přidá adresáta i zvýrazní úkol

E-mail pro pět lidí, ve třetím odstavci věta „a Petře, pošli prosím podklady do pátku". Petr je v kopii, mail přelétne očima, úkol nevidí — a v pátek se hledá viník. Outlook má na tohle přesnou zbraň: @zmínky. Když v textu zprávy napíšete zavináč a jméno, Outlook dotyčného automaticky přidá mezi adresáty, jméno v textu zvýrazní a příjemci ukáže symbol @ přímo v seznamu doručené pošty — na první pohled ví, že tenhle mail není jen na vědomí, ale že se v něm po něm něco chce.

Jak na to

1. Při psaní zprávy napište kdekoli v textu @ a začněte psát jméno — Outlook nabídne kontakty, výběr potvrďte.
2. Jméno se v textu zvýrazní a člověk se automaticky přidá do pole Komu, pokud tam ještě nebyl.
3. Příjemce uvidí u zprávy v doručené poště symbol @. Zmínky fungují v novém i klasickém Outlooku, na webu i v mobilu.
4. Chcete si projít všechno, kde jste zmínění vy? V doručené poště přepněte filtr na @ Zmínky (v novém Outlooku a na webu rozbalovací nabídka filtru nad seznamem zpráv).
5. Nechcete-li celé formální „Jméno Příjmení" v textu, zvýrazněnou zmínku po vložení zkraťte smazáním příjmení — funkčnost zůstane.

Vzorová situace

Vedoucí projektu posílá shrnutí ze schůzky osmi lidem. Dřív by úkoly schoval do odstavců a doufal, že si je každý najde. Teď píše: „@Jana připraví smlouvu do středy, @Tomáš ověří kapacity u dodavatele." Jana s Tomášem vidí zavináč už v inboxu, ostatní vědí, že po nich nic není — a nikdo nemusí číst celý mail dvakrát, aby zjistil, jestli se ho týká.

Co vám to přinese

Úkoly v hromadných mailech přestanou zapadat: kdo je zmíněný, ví to na první pohled, a vy máte jistotu, že jste ho nezapomněli přidat do adresátů — Outlook to udělal za vás. Filtr @ Zmínky navíc funguje jako rychlý seznam „co se po mně kde chce", který si projdete za minutu — třeba po návratu z dovolené, kdy potřebujete z přetékajícího inboxu vylovit hlavně to, co čeká konkrétně na vás.

Jedno varování: zmínka funguje jen tehdy, dokud je vzácná. Když začnete zavináčovat každé jméno v každém mailu, příjemci si na symbol vypěstují slepotu a jste zpátky na začátku. Zmiňujte jen tam, kde od člověka něco konkrétního potřebujete.

Pro tip

Zmínky fungují i v pozvánkách na schůzky a v komentářích ve Wordu či Excelu — @jméno tam dotyčnému pošle upozornění s odkazem na konkrétní místo v dokumentu. Jeden návyk, který se vyplatí v celém balíku Microsoft 365. A stejný princip má i chat: jak zmínky krotit na druhé straně, popisuje tip o filtrování aktivity v Teams.