Odložené odeslání v Outlooku

Večerní práce nemusí znamenat večerní maily kolegům. Když si sednete k práci v neděli večer nebo dopisujete něco pozdě v noci, mail odeslaný v tu chvíli vytváří dojem, že se od týmu očekává stejná dostupnost — i když to tak vůbec nemyslíte. Odložené odeslání tenhle problém řeší: napíšete mail, kdy chcete vy, a on odejde, kdy je to vhodné pro příjemce.

Vzorová situace

Vedoucí projektu Tomáš má ve zvyku dokončovat administrativu v neděli večer, aby měl pondělí volné na skutečnou práci. Bez odloženého odeslání by mail poslaný v neděli v deset večer dorazil týmu přesně v tu chvíli — a i když by nikdo nečekal okamžitou reakci, notifikace na telefonu o víkendu vytváří tichý tlak a dojem firemní kultury, kde se pracuje i mimo pracovní dobu. S odloženým odesláním Tomáš mail napíše v neděli, kdy má na to čas a náladu, ale nastaví jeho odeslání na pondělní ráno. Tým dostane zprávu přesně, když sedá k práci, a Tomáš přitom nemusí čekat s dokončením mailu na pondělí sám.

Jak na to

1. V novém Outlooku nebo na webu: rozklikněte šipku vedle tlačítka Odeslat v okně rozepsané zprávy a zvolte Naplánovat odeslání — vyberete konkrétní datum a čas, kdy má zpráva odejít.
2. V klasickém Outlooku pro Windows: v okně rozepsané zprávy otevřete Možnosti → Zpozdit doručení a v poli „Nedoručovat před“ nastavte požadovaný datum a čas.
3. Po nastavení zprávu odešlete běžným způsobem jako obvykle — neodejde ale hned, zůstane čekat ve složce Pošta k odeslání (Outbox) až do nastaveného času.
4. Naplánovanou zprávu můžete do zadaného času stále upravit nebo zrušit jejím otevřením přímo ve složce Pošta k odeslání, pokud se mezitím něco změní.
5. Zvyk naplánovaného odesílání se vyplatí zavést jako výchozí chování pro veškerou práci mimo běžnou pracovní dobu, ne jen výjimečně u citlivých mailů — tím se stane automatickým a nemusíte na něj pokaždé myslet zvlášť.

Nejlepší nástroje

• Naplánovat odeslání v novém Outlooku a na webu — vestavěná funkce, zdarma, dostupná přímo u tlačítka Odeslat.
• Zpozdit doručení v klasickém Outlooku — stejná funkce staršího rozhraní, dostupná přes Možnosti v okně zprávy.
• Podobné funkce v Gmailu (Naplánovat odeslání) — pokud pracujete napříč více poštovními klienty, princip je stejný a vyplatí se ho zavést všude konzistentně.

Co vám to přinese

• Lepší dojem u týmu: kolegové nedostávají notifikace mimo pracovní dobu, i když vy sami pracujete kdykoli vám to vyhovuje.
• Zdravější firemní kulturu: naplánované odesílání nenápadně signalizuje, že se od nikoho neočekává odpověď o víkendu nebo večer.
• Svobodu ve vlastním rozvržení práce: můžete pracovat, kdy vám to vyhovuje, bez obav, že tím nastavujete špatný příklad ostatním.
• Menší tlak na sebe sama: nemusíte čekat s dokončením mailu na „vhodnou“ dobu, napíšete ho hned a odeslání jen naplánujete.

Pro tip

Naplánované odesílání se vyplatí kombinovat s pravidelnými rutinními maily — týdenní report nebo shrnutí si můžete připravit s předstihem a nechat odejít vždy ve stejný čas, aniž byste si museli pamatovat je poslat ručně přesně v daný okamžik.