Filtry: newslettery ať nikdy nevidí váš inbox

Inbox je určený na věci, které vyžadují akci — odpovědět, rozhodnout, něco zařídit. Newsletter akci nevyžaduje, a přesto se s běžnou poštou mísí a láme pozornost stejně jako urgentní zpráva od klienta. Automatický filtr tenhle chaos jednou provždy vyřeší.

Vzorová situace

Markéta má v inboxu každé ráno napočítáno přes třicet nepřečtených zpráv. Z toho patnáct jsou newslettery — od e-shopů, blogů, ke kterým se přihlásila kvůli jednomu článku, i profesní zpravodaje, které chce jednou za čas pročíst, ale ne hned teď. Musí je jednu po druhé procházet, rozhodovat se, jestli je otevře nebo smaže, a teprve pak se dostane ke zprávám, které skutečně čekají na odpověď.

S filtrem na newslettery jí přijdou rovnou do zvláštního štítku, mimo hlavní inbox a rovnou označené jako přečtené. Ranní inbox tak obsahuje jen zprávy, které skutečně vyžadují její pozornost — a newslettery si pročte, až bude mít chuť a čas, u kávy nebo večer.

Jak na to

1. Otevřete libovolný newsletter, klikněte na tři tečky v horní liště zprávy a vyberte Filtrovat podobné zprávy.
2. Gmail automaticky předvyplní podmínku podle odesílatele — obvykle e-mailovou adresu nebo doménu, ze které newsletter chodí. Stačí kliknout na Vytvořit filtr.
3. V dalším kroku zaškrtněte volby, které chcete použít: Přeskočit doručenou poštu, aby se zpráva nezobrazila v hlavním inboxu, Použít štítek (vyberte existující nebo vytvořte nový, třeba „Čtení") a volitelně Označit jako přečtené, pokud nechcete být rušeni ani počtem nepřečtených zpráv.
4. Filtr uložte — od té chvíle Gmail automaticky roztřídí každou další zprávu od stejného odesílatele stejným způsobem, bez dalšího zásahu.
5. Štítek s newslettery si projděte jednou denně, ideálně v čase, který si na to vyhradíte, třeba u ranní kávy. Cílem je číst je v dávce, ne po kapkách mezi jinou prací.
6. Filtry lze kdykoli upravit nebo smazat v Nastavení → Filtry a blokované adresy, kde vidíte přehled všech aktivních pravidel.
7. Stejný postup zopakujte u dalších pravidelných odesílatelů — automatických reportů, upozornění z různých systémů, marketingových e-mailů — dokud vám v hlavním inboxu nezůstane jen skutečná korespondence.

Nejlepší nástroje

• Vestavěné filtry Gmailu — zdarma, bez instalace, zvládnou většinu běžných newsletterů během pár kliknutí.
• Odhlášení přes odkaz „Unsubscribe" v patičce e-mailu — u newsletterů, které vůbec nečtete, je rychlejší se rovnou odhlásit než je pořád filtrovat.
• Nástroje na hromadné odhlašování (například Clean Email nebo podobné služby) — hodí se, když máte v inboxu roky nastřádaných odběrů a chcete je pročistit najednou.
• Sekundární e-mailová adresa pro registrace — dlouhodobé řešení: newslettery a registrace na weby chodí rovnou na jinou adresu, hlavní inbox zůstává čistý od začátku.

Co vám to přinese

• Čas: odhadem 15 minut denně, které jinak zaberou procházení a mazání newsletterů mezi důležitými zprávami.
• Přehlednost: inbox obsahuje jen zprávy, které vyžadují vaši reakci — nic, co jen čeká na přečtení „někdy".
• Klid: počet nepřečtených zpráv přestane být zavádějící ukazatel toho, kolik práce vás skutečně čeká.
• Kontrolu nad čtením: newslettery čtete, kdy vy chcete, ne kdy náhodou dorazí do inboxu.
• Menší riziko přehlédnutí důležité zprávy: čím méně nepodstatných zpráv se míchá s tou skutečně naléhavou, tím menší je šance, že si jí nevšimnete.

Pro tip

Filtr jde nastavit i podle klíčových slov v předmětu, ne jen podle odesílatele — hodí se u firem, které posílají newslettery z různých adres, ale s předvídatelným textem v předmětu, třeba „Newsletter" nebo „Týdenní přehled".