Notion jako paměť: tři databáze, které vydrží rok

Návod na Beeper končí databází „Sliby a závazky“ o devíti sloupcích. Je to dobrý začátek. Po šesti týdnech pravidelného zapisování ale narazíte na tři potíže, které nemají nic společného s AI:

Jeden člověk je v tabulce pod pěti jmény. Nevíte, které sliby patří ke kterému projektu. A hotové řádky zasypaly ty otevřené.

Všechny tři mají stejnou příčinu: text tam, kde má být odkaz.

Vzorová situace

Marek, projektový manažer na volné noze, má po dvou měsících v databázi 380 slibů. Před schůzkou s klientem chce vidět, co všechno si navzájem dluží. Vyfiltruje „Novák“ a dostane šest řádků. Ví, že jich je víc. Zbytek je pod „Ing. Novák“, „Jirka“ a „p. Novák (Stavby)“.

Za jedno odpoledne strukturu předělá: lidi a projekty vytáhne do vlastních databází a sliby na ně napojí. Od té chvíle otevře kartu člověka a vidí všechno, co s ním má rozjednané, napříč sítěmi i projekty.

Jak na to

1. Tři databáze místo jedné

Lidé — jeden řádek na člověka.

• Jméno (název)
• Firma (text)
• Jiná jména (text): přezdívky a tvary, pod kterými se objevuje v chatech
• Poznámka (text): co je dobré vědět před hovorem

Projekty — jeden řádek na zakázku nebo oblast.

• Název
• Stav (výběr: Běží, Čeká, Hotovo)
• Klient (odkaz do Lidí)

Sliby — jádro, jak ho znáte, se dvěma změnami.

• Slib (název)
• Kdo slibuje (výběr: Já, Protistrana)
• Člověk (odkaz do Lidí) — místo textového pole
• Projekt (odkaz do Projektů) — nový sloupec
• Dokdy (datum)
• Stav (výběr: Návrh, Potvrzeno, Splněno, Zrušeno)
• Zdroj (text): síť a chat
• Citace (text): doslovná věta
• Zapsáno (čas vytvoření)

Sloupec „Jiná jména“ u lidí je malá věc s velkým účinkem. Podle něj AI pozná, že „Jirka“ ve WhatsAppu a „Ing. Novák“ v e-mailu je jeden řádek.

2. Zadání pro založení

Založ mi v Notionu tři propojené databáze na stránce „Paměť“.

LIDÉ: Jméno (title), Firma (text), Jiná jména (text),
Poznámka (text).

PROJEKTY: Název (title), Stav (select: Běží, Čeká, Hotovo),
Klient (relation do Lidé).

SLIBY: Slib (title), Kdo slibuje (select: Já, Protistrana),
Člověk (relation do Lidé), Projekt (relation do Projekty),
Dokdy (date), Stav (select: Návrh, Potvrzeno, Splněno, Zrušeno;
výchozí Návrh), Zdroj (text), Citace (text),
Zapsáno (created time).

Nic dalšího nezakládej. Nakonec vypiš, co jsi vytvořil.

3. Čtyři pohledy

Databáze bez pohledů je sklad. Tyhle čtyři z ní dělají nástroj:

• Dnes a zítra — Stav je Potvrzeno, Dokdy do zítřka. Tohle otevíráte ráno.
• Po termínu — Stav je Potvrzeno, Dokdy v minulosti. Má být prázdný.
• Ke schválení — Stav je Návrh. Fronta toho, co zapsala AI.
• Kalendář — podle sloupce Dokdy, jen potvrzené.

Pátý pohled vznikne sám: na kartě každého člověka a projektu se zobrazí sliby, které na něj odkazují.

4. Pravidla zápisu pro AI

Tohle zadání dejte agentovi jednou; ať si ho uloží jako postup.

Pravidla pro zápis do databáze Sliby:

1. Zapisuj vždy se stavem Návrh. Stav Potvrzeno nastavuji já.
2. Než založíš slib, najdi člověka v databázi Lidé — hledej
   i ve sloupci Jiná jména. Když ho nenajdeš, nezakládej ho;
   zapiš slib bez odkazu a jméno dej do Zdroje s poznámkou
   „nový člověk?“.
3. Projekt přiřaď jen tehdy, když je z kontextu jasný.
   Jinak nech prázdné.
4. Před zápisem zkontroluj, jestli stejný slib u stejného
   člověka už neexistuje. Když ano, jen aktualizuj Dokdy.
5. Citace je vždy doslovná věta ze zprávy.
6. Nic nemaž a nic neoznačuj jako Splněno.

Druhé pravidlo je záměrně přísné. Kdyby AI zakládala lidi sama, máte za měsíc zase pět Nováků, jen v jiné tabulce.

5. Pět minut denně

Ráno otevřete pohled Ke schválení. U každého řádku tři možnosti: potvrdit, opravit a potvrdit, nebo smazat. Kde chybí odkaz na člověka, doplníte ho — a když jde o nového, založíte ho i s jinými jmény.

Tahle chvíle je celý smysl systému. AI slib najde. Jestli to slib opravdu byl, víte jen vy.

6. Měsíční úklid

• Splněné a zrušené sliby starší než měsíc přesuňte do archivu, nebo je aspoň skryjte ze všech pohledů.
• Návrhy starší než týden, které jste nepotvrdili, smažte. Když jste je týden nepotřebovali, sliby to nebyly.
• Projděte lidi bez jediného slibu a rozhodněte, jestli tam patří.

Nejčastější chyby

• Jméno jako text. Kvůli tomu celý tenhle návod vznikl.
• Příliš mnoho sloupců. Priorita, kategorie, odhad času. Každý sloupec, který nevyplňujete, je šum; přidejte ho, až vám bude třikrát chybět.
• AI zapisuje rovnou jako Potvrzeno. Ušetří to pět minut denně a stojí důvěru v celou databázi.
• Žádný úklid. Po roce bez archivace se pohledy načítají pomalu a nikdo je neotevírá.
• Paměť sdílená s celým týmem bez pravidel. Osobní sliby a týmové úkoly jsou dvě různé věci. Tahle struktura je osobní.

Nejlepší nástroje

• Notion — propojené databáze, pohledy a kalendář; bezplatný tarif na osobní paměť stačí.
• Agent s přístupem k Notionu — zapisuje návrhy podle pravidel. Zapojení popisuje sestava s Beeperem a Hermesem.
• Samostatný účet pro agenta — pozvaný jen na stránku Paměť, ne do celého prostoru.
• Widget na ploše telefonu — s pohledem Dnes a zítra. Paměť, kterou musíte hledat, nepoužíváte.

Co vám to přinese

• Čas: před schůzkou jedna karta místo hledání ve čtyřech aplikacích.
• Přesnost: jeden člověk je jeden řádek, ať vám píše odkudkoli.
• Důvěru: v databázi je jen to, co jste potvrdili.
• Výdrž: struktura unese rok zápisů, protože se z ní pravidelně odnáší hotové.

Pro tip

Do databáze Lidé si přidejte sloupec Naposledy jako souhrn nejnovějšího data z propojených slibů. Seřazená podle něj ukáže, s kým jste dlouho nic neřešili. U klientů je to seznam lidí, kterým stojí za to se ozvat — a je to jediný pohled v celé paměti, který vám práci nepřipomíná, ale přináší.