Outlook: pravidla pro příchozí poštu

Polovinu inboxu tvoří maily, které nemusí projít vaší pozorností — notifikace z interních systémů, automatické reporty, kopie na vědomí, upozornění z nástrojů, které tým používá. Přesto je většina lidí nechá padat do stejného inboxu jako maily od klientů a kolegů, a pak se v tom snaží ručně vyznat. Pravidla v Outlooku umí tenhle balast odklonit automaticky, hned při doručení.

Vzorová situace

Vedoucí vývoje Michal dostává denně desítky notifikací z nástrojů, které tým používá — hlášení o dokončených buildech, upozornění z issue trackeru, automatické reporty z monitoringu. Bez pravidel mu tyhle zprávy padají do stejného inboxu jako maily od klientů, a aby našel skutečně důležitou zprávu, musí procházet desítky automatických hlášení, kterým věnuje pozornost jen zřídka. S nastavenými pravidly tyhle notifikace automaticky odbočí do samostatné složky hned při doručení — inbox zůstane jen pro skutečné zprávy od lidí a Michal si automatická hlášení projde jednou denně dávkově, když má na to čas.

Jak na to

1. Klikněte pravým tlačítkem na zprávu, jejíž odesílatele nebo typ chcete automaticky třídit, a vyberte Pravidla → Vytvořit pravidlo…
2. Nastavte podmínku, podle které se má pravidlo spouštět — nejčastěji podle odesílatele (konkrétní adresa nebo doména) nebo podle slov v předmětu zprávy.
3. Jako akci zvolte přesunutí do zvolené složky — pokud složka pro daný typ notifikací ještě neexistuje, můžete ji rovnou v tomto kroku založit.
4. Notifikace ze systémů (třeba nástroje pro sledování úkolů, kontinuální integraci nebo e-shop) přesměrujte do jedné souhrnné složky, například „Stroje“ nebo „Notifikace“, a tu si projděte jednou denně dávkově místo průběžného vyrušování.
5. Pravidla si čas od času zkontrolujte a upravte — jak se mění nástroje, které používáte, mění se i typ notifikací, které do inboxu chodí, a stará pravidla mohou přestat sedět nebo naopak chybět pro nové zdroje.
6. Pořadí pravidel v seznamu má význam — Outlook je vyhodnocuje postupně shora dolů, takže pokud se dvě pravidla mohou vztahovat na stejnou zprávu, uplatní se to, které je v seznamu výš. U složitějších nastavení se vyplatí pořadí občas zkontrolovat.

Nejlepší nástroje

• Pravidla v Outlooku (Rules) — vestavěná funkce, zdarma, funguje na desktopu i na webu bez potřeby dalšího nástroje.
• Kategorie v kombinaci s pravidly — pravidlo může zprávu rovnou i kategorizovat, ne jen přesunout, takže si zachováte přehled i v hlavní složce.
• Fokusovaná pošta (Focused Inbox) — doplňkový vestavěný nástroj Outlooku, který se snaží podobné třídění dělat automaticky bez ručního nastavování pravidel, hodí se jako doplněk k vlastním pravidlům, ne náhrada.

Co vám to přinese

• Čas: odhadem deset minut denně díky tomu, že neprocházíte notifikace jednu po druhé mezi skutečnými zprávami.
• Méně vyrušení: notifikace nepípají a nevyskakují průběžně celý den, ale čekají v dávce na chvíli, kdy si na ně uděláte čas.
• Přehlednější inbox: zůstávají v něm jen zprávy, které skutečně vyžadují vaši pozornost nebo odpověď.
• Menší riziko, že unikne důležitá zpráva: skutečné maily od lidí se neztrácejí mezi desítkami automatických hlášení.

Pro tip

Nová pravidla nejsnáz vytvoříte přímo z konkrétní zprávy, kterou chcete příště automaticky roztřídit — Outlook z ní rovnou předvyplní odesílatele jako podmínku, takže stačí jen doladit akci a pravidlo uložit.