Úkoly přímo v Kalendáři Google

Úkol bez času má tendenci neexistovat — zapíšete si ho do poznámek a pak se k němu nikdy nedostanete, protože nikde nesoutěží o místo s ostatními povinnostmi dne. V Kalendáři Google čas dostane automaticky, protože úkoly a schůzky vidíte na jedné časové ose vedle sebe.

Vzorová situace

Máte v hlavě (nebo v poznámkovníku) deset drobných úkolů — zavolat dodavateli, poslat fakturu, objednat materiál. V klasickém seznamu úkolů zůstávají odtržené od reálného dne a snadno se na ně zapomene, protože kalendář ukazuje jen schůzky. Když si stejné úkoly vytvoříte přímo v kalendáři, vidíte hned vedle schůzek i to, kdy na ně reálně máte čas — a nesplněné se samy přesunou na další den, takže nic nezapadne.

Jak na to

1. Klikněte v Kalendáři Google na konkrétní den a čas, kdy chcete úkol udělat.
2. V nabídce, která se otevře, přepněte ze záložky Událost na záložku Úkol.
3. Zapište název úkolu, případně přidejte popis nebo termín, a uložte.
4. Úkol se zobrazí v kalendáři jako blok podobný události; odškrtnutím ho označíte jako hotový.
5. Nesplněný úkol se automaticky přesune na další den, takže se vám žádný neztratí v minulosti.
6. Kompletní seznam všech úkolů — splněných i nesplněných — najdete v bočním panelu jak v Kalendáři, tak v Gmailu, takže je vidíte i mimo pohled na konkrétní den.

Nejlepší nástroje

• Úkoly v Kalendáři Google — vestavěné, zdarma, ideální pro jednoduché systémy bez potřeby projektů nebo štítků.
• Todoist — pro pokročilejší správu úkolů s prioritami, štítky a přirozeným jazykem při zadávání termínů.
• Microsoft To Do — obdobná integrace pro uživatele Outlooku a Kalendáře Microsoft.
• TickTick — kombinuje úkolovník a kalendář v jedné aplikaci s dobrou synchronizací mezi zařízeními.

Co vám to přinese

• Čas: nemusíte přepínat mezi samostatnou aplikací na úkoly a kalendářem — vše je na jednom místě.
• Realistické plánování: vidíte hned, že na deset úkolů dnes reálně nemáte čas, protože jsou vedle schůzek, ne odtržené od nich.
• Méně zapomenutých úkolů: nesplněné se samy posouvají dál, místo aby zůstaly zapadlé v seznamu, na který se už nepodíváte.
• Jednoduchost: pro lidi, kterým samostatný úkolovník připadá jako zbytečná aplikace navíc, stačí to, co už stejně mají otevřené celý den.

Pro tip

Úkoly nezadávejte jen s termínem „dnes" bez konkrétního času — pokud jim dáte skutečný časový slot v kalendáři, s větší pravděpodobností je uděláte, protože soutěží o stejné místo jako schůzky, ne o pozornost navíc v samostatném seznamu.