Todoist filtry: vlastní pohled „důležité dnes“

Dlouhý seznam úkolů vyvolává stejnou paralýzu jako přeplněný e-mailový inbox — čím víc položek vidíte najednou, tím hůř se rozhoduje, kde vůbec začít. Filtry v Todoistu z tohohle dlouhého seznamu vyříznou jen to podstatné a zbytek jednoduše schovají z dohledu, dokud na něj nepřijde řada.

Vzorová situace

Projektový koordinátor otevře Todoist ráno a vidí sto dvacet aktivních úkolů napříč deseti projekty — od dnešního deadline po nápad, který si zapsal před třemi měsíci a nikdy se k němu nedostal. Rozhodnout, čím začít, znamená proscrollovat celý seznam a v hlavě si sám poskládat prioritu — a to zabere deset minut ještě předtím, než se vůbec pustí do práce.

S filtrem „Důležité dnes“ vidí po otevření aplikace jen pět položek, které mají dnešní termín a nejvyšší prioritu. Zbytek existuje dál, jen ho nemusí řešit teď — je schovaný v ostatních projektech a filtrech, ke kterým se dostane, až přijde jejich čas.

Jak na to

1. V Todoistu otevřete sekci Filtry a vytvořte nový filtr s vlastním dotazem.
2. Pro pohled Důležité dnes použijte dotaz (p1 | p2) & due:today — zobrazí jen úkoly s prioritou 1 nebo 2, které mají termín na dnešek. Svislítko | znamená „nebo“, ampersand & znamená „a zároveň“.
3. Pro pohled Čekám na odpověď použijte @waiting & !completed — najde všechny úkoly označené štítkem @waiting (musíte si ho nejdřív vytvořit a úkoly jím označovat), které ještě nejsou hotové. Vykřičník ! funguje jako negace, tedy „ne“.
4. Pro odhalení mrtvých projektů si buď vytvořte filtr podle poslední aktivity, nebo si jednou za čas ručně projděte projekty bez pohybu déle než 30 dní — jsou to kandidáti na archivaci nebo smazání, protože jen zabírají místo v přehledu a matou při plánování.
5. Uložené filtry si připněte do oblíbených nebo do postranního panelu, ať se k nim dostanete jedním kliknutím místo hledání v menu.
6. Filtry lze kombinovat i s dalšími podmínkami — třeba konkrétním projektem (#projekt) nebo štítkem — takže si postupně můžete postavit sadu pohledů přesně na míru vlastnímu způsobu práce.

Nejlepší nástroje

• Vestavěné filtry Todoistu — jádro celé funkce, zdarma dostupné v aplikaci, žádný doplněk není potřeba.
• Štítky (labels) jako @waiting, @doma, @hovor — v kombinaci s filtry umožňují sestavit pohledy podle kontextu, ne jen podle termínu.
• Priority p1 až p4 — základní stavební kámen filtru na důležitost; bez konzistentního přiřazování priorit filtr na „důležité“ nemá co filtrovat.
• Šablony filtrů od komunity (dostupné v nápovědě a fórech Todoistu) — inspirace pro další užitečné dotazy nad rámec základních dvou uvedených výše.

Co vám to přinese

• Čas: odhadem 8–12 minut denně díky tomu, že neprocházíte celý seznam úkolů, ale rovnou vidíte jen relevantní výřez.
• Menší rozhodovací únavu: místo „co ze sta úkolů dnes udělám“ řešíte jen pět položek, které filtr sám vybral podle jasného pravidla.
• Přehled o zanedbaných projektech: pravidelná kontrola mrtvých projektů brání tomu, aby se v systému hromadily rozdělané věci, které nikdy nikam nedojdou.
• Konzistentní ranní rutinu: stejný pohled každé ráno znamená, že víte přesně, kam se podívat, bez nutnosti pokaždé znovu vymýšlet, co je dnes priorita.

Pro tip

Ranní rutina pak není „projít všechno“, ale „otevřít filtr Důležité dnes“. Jeden pohled, jasno za deset vteřin — a teprve když je hotovo, má smysl nakouknout i do širšího seznamu, jestli tam něco nečeká na přeřazení termínu nebo priority.