Z e-mailu rovnou událost v kalendáři

„Sejdeme se příští úterý ve dvě?" Odpovíte „platí" — a pak schůzku ručně vyťukáváte do kalendáře: název, čas, účastníci, a ještě byste si měli poznamenat, kde je ten původní mail. Gmail to celé umí udělat za vás: z otevřené zprávy vytvoří událost v Kalendáři Google, předvyplní název podle předmětu a do popisu vloží odkaz zpět na konverzaci. Na schůzce pak nemusíte lovit v paměti, o čem přesně byla řeč — jedním klikem se z události dostanete k celé korespondenci.

Jak na to

1. Otevřete e-mail, ze kterého má vzniknout schůzka.
2. Klikněte na tři tečky v horní liště zprávy a zvolte Vytvořit událost.
3. Otevře se Kalendář Google s rozpracovanou událostí: název podle předmětu, v popisu odkaz na e-mail a jako hosté nabídnutí účastníci konverzace. Vše zkontrolujte a upravte — hlavně datum a čas, ty Gmail z textu nehádá.
4. Uložte a odešlete pozvánky. Hotovo — schůzka je v kalendáři vašem i protistrany.
5. Podobně funguje ikona Přidat do úkolů v liště nad zprávou: z e-mailu udělá úkol v Google Tasks s odkazem na zprávu. Hodí se, když mail nevyžaduje schůzku, ale nesmí zapadnout — a v Kalendáři Google se úkol s termínem zobrazí rovnou na časové ose vedle schůzek.

Vzorová situace

Klientka píše: „Potřebovala bych projít návrh rozpočtu, hodilo by se vám čtvrtek odpoledne?" Místo žonglování mezi třemi okny — mail, kalendář, zase mail kvůli adrese klientky — otevřete z konverzace Vytvořit událost, nastavíte čtvrtek 14:00, klientka už je mezi hosty, uložíte. Ve čtvrtek před schůzkou kliknete v události na odkaz a máte před sebou celé zadání včetně přiloženého rozpočtu.

Co vám to přinese

Každá schůzka domluvená e-mailem se do kalendáře dostane za pár vteřin a s kontextem — odkaz na konverzaci znamená, že přípravu na jednání začínáte u kompletních podkladů, ne u prázdné události s názvem „schůzka". A protože jsou hosté předvyplnění, nezapomenete pozvánku poslat protistraně. Hlavní zisk je ale spolehlivost: schůzka se zapíše v momentě domluvy, ne „až se k tomu dostanu" — což je přesně ta škvíra, ve které domluvené termíny mizí.

Používáte Outlook? Tam totéž zařídí přetažení e-mailu do kalendáře.

Pro tip

Letenky, hotely a vstupenky si do kalendáře umí naskočit úplně samy: v nastavení Kalendáře Google najděte Události z Gmailu a zapněte automatické přidávání. Potvrzovací e-maily s rozpoznatelnou strukturou (rezervace letu, hotelu, restaurace) se pak objeví v kalendáři bez jediného kliknutí — včetně časů a rezervačních kódů.