30 vteřin na vrácení odeslaného mailu

„Odesláno" nemusí znamenat „nevratně pryč". Gmail dává pár vteřin na rozmyšlenou i po kliknutí na tlačítko Odeslat — stačí to vědět a nastavit si dostatečnou rezervu. Ve výchozím stavu je to jen 5 vteřin, což je na reakci málo; prodloužit se to dá až na 30.

Vzorová situace

Píšete odpověď celému vláknu, stisknete Odeslat a v tu chvíli si všimnete, že jste zapomněli přiložit dokument, o kterém v mailu píšete. Nebo horší varianta: mail s citlivým obsahem omylem letí na špatnou adresu, protože se v poli „Komu" nabídlo podobné jméno z historie. Bez rezervy na zrušení odeslání to znamená honem psát omluvný dovětek nebo doufat, že si toho adresát nevšimne. S nastavenou třicetivteřinovou rezervou kliknete na Zrušit, mail se vrátí do konceptů a chybu opravíte, než ji vůbec někdo uvidí.

Jak na to

1. Otevřete Nastavení → Zobrazit všechna nastavení.
2. V sekci Obecné najděte položku Zrušit odeslání a nastavte časový limit — doporučená hodnota je 30 vteřin, nejdelší možná.
3. Uložte změny tlačítkem dole na stránce.
4. Od té chvíle se po každém odeslání objeví vlevo dole krátká lišta s tlačítkem Zrušit — kliknutím se mail vrátí do rozepsaných konceptů a můžete ho upravit nebo smazat.
5. Pokud lištu přehlédnete, po uplynutí limitu už mail skutečně odešel a vrátit ho nejde.

Nejlepší nástroje

• Zrušit odeslání v Gmailu — vestavěná funkce, jednorázové nastavení, funguje napořád.
• Outlook — Odvolat zprávu — obdobná funkce, ale spolehlivě funguje jen mezi schránkami ve stejné organizaci.
• Odložené odeslání — v kombinaci se zrušením odeslání můžete mail naplánovat s víceminutovým zpožděním a mít tak víc času na případný zásah.

Co vám to přinese

• Reputaci: trapný mail s překlepem v adresátovi nebo chybějící přílohou se nikdy neodešle.
• Klid: nemusíte mail po odeslání ještě jednou nervózně kontrolovat — pár vteřin na opravu máte jistých.
• Menší škody: u citlivých informací (smlouvy, osobní údaje, interní čísla) je pár vteřin rozdíl mezi „nikdo si nevšiml" a „musím řešit únik".

Pro tip

Nastavte rovnou plnou třicetivteřinovou rezervu — pět vteřin výchozího nastavení stačí sotva na to, abyste si chybu vůbec všimli. A pokud odesíláte důležitý mail, počkejte s dalším klikáním, dokud lišta se Zrušit nezmizí — teprve pak je opravdu pryč.