Rychlé schůzky: 25 minut místo 30, pauza jako bonus

Tři hovory za sebou: 10:00–10:30, 10:30–11:00, 11:00–11:30. Z prvního vypadnete o vteřinu později, do druhého se připojujete pozdě, na toaletu nebo pro kafe není okno ani teoreticky. Problém je výchozí nastavení: kalendáře nabízejí schůzky po 30 a 60 minutách, které do sebe zapadají beze spár. Kalendář Google i Outlook mají jedno zaškrtnutí, které to změní: nové události se budou standardně vytvářet na 25 a 50 minut. Obsah schůzky se tam vejde skoro vždycky — a mezi hovory vám vznikne pětiminutová spára na protažení, poznámky a přesun.

Jak na to

Kalendář Google:

1. Otevřete Nastavení → Nastavení událostí.
2. Zaškrtněte Rychlé schůzky (Speedy meetings). Půlhodinové události se od té chvíle vytvářejí na 25 minut, delší končí o 10 minut dřív.

Outlook (nový a web):

1. Otevřete Nastavení → Kalendář → Události a pozvánky.
2. Zapněte zkracování událostí — vyberete, zda mají schůzky končit dříve, nebo začínat později, a o kolik minut u krátkých a dlouhých událostí.

Nastavení mění jen výchozí délku nově vytvářených událostí — u konkrétní schůzky můžete čas kdykoli ručně přepsat. A platí pro události, které vytváříte vy; kolegům stejný trik musíte doporučit. Nejsilnější je proto u lidí, kteří schůzky hlavně svolávají: jedno zaškrtnutí u organizátora vyrobí pauzy celému týmu.

Vzorová situace

Vedoucí týmu má v úterý pět navazujících hovorů. Po přepnutí na rychlé schůzky končí každý hovor v :25 nebo :50 — a účastníci to reálně respektují, protože konec hlídá kalendářní upozornění, ne něčí odhad. Mezi hovory si vedoucí stihne zapsat úkoly z právě skončené schůzky, než mu je přepíše obsah té další. Večer nemá pocit, že celý den jen mluvil a nic nezaznamenal — a jeho zápisky z jednání přestaly vznikat zpětně z děravé paměti.

Co vám to přinese

Pauzy mezi schůzkami se přestanou dít náhodou a začnou vznikat systémově. Získáte prostor zachytit závěry, dojít si pro vodu a připojit se včas — a schůzky samotné bývají věcnější, protože 25 minut nutí jít k jádru. Parkinsonův zákon funguje i obráceně: práce se smrskne podle času, který jí dáte.

Pro tip

Zkrácený čas funguje nejlíp, když má schůzka jasný program — pětadvacetiminutovka bez agendy skončí stejně rozplizle jako půlhodina. Ideální kombinace je proto rychlé schůzky plus pravidlo, že porada bez agendy se nekoná. A při zavádění to řekněte týmu nahlas: „schůzky teď končíme v :25 a :50, ať se stíháme přesouvat" — jinak budou lidé konec v :25 považovat za váš překlep.