Konference jako systém: jeden program, ze kterého se generuje všechno

Komunitní akce se skoro nikdy nerozpadne na obsahu. Řečníci přijedou, témata jsou dobrá, sál se sehnal. Rozpadá se na koordinaci: program žije v e-mailovém vlákně se čtyřiceti odpověďmi, plakát existuje ve třech verzích a nikdo neví, která visí kde, web je o týden pozadu za realitou a jmenovky se tisknou v noci před akcí z tabulky, o které se organizátoři dohadují, jestli je ta aktuální. Každý, kdo někdy pořádal setkání pro víc než dvacet lidí, ten pocit zná: samotná akce je hezký den — a čtrnáct dní před ní je peklo drobných oprav, které se dělají osmkrát, protože stejný údaj žije na osmi místech.

Tenhle návod ukazuje jinou cestu: program akce jsou strukturovaná data a všechno ostatní se z nich odvozuje — jedna změna v programu se propíše všude. Web, tištěný program, jmenovky, cedule na dveře sálů, slidy s přestávkami, podklady pro moderátora, posty na sítě i follow-up e-maily nejsou osm samostatných dokumentů, které se ručně udržují v souladu; je to osm pohledů na jeden soubor. Když řečník den předem odřekne, opravíte ten jeden soubor a výstupy necháte přegenerovat — místo abyste ve tři ráno otevírali osmý dokument a doufali, že jste na žádný nezapomněli.

Mentální postup je stejný, jaký na tomhle webu prošla modelová firma se značkou: nejdřív inventura, co všechno má vzniknout, pak jeden zdroj pravdy, z něj odvozené výstupy, důraz na editovatelnost (žádný výstup, který nejde za hodinu opravit), bezpečnost jako průběžná linka a na konci střízlivá úvaha o nákladech. Tam byl zdrojem pravdy brand voice dokument; tady je to program akce. Číst můžete po fázích — každá stojí samostatně a má prompty k okopírování, stačí doplnit hranaté závorky. A pokud akci pořádáte už za měsíc a hoří vám to, začněte fází 1 a krizovým scénářem; zbytek se dá dohnat.

Vzorová situace

Petra a Marek se potkali na oborové konferenci v zahraničí a při zpáteční cestě se shodli na dvou věcech: v Česku podobná akce pro jejich obor chybí, a kdyby ji nikdo neudělal do roka, bude to škoda. Tak ji dělají sami. První ročník: jednodenní setkání pro 120 lidí, dva sály — velký na přednášky, menší na workshopy — dvanáct řečníků, deset programových bloků, dvě přestávky na kávu a oběd. Prostor jim za zmínku v programu půjčila spřátelená firma, občerstvení pokryjí ze vstupného. Rozpočet na agenturu, grafika nebo eventovou aplikaci: nula. Čas: večery a víkendy, protože oba mají normální práci.

Klasický průběh takového prvního ročníku je předvídatelný. Program se skládá v e-mailech s řečníky a existuje jen v Petřině hlavě a v tabulce, kterou má rozpracovanou. Marek mezitím v grafickém editoru vyrábí plakát — a protože program ještě není finální, vyrobí ho čtyřikrát, soubory se jmenují plakat_final_v3_OPRAVDU.pdf. Web je statická stránka, kterou kamarád „hodil nahoru“ a od té doby ji nikdo neumí upravit, takže tam měsíc visí řečník, který mezitím odřekl. Jmenovky se tisknou poslední noc, protože registrace se uzavírala večer. A když dva dny před akcí onemocní řečnice hlavního bloku, Petra do půlnoci obvolává náhradu a Marek do tří ráno opravuje plakát, web, program, jmenovky, cedule, moderátorské podklady a naplánované posty — a stejně se na akci promítne slide se špatným jménem.

Verze, kterou projdeme v tomhle návodu, vypadá jinak. Petra s Markem věnují první večer inventuře výstupů a návrhu datové struktury programu: jeden soubor, ve kterém žijí řečníci (jméno, bio, fotka, téma, anotace, souhlasy) a bloky (čas, sál, stopáž, kdo v nich mluví). Z něj se generuje web akce na Vercelu, tiskový program, jmenovky, cedule i podklady pro moderátory — přes Claude Code a Canva šablony, které si nastaví jednou. Komunikace s řečníky běží podle šablon a stavové tabulky, takže nikdo nezapadne. Když ta samá řečnice onemocní, oprava vypadá takhle: změna v jednom souboru, jeden prompt, který vypíše zasažené výstupy, dvacet minut generování a kontrola. Marek jde spát před půlnocí. To není reklamní slib — je to důsledek jednoho rozhodnutí učiněného na začátku. Pojďme ho učinit.

Proč akce umírají na koordinaci

Než začneme stavět, stojí za to přesně pojmenovat, co vlastně zabíjí malé akce. Není to množství práce — té je na akci pro 120 lidí překvapivě konečně. Je to kombinatorika ručních kopií.

Spočítejte si to s Petrou a Markem. Dvanáct řečníků, u každého jméno, firma, téma, čas a sál — to je pět údajů, které se objeví minimálně na webu, v tištěném programu, na jmenovce, v moderátorských podkladech, v postu na sítě a v děkovacím e-mailu. Šest výstupů krát pět údajů krát dvanáct lidí: přes tři sta míst, kde žije ručně přepsaná kopie nějakého údaje. A teď ta druhá půlka rovnice: program první akce se mezi prvním zveřejněním a dnem D změní v průměru mnohokrát — řečník posune čas kvůli vlaku, dva si prohodí sloty, změní se název přednášky, přibude workshop, odpadne přestávka. Každá taková změna znamená projít všechna místa, kde údaj žije, a ručně je opravit. Ne jednou — pokaždé. Kdo to nedělá systematicky, tomu se výstupy rozjedou; kdo to dělá systematicky, tráví večery synchronizací tabulek a v duchu si říká, že příští ročník už nikdy.

K tomu se přidávají tři typické jevy, které zná každý organizátor:

• E-mail jako databáze. Potvrzení řečníka je „někde ve vlákně“. Jeho bio je v příloze třetího e-mailu, fotka ve čtvrtém, opravená anotace v sedmém — a souhlas s fotografováním nikde, protože se na něj zapomnělo zeptat. Když chce Marek sestavit program, nesestavuje ho z dat, ale z archeologie vlastní schránky.
• Soubor final_v3_OPRAVDU. Plakát, který se opravoval čtyřikrát, existuje ve čtyřech souborech a nikdo si není jistý, který visel na sítích, který šel do tisku a který je opravdu poslední. Verzování přes název souboru je systém, který spolehlivě selže přesně ve chvíli, kdy je stres největší.
• Bus factor jedna. Celkový obraz akce — kdo je potvrzený, co komu chybí, co je vytištěné — existuje jen v hlavě jednoho člověka. Když Petra na dva dny vypadne, Marek neví, kde co je. U dobrovolnických akcí je tohle nejčastější důvod, proč druhý ročník nikdy nevznikne: ten jeden člověk už nechce.

Všimněte si, že ani jeden z těch problémů není o množství práce — všechny jsou o architektuře informací. A přesně proto na ně pomáhá AI až ve druhém kroku. Kdo nasadí AI na chaos („napiš mi post o akci“ do chatu, který o akci nic neví), dostane rychleji vyráběné kopie, které se rozjíždějí stejně, jen svižněji. Kdo nejdřív postaví zdroj pravdy a AI nasadí na odvozování výstupů z něj, dostane systém. Rozdíl mezi těmi dvěma přístupy je celý tenhle článek.

Ještě jedna poznámka, než se pustíme do fází: nic z toho, co následuje, nevyžaduje, abyste byli vývojáři. Vyžaduje to ochotu strávit první večer stavbou struktury místo výroby plakátu — což je proti instinktu, protože plakát je vidět a struktura ne. Vydržte ten instinkt; vrátí se vám to i s úroky v každém dalším týdnu příprav.

Fáze 1: inventura a program jako jediný zdroj pravdy

První večer se nevyrábí nic, co by šlo pověsit na zeď. Vyrábí se dvě věci, které ponesou všechno ostatní: seznam výstupů, které akce potřebuje, a datová struktura programu, ze které se ty výstupy budou odvozovat.

Inventura: co všechno má vzniknout

Začněte tím, že si necháte vypsat úplný seznam výstupů — včetně těch, na které se u prvního ročníku typicky zapomíná (cedule s wifi heslem, slide „za chvíli začínáme“, e-mail s dopravními pokyny). Smysl inventury není seznam sám o sobě, ale dvě věci, které z něj vyplynou: u každého výstupu z čeho se odvozuje a dokdy musí existovat.

Pořádáme první ročník jednodenního oborového setkání: [120] účastníků,
[2] sály, [12] řečníků, [10] programových bloků, datum [doplnit],
místo [doplnit]. Organizujeme to dva ve volném čase, bez agentury.

Vypiš úplný seznam výstupů, které taková akce potřebuje, od oslovení
řečníků po follow-up e-mail. U každého uveď:
1. Z jakých dat se odvozuje (program, seznam registrovaných, texty
   o akci, mapa místa…)
2. Deadline vůči dni akce (např. „tisk: D-5, protože tiskárna
   potřebuje 3 pracovní dny“)
3. Formát (web, PDF na tisk, obrázek na sítě, e-mail, slidy)
4. Co se stane, když se program změní po vyrobení tohohle výstupu

Seřaď podle deadlinu. Zvlášť označ výstupy, které se po vytištění
už nedají změnit — u těch budu plánovat rezervu.

Vrátí seznam o dvaceti až třiceti položkách — delší, než byste čekali, a to je dobře: teď ho vidíte celý najednou, místo aby na vás jednotlivé položky vyskakovaly po večerech. Zkontrolujte deadliny proti realitě (tiskárna, uzávěrka registrace) a seznam si uložte; v závěru článku z něj uděláme tabulku, která bude viset nad celou přípravou. A hlavně si všimněte sloupce 1: skoro u všeho je napsáno „program“. To je ten soubor, který teď postavíme.

Struktura dat: řečníci a bloky

Program akce má dvě přirozené entity. Řečník — člověk se jménem, biem, fotkou, tématem a souhlasy. Blok — položka v čase: od kdy do kdy, v jakém sále, jaký typ (přednáška, workshop, přestávka, networking) a kdo v ní vystupuje. Oddělit je od sebe je klíčové rozhodnutí: řečník může mít dva bloky, blok může mít dva řečníky (panel) a přestávka nemá žádného — kdyby bylo všechno v jedné tabulce, tyhle případy ji rozbijí.

Navrhni datovou strukturu programu pro jednodenní akci se dvěma sály.
Potřebuji dvě entity:

Řečník: id, jméno, firma/role, krátké bio (400–600 znaků), fotka
(název souboru), téma vystoupení, anotace (500–800 znaků), kontakt,
souhlas s fotografováním a natáčením (ano/ne), souhlas se zveřejněním
podkladů po akci (ano/ne), stav komunikace (osloven / potvrzen /
podklady dodány / kompletní).

Blok: id, začátek, konec, sál, typ (přednáška / workshop / panel /
přestávka / organizační), název, seznam id řečníků (může být prázdný
i vícečlenný), poznámka pro moderátora.

Navrhni to jako YAML soubory pro git repozitář (program.yaml plus
složka recnici/ s jedním souborem na řečníka) a ukaž mi vyplněný
příklad jednoho řečníka a tří bloků včetně přestávky. Vysvětli,
proč je lepší mít řečníky odděleně od bloků. Navrhni i pravidla:
co je povinné pole a co se smí doplnit později.

Výsledkem je struktura, která může vypadat třeba takhle (zkrácený příklad — váš návrh se může v detailech lišit a to je v pořádku, důležité je oddělení entit a povinná pole):

# recnici/jana-svobodova.yaml
id: jana-svobodova
jmeno: Jana Svobodová
firma: Ateliér Podklad
bio: >-
  Deset let vede studio zaměřené na… (400–600 znaků, psáno ve třetí
  osobě, jednotný formát pro všechny řečníky)
foto: jana-svobodova.jpg
tema: Jak se dělá obsah, který přežije rok
anotace: >-
  Co si z přednášky odnesete… (500–800 znaků)
souhlas_foto: ano
souhlas_zverejneni_podkladu: ano
stav: podklady-dodany

# program.yaml (výřez)
- id: blok-04
  zacatek: "10:30"
  konec: "11:10"
  sal: velky
  typ: prednaska
  nazev: Jak se dělá obsah, který přežije rok
  recnici: [jana-svobodova]
  poznamka_moderator: po přednášce 10 minut na otázky, má ráda těžší

Nenechte se odradit tím, že to vypadá „technicky“. YAML je obyčejný text s odsazením — čte se jako strukturovaný seznam a editovat ho umí kdokoli, kdo umí psát. A pokud je i tohle moc, celá struktura funguje i jako dvě listy ve sdílené tabulce (Řečníci a Program): princip „jeden zdroj, všechno ostatní odvozené“ nezávisí na formátu. O tom hned.

Dvě pole si zaslouží zvláštní pozornost, protože se na ně u prvních ročníků zapomíná a pak chybí v nejhorší moment. Souhlasy — s fotografováním a se zveřejněním podkladů — patří do dat od začátku, protože se na ně budete odvolávat při publikaci fotek a slidů po akci; sbírat je zpětně je nepříjemné pro obě strany. A stav komunikace — uvidíte ve fázi 2, že je to motor celé koordinace s řečníky: dokud existuje řečník ve stavu „osloven“ tři týdny, systém to vidí a připomene.

Git, nebo tabulka?

Poctivá odpověď: obojí funguje, a rozdíl je v tom, co dostanete navíc.

Sdílená tabulka (dva listy: Řečníci, Program) je nejnižší práh vstupu — oba organizátoři ji umí editovat z telefonu, vidí ji naráz a Claude s ní umí pracovat přes export nebo konektor. Pro akci, kterou dělají dva lidé jednou, je to legitimní volba a zbytek návodu s ní jde projít taky: kde píšeme „soubor v repozitáři“, čtěte „list v tabulce“.

Git repozitář přidává tři věci, které se u akce hodí víc, než by se zdálo. Historii: každá změna programu má datum, autora a popis — „přesunut blok 6, Novák stíhá až odpolední vlak“ — takže se za týden nedohadujete, proč je program jinak, než si ho pamatujete. Jednoznačnost: existuje jedna verze, žádné program_v2_final. A napojení: Claude Code pracuje nad repozitářem přímo — čte program, generuje z něj web i podklady a změny dělá jako navržené úpravy, které schvalujete. Nemusíte přitom git umět; jak taková spolupráce vypadá v praxi, ukazuje návod na web s Claude Code. Petra s Markem volí git právě kvůli webu ve fázi 4 — a tabulku používají jen na registrace účastníků, kde se hodí formulářový sběr (fáze 5).

Jedno pravidlo platí pro obě varianty: do zdroje pravdy nepatří nic, co tam nemá být vidět. Kontakty na řečníky a souhlasy ano (repozitář je soukromý), ale hesla, API klíče ani exporty registrací s osobními údaji účastníků ne. Registrace žijí odděleně (fáze 5) a mají vlastní pravidla mazání (sekce o GDPR).

A jestli váháte, začněte tabulkou — rozhodnutí není nevratné. Struktura z tohohle návodu (oddělení řečníků a bloků, povinná pole, stavy) je stejná v obou formátech, takže přechod z tabulky do gitu je jednorázový převod, který za vás udělá Claude za pár minut, ne přestavba. Typický vývoj u akcí, které přežijí první ročník: první ročník v tabulce, druhý v gitu — protože mezitím přibyl web a chuť mít historii. Důležité je jediné rozhodnutí, a to hned: že zdroj pravdy je jeden a všechno ostatní se z něj odvozuje. Formát je detail; disciplína ne.

Konzistenční kontrola: program, který si neprotiřečí

Jakmile struktura žije a plní se skutečnými daty, přibude povinnost, kterou tabulkám i souborům musí někdo dělat: kontrola, že program dává smysl jako celek. Tohle je přesně mechanická práce pro AI — a první ukázka toho, proč se strukturovaná data vyplatí: nad e-mailovým vláknem by tahle kontrola nebyla možná.

Tady je program.yaml a složka recnici/ [vložit obsah nebo nechat
načíst z repozitáře]. Zkontroluj konzistenci a vypiš každý nález
s konkrétním místem:
1. Časy: překrývají se bloky ve stejném sále? Navazují na sebe,
   nebo jsou mezi nimi neplánované díry? Sedí součet stopáží
   s časem od–do každého sálu?
2. Řečníci: je někdo ve dvou blocích, které se překrývají nebo na
   sebe těsně navazují v různých sálech (nestihne přejít)?
   Odkazuje program na id řečníka, který neexistuje?
3. Úplnost: kterým řečníkům chybí bio, fotka, anotace nebo souhlasy?
   Které bloky nemají řečníka, ačkoli podle typu mají mít?
4. Přestávky: je někde víc než 120 minut programu bez přestávky?
Nic neopravuj — vrať seznam nálezů, opravím je sám a pak kontrolu
spustíme znovu.

Tuhle kontrolu spouštějte po každé větší změně programu a povinně před každým generováním výstupů. Typické nálezy z praxe: dva čtyřicetiminutové bloky nacpané do sedmdesáti minut, workshop odkazující na starý id přejmenovaného řečníka, tři hodiny odpoledního programu bez přestávky. Každý z nich je za minutu opravený teď — a za hodně nervů opravovaný na místě v den akce.

Fáze 2: komunikace s řečníky — šablony a evidence stavu

Dvanáct řečníků znamená dvanáct paralelních konverzací, z nichž každá projde stejnými kroky: oslovení, potvrzení, sběr podkladů, organizační informace před akcí. Bez systému se tyhle konverzace rozsypou do schránky a minimálně jedna z nich zapadne — poznáte to tak, že týden před akcí zjistíte, že od jednoho řečníka nemáte fotku a od jiného vlastně ani potvrzení. Systém má dvě části: šablony (aby se stejný e-mail nepsal dvanáctkrát) a stav (aby bylo vidět, kdo kde vázne).

Oslovení, které není spam

Oslovovací e-mail řečníkovi je nejdůležitější text celé přípravy — rozhoduje o tom, jestli akce bude mít program. Šablona promptem neznamená neosobní: znamená, že struktura a fakta jsou jednou promyšlené a personalizace se dělá vědomě, ne vyčerpaně v jedenáct večer.

Připrav šablonu oslovení řečníka pro naši akci. Kontext: [první
ročník oborového setkání pro koho, datum, místo, 120 účastníků,
2 sály]. Nemůžeme nabídnout honorář, nabízíme [cestovné, oběd,
publikum složené z…, nahrávku vystoupení, …].

Struktura:
1. Jedna věta, proč oslovujeme právě tohoto člověka — nechám v ní
   placeholder [KONKRETNI DUVOD], který u každého vyplním ručně,
   protože tahle věta se nesmí generovat
2. Co je akce zač a pro koho (stručně, bez superlativů)
3. Co konkrétně od řečníka chceme: formát, stopáž, termín
4. Co nabízíme — na rovinu včetně toho, že honorář není
5. Jasná otázka na konec s termínem odpovědi [datum]
Tón: kolegiální, stručný, žádné „dovolujeme si Vás oslovit“.
Připrav i variantu pro řečníka, kterého osobně známe.

Všimněte si bodu 1: věta „proč právě vy“ je jediná část, kterou šablonovat nesmíte — je to důvod, proč pozvání není spam, a řečníci poznají generickou lichotku na první pohled. Napište ji sami, u každého jinak, klidně jedním řádkem („vaše přednáška z Brna nás donutila přepsat půlku našeho onboardingu“). Zbytek e-mailu smí být z šablony; nikoho neurazí, že organizační fakta jsou u všech stejná. A pravidlo z celého webu platí i tady: AI napíše návrh, odesíláte vy — po přečtení, pod vlastním jménem.

Stavová tabulka: kdo kde vázne

Pole stav u každého řečníka teď dostane smysl. Stavy jsou čtyři: osloven → potvrzen → podklady dodány → kompletní (má i organizační informace před akcí). Jednou týdně — Petra to má jako nedělní rituál ke kávě — se nad daty spustí přehled:

Projdi soubory ve složce recnici/ a vrať přehled komunikace:
1. Tabulka: řečník, stav, datum poslední změny, co konkrétně chybí
   (bio / fotka / anotace / souhlasy / potvrzení)
2. Kdo je ve stavu „osloven“ déle než 10 dní → navrhni text
   připomínky; zdvořilý, krátký, s konkrétním termínem, po kterém
   budeme hledat náhradu (formulované bez výčitky)
3. Kdo je „potvrzen“ déle než 14 dní bez podkladů → navrhni
   připomínku se seznamem přesně těch položek, které od něj chybí
4. Spočítej: kolik řečníků je kompletních, kolik bloků programu
   ještě nemá potvrzeného řečníka
Návrhy e-mailů mi vypiš k odsouhlasení — odešlu je sám.

Tenhle přehled je deset minut týdně a je to nejlevnější pojistka celé akce: žádná konverzace nezapadne, protože stav není v hlavě, ale v datech. Připomínky odcházejí včas a slušně — což je mimochodem přesný opak toho, co se děje bez systému, kdy se na zapomenutého řečníka vzpomene pozdě a připomínka je panická. Řečníci s vámi jednají poprvé; způsob, jakým komunikujete před akcí, je pro ně ochutnávka celé akce.

Sběr podkladů: jednou, strukturovaně, s termínem

Potvrzený řečník potřebuje dodat podklady — a tady vzniká druhé klasické bahno: bia přijdou v pěti formátech (jedno v první osobě, jedno na dvě stránky, jedno „napište to za mě“), fotky v rozlišení na jmenovku i na billboard, a polovina odpovědí nepřijde vůbec. Řešení: jeden strukturovaný e-mail, který říká přesně co, v jakém formátu a dokdy — a normalizace došlého na vaší straně.

Napiš e-mail potvrzenému řečníkovi se žádostí o podklady. Chceme:
1. Bio 400–600 znaků, třetí osoba („Jana vede…“), zaměřené na to,
   co je relevantní pro naše publikum
2. Fotku na šířku i výšku použitelnou, ideálně [min. rozlišení],
   bez výrazného pozadí
3. Název vystoupení (max 60 znaků kvůli tisku) a anotaci 500–800
   znaků — co si posluchač odnese, ne osnovu
4. Souhlas se dvěma větami, které vypiš přesně: fotografování
   a natáčení během vystoupení; zveřejnění slidů po akci
5. Technické požadavky (vlastní notebook? zvuk? cokoliv dalšího)
Termín: [datum]. Přidej větu, že bio i anotaci rádi zredigujeme,
stačí poslat hrubý text — chceme snížit bariéru odpovědi.

Ta poslední věta je malý trik s velkým efektem: nejčastější důvod, proč řečník podklady nepošle, je, že „na to potřebuje klid“. Nabídka, že pošle syrový odstavec a redakci uděláte vy, mění úkol na dvě minuty. Redakce je pak přesně práce pro AI s vaším dohledem: sjednotit všechna bia do třetí osoby, stejné délky a struktury — a poslat každému řečníkovi jeho upravené bio ke schválení, protože je to jeho jméno a jeho věta. Došlé podklady rovnou ukládejte do struktury z fáze 1 (soubor řečníka, fotka do složky foto/), ne do schránky. Schránka je doručovací kanál, ne úložiště.

Partneři: stejná logika, jiná entita

Většina komunitních akcí má i partnery — firmu, která půjčila prostor, dodavatele kávy, mediálního partnera. A partneři jsou přesně tentýž koordinační problém jako řečníci v malém: každý má logo, domluvené protiplnění („logo na webu a plakátu, zmínka na zahájení, stolek u registrace“) a stav komunikace. Proto dostanou v repozitáři vlastní entitu vedle řečníků: soubor na partnera s logem (v křivkách i PNG — vyžádejte si obojí hned, dodatečné shánění tiskového loga je klasický zdržovač tisku), seznamem slíbených protiplnění a kontaktem.

Odměna za tu trochu struktury je stejná jako u programu: výstupy se odvozují. Pás log na webu, na plakátu i na slidech přestávek se generuje ze složky partnerů — když v půlce příprav přibude čtvrtý partner, přidá se jeden soubor a pás log se přegeneruje všude, místo aby Marek otevíral tři návrhy a doufal, že si vzpomene na všechny. A slíbená protiplnění fungují jako checklist: před akcí se z dat vypíše „co jsme komu slíbili a kde to je splněné“ — poděkování na zahájení se pak čte z moderátorských podkladů, kam se propsalo samo. Partner, kterému se splní všechno slíbené bez upomínání, je partner i pro druhý ročník; i tohle je výstup systému, ne náhody.

Fáze 3: vizuální identita akce z jedné rodiny šablon

Akce potřebuje vypadat jednotně: plakát, tištěný program, jmenovky, cedule na dveře sálů, směrovky, slidy s přestávkami. U agenturní akce to zajišťuje grafický manuál a člověk, který ho hlídá; u dobrovolnické akce to musí zajistit jedna rodina šablon, ze které se všechno odvozuje. Ne proto, že by jednotný vizuál byl estetický rozmar — proto, že je to další zdroj pravdy: když jsou barvy, písma a logo definované jednou, nemůže se stát, že plakát je modrý, cedule tyrkysová a jmenovky „přibližně“ obojí.

Petra s Markem na to jdou přes Canvu, a to ze střízlivého důvodu: je to nástroj, který budou umět ovládat i dobrovolníci, kteří v den akce budou potřebovat rychle vyrobit ceduli navíc. V době psaní má Canva oficiální konektor pro AI asistenty (MCP): z Claude jde vytvářet návrhy podle popisu, plnit šablony obsahem, měnit velikosti návrhů, prohledávat vlastní knihovnu a exportovat do PDF, PNG i dalších formátů. Pokročilejší práce s brandovými šablonami a firemními sadami barev je vázaná na vyšší tarify a možnosti konektoru se průběžně mění — ověřte si aktuální stav v dokumentaci Canvy, než na něm postavíte plán. A pokud konektor nemáte nebo nefunguje podle očekávání, celá fáze jde projít i ručně v editoru Canvy — AI pak pomáhá s texty, strukturou a s přípravou dat pro hromadné výstupy (fáze 6). Co jsou konektory a jak se připojují, shrnuje přehled MCP nástrojů.

Základ: tři rozhodnutí místo třiceti

Vizuální identita malé akce jsou tři rozhodnutí: barvy (dvě, maximálně tři), písmo (jedno pro nadpisy, jedno pro text — klidně systémové, licence na tisk si ověřte) a jeden vizuální motiv, který se opakuje (tvar, ilustrace, způsob ořezu fotek). Všechno ostatní jsou důsledky. Nechte si nejdřív navrhnout směry — a teprve vybraný směr proměňte v šablony:

Navrhni tři vizuální směry pro identitu naší akce: [název, obor,
datum, jednodenní setkání pro 120 lidí]. Charakter akce: [komunitní,
praktická, žádný korporát — doplňte vlastními slovy]. U každého
směru popiš:
1. Dvojici barev (konkrétní hex kódy) a proč funguje i v černobílém
   tisku — cedule se budou tisknout na obyčejné tiskárně
2. Dvojici písem s bezplatnou licencí pro tisk
3. Vizuální motiv, který se dá opakovat na plakátu, jmenovce
   i slidu, a je jednoduchý natolik, že ho v Canvě udrží amatér
4. Jednu větu, jaký dojem má směr vyvolat
Žádný směr nesmí stát na fotografiích, které nemáme. Vyber sám
jeden, který bys doporučil pro první ročník, a zdůvodni to.

Bod 1 vypadá jako detail a není: půlka výstupů akce projde černobílou kancelářskou tiskárnou a identita, která stojí na jemných barevných přechodech, se v ní rozpadne. Vybraný směr si zapište do repozitáře jako vizual.md — hex kódy, názvy písem, pravidla motivu. Je to miniaturní brand manuál akce a stejně jako program je to zdroj pravdy: kdokoli (včetně AI v každém dalším promptu) z něj čte, nikdo si barvy nepamatuje „od oka“.

Rodina šablon: jednou vyrobit, všude plnit

Teď vzniká šest šablon, všechny ze stejného základu: plakát (na výšku, tisk i verze na sítě), tištěný program (skládaný leták nebo A5), jmenovka (rozměr podle zakoupených pouzder — změřte je, než začnete), cedule na dveře sálu (na výšku, velký název sálu + program bloku), směrovka (šipka, piktogram, jeden účel) a slide s přestávkou (na projektory v obou sálech). V době psaní tohle jde zadat konektoru přímo; návrhy vzniknou ve vašem účtu Canvy jako editovatelné soubory — což je přesně ten rozdíl mezi výstupem a aktivem, na kterém stojí celý přístup ke značce jako systému: obrázek vygenerovaný v chatu za týden neopravíte, návrh v Canvě ano.

Přes konektor Canva vytvoř rodinu šablon pro naši akci podle
přiloženého vizual.md (barvy, písma, motiv):
1. Plakát na výšku — velký název akce, datum, místo, prostor pro
   6–8 jmen řečníků, QR kód (zástupný symbol) a web
2. Tištěný program A5 — titulní strana + vnitřní dvoustrana se
   dvěma sloupci (velký sál / workshopy), řádek programu: čas,
   název, řečník
3. Jmenovka [šířka x výška podle pouzder] — velké křestní jméno,
   menší příjmení a firma, barevný pruh podle role
4. Cedule na dveře sálu A4 na výšku — název sálu a seznam bloků
5. Směrovka A4 na šířku — šipka a jeden řádek textu
6. Slide 16:9 pro přestávky — velký čas, „další blok začíná v…“
Do všech dej zástupné texty v hranatých závorkách, žádná smyšlená
jména. Pošli mi odkazy na návrhy — doladím je v editoru sám.

Dvě věci pohlídejte při kontrole návrhů. Zástupné texty: šablona musí mít placeholder všude, kde se budou plnit data z programu — když si konektor nebo editor „pomůže“ smyšleným jménem, dřív nebo později prosákne do tisku (stalo se; jmenovka s neexistujícím řečníkem je oblíbený suvenýr prvních ročníků). A délky: do řádku programu se musí vejít nejdelší skutečný název přednášky, ne ten testovací — vezměte nejdelší z program.yaml a zkuste ho tam vložit hned teď, ne v den tisku.

Barevný pruh na jmenovce podle role (účastník, řečník, organizátor, dobrovolník) je mimochodem nejlevnější organizační vychytávka celé akce: v davu je na tři metry vidět, koho se zeptat na cestu k sálu a kdo má za deset minut přednášet.

Slidy s přestávkami: malý výstup, velký dojem

Slidy, které běží na projektorech o přestávkách, jsou přesně ten výstup, který se u prvních ročníků vyrábí v panice na místě — a přitom se dá celý vygenerovat z programu předem:

Z přiloženého program.yaml vygeneruj obsah slidů pro přestávky,
pro každý sál zvlášť. Pro každou přestávku jeden slide s textem:
1. „Přestávka do [čas]“
2. „V tomto sále pak: [název bloku] — [řečník] v [čas]“
3. „Ve vedlejším sále: [název bloku] — [řečník]“
4. Wifi síť a heslo, hashtag akce
Přidej jeden slide „Za chvíli začínáme“ na ráno a jeden závěrečný
s poděkováním a QR kódem na dotazník. Vrať to jako tabulku
(sál, pořadí, řádky textu) — nalije se do Canva šablony slidu.
Zkontroluj časy proti programu a upozorni, pokud přestávky
v obou sálech nezačínají stejně.

Poslední věta promptu je typ kontroly, kterou budete chtít u každého generovaného výstupu: model nemá jen vyrobit, má nahlásit, co mu při výrobě nesedělo. Přestávky, které v obou sálech nezačínají stejně, nejsou nutně chyba — ale chcete o nich vědět dřív, než se dav ze dvou sálů potká u jednoho kávovaru v různou dobu.

Fáze 4: web akce, který se generuje z programu

Web je pro účastníky hlavní zdroj informací — a u klasicky dělané akce taky první místo, kde se pozná, že koordinace selhává: visí tam program starý tři týdny, protože „ten, kdo umí web“, neměl čas. Řešení není lepší disciplína; řešení je web, který nemá vlastní obsah — program, řečníky i časy čte ze stejných dat jako všechno ostatní, takže nemůže být pozadu.

Celý postup stavby webu s Claude Code — od prvního promptu přes git jako záchrannou síť po nasazení a doménu — má na tomhle webu samostatný podrobný návod a platí beze zbytku i tady; nebudeme ho opisovat. Soustředíme se na to, co je u webu akce jinak: obsah negeneruje člověk, ale build z programových dat.

Stavba: web bez vlastního obsahu

Web akce pro 120 lidí je záměrně jednoduchý: jedna stránka, čtyři sekce (co je to za akci, program, řečníci, praktické informace s mapou a registrací). Žádný redakční systém — redakčním systémem je program.yaml.

V repozitáři akce postav jednoduchý web (jedna stránka, statický,
poběží na Vercelu). Klíčové pravidlo: veškerý obsah o programu
a řečnících se při buildu načítá z program.yaml a složky recnici/
— v kódu webu nesmí být natvrdo napsané žádné jméno, čas ani název
přednášky. Struktura:
1. Úvod: název, datum, místo, jednovětné „pro koho to je“, tlačítko
   na registraci [odkaz]
2. Program: dva sloupce podle sálů, řádek = čas, název, řečník;
   přestávky vizuálně odlišené
3. Řečníci: mřížka karet z recnici/ — fotka, jméno, firma, téma;
   po rozkliknutí bio a anotace
4. Praktické info: adresa s mapou, MHD, wifi, kontakt
Vzhled podle vizual.md. Řečníky bez dodané fotky zobraz
s jednotným zástupným obrázkem, ne s rozbitým rámečkem.

Ten zvýrazněný požadavek — žádné jméno natvrdo v kódu — je celá pointa fáze. Až se ve fázi 7 změní program den před akcí, web se opraví tím, že se opraví data a web se přegeneruje; nikdo nebude v noci hledat, ve kterém souboru je zapsané jméno řečníka. Nasazení na Vercel znamená, že každá změna dat propsaná do repozitáře se na webu objeví automaticky po buildu — bezplatná úroveň na web tohoto rozsahu v době psaní bez problémů stačí.

Předletová kontrola webu

Před zveřejněním (a pak před akcí znovu) jedna kontrola, která spojí obě strany — data i web:

Zkontroluj web proti zdrojovým datům, než ho zveřejníme:
1. Porovnej vykreslený program na webu s program.yaml — každý blok,
   čas, sál a jméno. Vypiš každý rozdíl.
2. Ověř, že na webu není žádný řečník, který v datech nemá stav
   „potvrzen“ nebo lepší — nikdo nesmí být zveřejněný dřív,
   než potvrdil účast.
3. Projdi všechny odkazy (registrace, mapa, kontakty) a vypiš,
   kam vedou; rozbité nebo zástupné odkazy označ.
4. Zkontroluj zobrazení na mobilu: program se čte na telefonu
   ve frontě na kávu — dva sloupce se musí složit pod sebe.
Nehlas „vše v pořádku“, dokud nevypíšeš, kolik bloků a řečníků
jsi skutečně porovnal.

Ještě jeden důsledek webu generovaného z dat stojí za vytěžení: web je jediný výstup, který je aktuální vždycky — a proto na něj mají ukazovat všechny ostatní. QR kód na plakátu, v tištěném programu i na cedulích u sálů vede na web; tištěný program tak smí být stručný (časy, názvy, sály), protože detail — anotace, bia, případné změny na poslední chvíli — žije na adrese, kterou má každý účastník v kapse. U prvního ročníku to má i psychologický efekt: změna programu přestane být trapas („na plakátu je to jinak!“) a stane se normální provozní informací („aktuální program je na webu, jako vždycky“). Vytiskněte tu větu drobným písmem na všechno, co jde do tisku brzy.

Bod 2 je pravidlo, které si stanovte hned: na web (a do jakéhokoli veřejného výstupu) jdou jen potvrzení řečníci. Zveřejnit jednání „v dobré víře“ a pak tiše mazat odřeknuvšího je horší než mít na webu o kartu míň. Struktura dat to hlídá za vás — stav řečníka je pole jako každé jiné a build ho umí respektovat. A poslední věta promptu je pojistka známá z každé kontrolní práce s modelem: kontrolní prompt bez vykázaného rozsahu má tendenci zkontrolovat tři položky a odmávnout zbytek. Chtějte číslo.

Fáze 5: registrace účastníků — formulář, kapacita, prezence

Registrace je první místo, kde do systému vstupují osobní údaje cizích lidí, a proto má dvě roviny: technickou (jak sbírat, hlídat kapacitu a odbavovat u vchodu) a právní (co sbírat, co s tím říct a kdy to smazat — tomu patří samostatná sekce o GDPR níž). Tady je technika, poctivě od nejjednodušší varianty.

Formulář: sbírejte míň, než chcete

Možnosti jsou v zásadě dvě a obě jsou v základu zdarma. Formulář napojený na tabulku (Google Forms nebo podobná služba): postavené za večer, odpovědi padají do tabulky, kterou umí číst Claude i mail merge ve fázi 6. Pro první ročník se 120 lidmi je to úplně legitimní řešení a Petra s Markem ho volí. Vlastní formulář na webu se Supabase: víc práce, ale registrace žijí v databázi vedle webu, kapacita se hlídá sama a odbavení u vchodu může číst stejná data; bezplatná úroveň Supabase na 120 registrací v době psaní stačí s velkou rezervou. Kdy se to vyplatí: když plánujete další ročníky, placené vstupné nebo víc akcí — pak se podívejte na zásady zabezpečení databáze v článku o firemním CRM, platí tu jedna ku jedné (EU region, zamčené řádky, žádné klíče v kódu webu).

U obou variant platí stejné pravidlo obsahu: sbírejte nejmenší množinu údajů, se kterou akci uspořádáte. Každé pole formuláře je závazek — budete ho chránit, spravovat a mazat.

Navrhni registrační formulář pro jednodenní oborové setkání
(120 míst, vstupné [částka/zdarma]). Chci nejmenší možnou sadu polí
— u každého pole napiš, k čemu konkrétně ho při organizaci použiju,
a pokud použití nenajdeš, vyřaď ho. Zvaž: jméno, e-mail, firma/role
(na jmenovku), stravovací omezení, „odkud jste se o nás dozvěděli“,
souhlas s fotografováním, cokoli dalšího obvyklého.
Dále navrhni:
1. Text nad formulářem: kdo údaje zpracovává, k čemu, jak dlouho
   je držíme a kdy je smažeme — srozumitelnou češtinou, ne právničinou
2. Chování při naplnění kapacity: text pro náhradníky a postup,
   jak je oslovit, když se místo uvolní
3. Text potvrzovacího e-mailu (viz níže) 
Ke každému bodu přidej poznámku, co bych neměl podcenit.

Typický výsledek téhle úvahy: jméno a e-mail ano (bez nich akce nejde), firma a role ano, pokud je chcete na jmenovky — ale s vědomím, že je to volitelný údaj, stravovací omezení jen pokud opravdu řešíte catering (a po akci se maže první), telefonní číslo skoro jistě ne. „Odkud jste se o nás dozvěděli“ je jediné marketingové pole, které si první ročník smí dovolit — při vyhodnocování budete rádi, že ho máte.

Kapacitu hlídejte poctivě: u formuláře s tabulkou je to ruční kontrola počtu řádků a včasné zavření formuláře (nastavte si připomínku, ne „budu to sledovat“), u Supabase varianty limit hlídá databáze. Náhradnický režim se u komunitních akcí vyplatí vždycky — bezplatné vstupenky mají vysokou míru nedorazivších a týden před akcí budete uvolněná místa nabízet pořadníku.

K nedorazivším ještě jedna poctivá poznámka, protože první ročníky na ni pravidelně narážejí: u bezplatných akcí je běžné, že dorazí výrazně méně lidí, než se registrovalo — registrace zdarma nic nestojí, takže nic neváže. Máte tři mírné páky, žádnou stoprocentní: symbolické vstupné (i malá částka dramaticky zvedne poměr dorazivších — a mimochodem zaplatí kávu), e-mail pár dní před akcí s prosbou „pokud nemůžete, uvolněte místo náhradníkům“ (kupodivu funguje, lidé nechtějí být ti, kdo blokují židli), a lehký overbooking — pustit registrace o něco přes kapacitu sálu s vědomím, že plný počet nikdy nedorazí. Míru overbookingu volte konzervativně a spočítejte si ji ze skutečných dat po prvním ročníku; do té doby je bezpečnější kombinace prvních dvou pák. Ať zvolíte cokoli, rozhodnutí je vaše a patří do poznámek k vyhodnocení — je to přesně ten typ znalosti, který se jinak ztratí a druhý ročník ho objevuje znovu.

Potvrzení a e-mail před akcí

Účastník dostane dva e-maily: potvrzení hned po registraci a organizační e-mail dva až tři dny před akcí. Oba se odvozují — první z registrace, druhý z programu a praktických informací, takže se nemůže stát, že v e-mailu je jiný čas začátku než na webu (klasika ručně psaných e-mailů).

Připrav dva e-maily pro účastníky, data ber z program.yaml
a z webu akce — žádný čas ani adresu nepiš z hlavy:
1. Potvrzení registrace: potvrzení místa, datum a adresa, odkaz
   na web s programem, informace o zpracování údajů jednou větou
   s odkazem, kontakt na nás. Krátké — pět vět.
2. E-mail 3 dny před akcí: začátek registrace u vchodu a začátek
   programu (dva různé časy, zdůrazni to), jak se k nám dostat
   [MHD, parkování], co si vzít, wifi, hashtag, odkaz na program,
   a větu o fotografování na akci s možností odmítnout
   (viz naše GDPR poznámky).
U obou: tón přátelský, žádné vykřičníky, předmět do 50 znaků.
Vrať jako šablony s poli [JMENO] pro hromadné odeslání.

K rozesílce: potvrzení po registraci umí formulářové služby samy; hromadný e-mail před akcí pošlete přes svůj mailový nástroj s hromadnou korespondencí, ne po jednom. A zásadní pravidlo, které na tomhle webu platí všude: rozesílku spouští člověk. AI připraví šablonu, vygeneruje personalizované verze, zkontroluje seznam příjemců proti registracím — ale tlačítko odeslat je vaše, po kontrole náhodného vzorku. Hromadný e-mail se špatným datem se nedá odvolat.

Prezence u vchodu: poctivě o QR kódech

U vchodu potřebujete odbavit 120 lidí za zhruba třicet minut a vědět, kdo skutečně dorazil. Poctivé pořadí řešení podle složitosti:

• Abecední papírový seznam a fajfky. Nula techniky, funguje vždycky, na 120 lidí se dvěma odbavovacími místy úplně stačí. Jediná AI práce: vygenerovat z registrací přehledný seznam řazený podle příjmení, velkým písmem, se sloupcem na fajfku.
• Vyhledávání v tabulce na tabletu. O krok pohodlnější, zvlášť když se registrace mění do poslední chvíle; prezence se zapisuje rovnou do dat, takže večer víte přesnou účast bez přepisování fajfek.
• QR kód v potvrzovacím e-mailu. Každý účastník dostane v e-mailu před akcí unikátní QR kód (vygenerovaný z id registrace), u vchodu ho ukáže a odbavovací zařízení — stačí telefon s čtečkou a jednoduchá stránka napojená na data — ho označí jako přítomného. Je to nejrychlejší a nejpřesnější varianta a se Supabase v pozadí ji Claude Code postaví jako malou interní stránku; počítejte ale s večerem práce navíc a s tím, že záložní papírový seznam musí ležet u vchodu stejně — vybitý telefon účastníka ani výpadek wifi nesmí zastavit frontu.

Postav jednoduchou prezenci pro vchod. Registrace jsou v [tabulce /
Supabase]. Chci:
1. Ke každé registraci vygenerovat unikátní kód a QR obrázek,
   který se vloží do e-mailu před akcí
2. Interní stránku /prezence (jen pro přihlášené organizátory):
   načtení QR kamerou nebo ruční vyhledání jména, jedním klepnutím
   označit příchod, počítadlo odbavených nahoře
3. Ošetři: opakované načtení stejného kódu (upozornit, ne zapsat
   dvakrát), registrace na místě (tlačítko „nová registrace“
   s minimem polí), fungování na telefonu
4. Export: po akci chci seznam kdo dorazil / nedorazil pro
   vyhodnocení a follow-up
K tomu vygeneruj záložní abecední seznam do PDF pro případ
výpadku. Stránka nesmí být veřejně přístupná — vysvětli mi,
jak je zabezpečená.

Rada z praxe prvních ročníků: ať zvolíte cokoli, odbavení musí zvládnout dobrovolník, kterého jste zaškolili pět minut. Vy dva budete v osm ráno řešit ozvučení a ztracený prodlužovák, ne stát u vchodu. Napište si pro dobrovolníky u vchodu kartičku s postupem — i tu vygenerujete z dat: co dělat, když člověk není v seznamu, kde jsou jmenovky řečníků, na koho se obrátit.

Fáze 6: jmenovky, cedule a tisk — hromadně z dat

Tisková příprava je místo, kde se zdroj pravdy potká s fyzickým světem — a kde ruční práce bolí nejvíc, protože 120 jmenovek se ručně nevyplňuje, ono se to jen tak říká. Logika je u všech tiskovin stejná a jmenuje se hromadná korespondence (mail merge): šablona z fáze 3 plus tabulka dat rovná se sada hotových kusů. Canva má v době psaní na hromadné plnění šablony z tabulky funkci Bulk create (dostupnost se liší podle tarifu — ověřte si ji ve svém účtu); alternativně tu práci odvede skript, který nechá Claude Code vygenerovat PDF přímo, bez grafického editoru. Důležitější než nástroj je příprava dat.

Data na jmenovky: nudná práce, kterou nechcete dělat ručně

Jmenovky se plní ze dvou zdrojů: registrace účastníků a data řečníků a organizátorů. Než se nalijí do šablony, potřebují projít úklidem — a to je přesně mechanická práce pro AI s vaší kontrolou:

Připrav data pro tisk jmenovek. Zdroje: export registrací [vložit],
soubory recnici/ a seznam organizátorů a dobrovolníků [vložit].
1. Sjednoť formát: Jméno PŘÍJMENÍ, firma/role. Oprav zjevné
   překlepy velikosti písmen (jan novák → Jan Novák), ale u
   nejednoznačných případů (McDonald, dvojitá příjmení, jména
   s předložkou) nic neměň a vypiš mi je k ručnímu rozhodnutí.
2. Diakritiku neopravuj ani nedoplňuj — jméno je, jak si ho člověk
   napsal. Vypiš mi jen podezřelé případy (Novak vedle Nováková).
3. Přidej sloupec role: ucastnik / recnik / organizator / dobrovolnik
   — podle něj šablona barví pruh.
4. Vyhoď duplicitní registrace (stejný e-mail) a vypiš je.
5. Seřaď podle příjmení a vrať CSV pro hromadné plnění šablony
   plus počty kusů podle rolí.
Nic v datech tiše neopravuj — všechno, co změníš, vypiš.

Dvě zásady z toho promptu stojí za zapamatování obecně. Jméno je, jak si ho člověk napsal — jmenovka s „opraveným“ jménem je drobnost, která umí pokazit celý první dojem; AI má překlepy hlásit, ne mlčky normalizovat. A všechno, co model v datech změní, musí vypsat — tichá oprava je u dat totéž co tichá chyba. Po vygenerování PDF s jmenovkami zkontrolujte tři věci: náhodný vzorek proti registracím, nejdelší jméno v sadě (vejde se?) a diakritiku ve zvoleném písmu (chybějící české znaky se poznají až v exportu). A nechte vytisknout dvacet prázdných jmenovek se stejným designem — registrace na místě, náhradníci, přepsané role; fix u vchodu je součást systému.

Cedule, směrovky a tiskový kontrolní seznam

Zbytek tiskovin se odvozuje z programu a z půdorysu místa: cedule na dveře obou sálů (název sálu + jeho bloky s časy — generují se z program.yaml stejně jako web), směrovky od vchodu a od výtahu, cedule na registraci, šatnu, toalety, ceduli „tudy ne“ na dveře, kam lidi spolehlivě půjdou. K tomu informační cedule s wifi a hashtagem — a všechno v rodině šablon z fáze 3, takže výroba je plnění, ne vymýšlení.

Z program.yaml a popisu místa [popsat: vchod, schodiště, patro,
dva sály, šatna, toalety] vygeneruj:
1. Obsah cedulí na dveře sálů: název sálu, dopolední a odpolední
   bloky s časy a řečníky
2. Seznam směrovek: odkud kam, jaký text a jaký směr šipky —
   projdi cestu účastníka od vchodu ke každému cíli a najdi místa,
   kde zaváhá
3. Tiskový kontrolní seznam: každá tiskovina, počet kusů, formát,
   barevně/černobíle, kde se tiskne [domácí tiskárna / copy
   centrum], deadline vůči akci a kdo ji věší kam
Ke každé ceduli přidej i „kdy ji sundat“ — po akci musíme prostor
vrátit čistý.

Tiskový kontrolní seznam je nenápadný hrdina dne D: ráno akce se z něj stane jediný úkolovník („velká cedule na vchod — Marek — 7:40“). A deadlinová logika z inventury ve fázi 1 tu dostane ostří: všechno, co jde do copy centra, musí být hotové několik dní předem; všechno, co se může změnit, tiskněte co nejpozději a doma. Program se změní — proto tištěný program u vchodu tiskne Marek doma večer před akcí z aktuálních dat, zatímco plakáty visely týdny. Které výstupy patří do které kategorie, řeší tabulka na konci článku.

Krizový scénář: řečník odřekl den předem

Tohle je kapitola, kvůli které se celý systém stavěl. Není otázka, jestli se něco pokazí — u dvanácti řečníků je pravděpodobnost, že všichni dorazí přesně podle plánu, prostě nízká. Otázka je, kolik vás oprava bude stát. Projděme to na konkrétní situaci: čtvrtek 20:47, akce je v pátek, volá řečnice odpoledního bloku ve velkém sále — chřipka, nepřijede. U klasicky vedené akce teď začíná noc: vzpomínání, kde všude je její jméno, a ruční opravy do rána. U systému z tohohle návodu vypadá večer takhle.

Krok 1: rozhodnutí (10 minut, bez počítače). Nejdřív obsah, pak výstupy. Možnosti jsou vždycky čtyři: náhradní řečník (máte v zásobě někoho, kdo nabízel téma a nevešel se?), prohození bloků (workshop z malého sálu povýší do velkého), prodloužení sousedních bloků o diskuzi, nebo prodloužená přestávka s networkingem (u komunitní akce nejmíň špatná nouzovka — lidi si stejně chtějí povídat). Petra volí prohození: workshopistka z malého sálu téma ráda přednese velkému, do malého sálu se posune moderovaná diskuze. Tohle rozhodnutí za vás AI neudělá a nemá dělat — je to úsudek o lidech a o tom, co akce unese.

Krok 2: oprava zdroje pravdy (2 minuty). Změna se zapíše do program.yaml a do souborů dvou řečníků — a nikam jinam. To je celé kouzlo: v tuhle chvíli je změna hotová, zbytek je propagace.

Krok 3: dopadová analýza (2 minuty). Teď se zúročí inventura z fáze 1 — místo vzpomínání se ptáte dat:

V program.yaml jsem provedl tuto změnu: [blok 07 — odřekla Jana
Svobodová, místo ní téma Terezy Malé z bloku 09; do bloku 09
v malém sále nově moderovaná diskuze, vede Marek].
Projdi inventuru výstupů a vypiš VŠECHNY výstupy, kterých se změna
týká, rozdělené na:
1. Digitální — dají se přegenerovat hned (web, slidy přestávek,
   naplánované posty, moderátorské podklady, …): u každého co
   přesně se v něm mění
2. Vytištěné nebo odeslané — nejdou vzít zpět (plakáty, program,
   jmenovky, potvrzené e-maily): u každého navrhni zmírnění
   (dotisk, cedulka s opravou, oznámení ráno na místě)
3. Lidé, kterým je třeba změnu aktivně říct (oba dotčení řečníci,
   moderátoři obou sálů, člověk na registraci) — ke každému
   navrhni krátkou zprávu
Nic neměň a nic neodesílej, vrať seznam k odbavení.

Výstupem je odškrtávací seznam místo nočního vzpomínání. Typicky: web (přegenerovat — build to udělá z opravených dat sám), slidy přestávek (přegenerovat tabulku, přelít do šablony), páteční naplánovaný post „těšíme se na…“ (přepsat — jinak ráno automat zveřejní odřeknuvší řečnici, klasická past naplánovaného obsahu), moderátorské podklady velkého sálu (přegenerovat medailonek a otázky), tištěný program (tiskne se stejně až ráno doma — proto se tiskl až ráno), plakát u vchodu (vytištěný — cedulka „změna programu“ k němu, vyrobená ze šablony směrovky), jmenovka odřeknuvší řečnice (vyřadit, Terezy zůstává platná).

Krok 4: regenerace a kontrola (10–15 minut). Digitální výstupy se generují znovu stejnými prompty jako poprvé — v tom je půvab odvozených výstupů: postup výroby je zopakovatelný, ne jednorázový výkon. Po regeneraci jedna kontrola: nechte si vypsat, kde všude se ve výstupech ještě vyskytuje jméno odřeknuvší řečnice, a u každého výskytu rozhodněte (na webu v sekci řečníků může zůstat s poznámkou, pokud si to přeje; v programu ne).

Krok 5: komunikace (10 minut, odesílá člověk). Zprávy dotčeným lidem z kroku 3 — osobně, ne automaticky. Účastníkům hromadný e-mail jen tehdy, když změna mění něco podstatného pro jejich rozhodování (zrušený workshop s omezenou kapacitou ano; prohozené bloky stačí oznámit ráno na zahájení a na sítích). A odřeknuvší řečnici lidská odpověď s přáním brzkého uzdravení a pozváním na příští ročník — systém šetří čas právě proto, aby na tohle zbyl.

Sečteno: rozhodnutí stranou, samotné propsání změny je zhruba dvacet minut u počítače — a hlavně: s jistotou, že se nezapomnělo na žádný výstup, protože seznam nedávala paměť, ale data. Marek jde spát. Tenhle scénář si mimochodem klidně vyzkoušejte nanečisto týden před akcí: vymyšlená změna, stopky, projít kroky. Generálka krize je hodina času a v den D se nevyplácí ničím líp.

Odřeknuvší řečník je nejčastější krize, ale zdaleka ne jediná — a stojí za to vidět, že postup je pokaždé stejný, jen s jiným obsahem kroku 1. Odpadne malý sál (havárie, revize): rozhodnutí je nový jednoproudý program, změna se zapíše do program.yaml a dopadová analýza vypíše totéž co vždycky — jen jí přibude řádek „cedule sálu 2 sundat“. Posune se začátek kvůli dopravní situaci: mění se pole časů, regenerují se slidy, e-mail účastníkům tentokrát ano, protože změna mění jejich rozhodování o ránu. Onemocní jeden z organizátorů: tady se zúročí, že systém nemá bus factor jedna — druhý otevře repozitář, checklist a stavovou tabulku a ví všechno, co věděl ten první, kromě věcí, které zůstaly v hlavě (proto je pravidlo „všechno do dat“ i pojistka proti chřipce, ne jen proti chaosu). Krize se liší; disciplína „nejdřív oprav zdroj pravdy, pak nech vypsat dopady, pak odbav seznam“ je pořád stejná — a po druhé krizi ji budete dělat automaticky.

Fáze 7: sociální sítě před akcí a během ní

Sítě jsou pro první ročník hlavní marketingový kanál — a zároveň výstup, který se u vytížených organizátorů odkládá nejsnáz, protože „to počká do večera“ a večer už není síla. Řešení je stejné jako u všeho ostatního: posty se neodvozují z inspirace, ale z programu, a plánují se dopředu v dávce.

V době psaní má Buffer — nástroj na plánování příspěvků — oficiální MCP server nad svým API: po připojení konektoru jde z Claude číst kanály a fronty, zakládat koncepty a plánovat příspěvky, a základní použití je dostupné i v bezplatném tarifu (rozsah se může měnit, ověřte v dokumentaci Bufferu). Prakticky to znamená, že dávka postů vzniklá z programu nekončí jako text ke kopírování, ale rovnou jako naplánované koncepty ve frontě. Pokud Buffer nepoužíváte, stejná logika funguje s ručním vkládáním do libovolného plánovače — jen odpadne poslední pohodlný krok.

Kampaň před akcí: z programu, v dávce

Dvanáct řečníků je dvanáct hotových témat na posty — každé oznámení řečníka je obsah, který jste už jednou vyrobili (bio, téma, anotace, fotka). Kampaň se navrhne jednou a celá:

Z program.yaml a složky recnici/ navrhni plán postů na [6] týdnů
do akce pro [LinkedIn a X / doplňte kanály]:
1. Oznámení řečníků: po jednom nebo po dvojicích, text z bia
   a anotace — ne kopie, ale jedna konkrétní věc, kterou si
   posluchač odnese; ať se formulace mezi posty neopakují
2. Milníky: zveřejnění programu, spuštění registrace, „zbývá
   20 míst“, poslední týden
3. Praktické: týden před akcí post s programem, den před akcí
   „na co se těšíme + praktické info“
Ke každému postu: kanál, navrhované datum a čas, text, jaký
obrázek k němu vyrobit z Canva šablony (co na něm bude).
Posty s řečníky plánuj jen pro ty se stavem „potvrzen“ a lepším.
Vrať jako tabulku k mému schválení — nic zatím neplánuj.

Po schválení (a po případném doladění formulací — posty mají znít jako vy, ne jako tisková zpráva) přijde druhý krok: založit schválené posty přes konektor jako koncepty nebo naplánované příspěvky ve frontě. I tady platí „AI navrhuje, člověk schvaluje“ — dávku si před ostrým naplánováním projděte v Bufferu, zvlášť data a přiložené obrázky. A jedno pravidlo si zapište tučně do checklist dne D: naplánované posty jsou vytištěný papír. Když se změní program, patří fronta postů do dopadové analýzy krizového scénáře stejně jako plakát — automat, který v pátek ráno radostně oznámí odřeknuvší řečnici, je ostuda, které se dá předejít jedním řádkem v checklistu.

Během akce: připravené kostry, živé detaily

Postovat v reálném čase z akce, kterou zároveň řídíte, je iluze — v jednu chvíli budete řešit mikrofon, ne vtipný caption. Trik je připravit kostry předem a na místě jen doplňovat:

Připrav kostry postů na den akce, z program.yaml:
1. Ráno: „začínáme“ — s programem dne a hashtagem
2. Ke každému bloku volitelná kostra: řečník, téma, prázdné místo
   na [CITAT NEBO MOMENT] — doplní se na místě jednou větou
3. Přestávky: poděkování partnerům [seznam], připomínka hashtagu
4. Závěr: poděkování, oznámení, kdy budou slidy a fotky,
   výzva „napište nám, co si odnášíte“
Krátké texty, žádný korporátní tón. Ulož jako koncepty do Bufferu
seřazené podle času bloků — publikovat je budu ručně podle toho,
jak den poběží.

Publikování ručně podle skutečného průběhu je záměr, ne nedodělek: bloky se zpozdí, citát z přednášky je jiný, než jste čekali, a post „právě začíná workshop“ dvacet minut po jeho začátku je horší než žádný. Kostra vám dává rychlost (doplnit větu, zveřejnit), realita dává obsah. A pokud máte dobrovolníka navíc, dejte mu roli „oči na sítích“ — s koncepty ve frontě je to práce, kterou zvládne z telefonu mezi bloky.

Moderátorské podklady: z bio řečníků, ne z paměti

Moderátor je nejpodceňovanější role malých akcí. Dobrý moderátor drží čas, uvádí lidi tak, že se publikum těší, a v diskuzi zachraňuje ticho první otázkou. Špatný moderátor čte bio z papíru, který dostal před minutou. Rozdíl přitom není v talentu, ale v podkladech — a ty se celé odvozují z dat, která už máte: bia, anotace, poznámky u bloků.

Z program.yaml a recnici/ vygeneruj moderátorské podklady, pro
každý sál zvlášť, jeden list na blok:
1. Hlavička: čas od–do, název, řečník, tvrdý konec (kdy musí
   skončit diskuze, aby držel program)
2. Uvedení řečníka na 20–30 sekund: z bia vytáhni jednu konkrétní
   zajímavost, žádné čtení životopisu; napiš to mluvenou řečí
   (bude se to říkat nahlas, ne číst)
3. Výslovnost: u jmen a názvů firem, kde může moderátor zaváhat,
   napiš návod [ověřím u řečníků]
4. Tři otázky do diskuze pro případ ticha: z anotace, konkrétní,
   žádné „a co byste poradil začátečníkům“
5. Přechod: jedna věta, co následuje (další blok / přestávka
   do kdy / přesun do druhého sálu)
Na konec každého listu: poznámka_moderator z programu, pokud
existuje. Formát na tisk, velké písmo — čte se to ve tmě vestoje.

Dva body z toho promptu rozhodují o kvalitě. Mluvená řeč: uvedení psané jako text vypadá dobře a říká se špatně; chtějte formulace, které jdou vyslovit na jeden nádech. A otázky z anotace: generická otázka zabije diskuzi spolehlivěji než ticho — otázka, která se opírá o konkrétní slib z anotace („v anotaci píšete, že většina firem měří špatně — co měří vaše?“), ji nastartuje. Otázky si moderátor samozřejmě může položit vlastní; podklady jsou záchranná síť, ne scénář. Vytiskněte je večer před akcí z aktuálních dat — po krizovém scénáři se přegenerují jedním promptem, což je přesně ten důvod, proč se nepíšou ručně ve Wordu. A půl hodiny před začátkem dejte moderátorům čas si listy projít a doptat se řečníků na výslovnost; je to jediná část systému, která se odehrává mezi lidmi, a podklady ji mají podepřít, ne nahradit. Kdo si chce roli moderátora natrénovat i s otázkami publika, najde samostatný postup v tipu o otázkách publika.

Follow-up po akci: dvě dávky a jedno vyhodnocení

Akce nekončí úklidem sálu. To, co se stane do 48 hodin po ní, rozhoduje o dvou věcech: jestli si účastníci akci zapamatují jako profesionální, a jestli bude druhý ročník — protože poděkování, slidy a dotazník jsou zároveň jediný moment, kdy máte pozornost všech naráz. U klasicky vedené akce follow-up nikdy nedopadne celý, protože organizátoři jsou vyčerpaní a „to dopošleme“ zůstane viset. V systému je follow-up jen další odvozený výstup: texty se generují z programu a ze seznamu prezence, vy je čtete, doplňujete a odesíláte.

Poděkování po skupinách, ne jedno pro všechny

Po akci existují čtyři skupiny lidí a každá si zaslouží jiný e-mail: účastníci, kteří dorazili; registrovaní, kteří nedorazili; řečníci; partneři a dobrovolníci. Jeden „univerzální děkovací e-mail všem“ je promarněná příležitost — nedorazivším děkujete za účast, kterou neodvedli, a řečníkům píšete totéž co divákům.

Připrav follow-up e-maily po akci, čtyři varianty. Data: prezence
z registrace (kdo dorazil), program.yaml, odkazy [slidy, fotogalerie,
dotazník]:
1. Účastníci (dorazili): poděkování, odkaz na slidy (jen přednášky,
   kde řečník souhlasil se zveřejněním — zkontroluj pole souhlasu
   a vypiš mi, čí slidy zveřejnit nesmíme), fotogalerie, dotazník
   (jedna věta proč a jak dlouho zabere), zmínka o příštím ročníku
   s možností přihlásit se k odběru novinek
2. Registrovaní bez prezence: krátce, bez výčitek — co jim uteklo
   (dva highlighty), slidy a dotazník neposílat, novinky nabídnout
3. Řečníci: osobní poděkování s konkrétním momentem z jejich bloku
   [doplním ke každému větu sám], prosba o zpětnou vazbu na
   organizaci, informace kdy a kde budou slidy a fotky
4. Partneři a dobrovolníci: poděkování s čísly (účast, zaplněnost)
   a fotkou, u partnerů nabídka krátkého shrnutí pro jejich interní
   komunikaci
Všechny varianty mi vrať k úpravám — odešlu je do 48 hodin po akci.

Všimněte si kontroly souhlasů u slidů: pole souhlas_zverejneni_podkladu z fáze 1 tady odvede svou práci — a je to přesně ten typ detailu, který se bez struktury zapomene a pak se řeší trapným dodatečným mazáním. U řečníků platí totéž co u oslovení: jedna osobní věta („to, jak jste ustáli výpadek projektoru, bylo lepší než půlka TED talků“) dělá z šablony dopis; napište ji sami. A dotazník držte krátký — pět otázek, z toho dvě otevřené („co bylo nejlepší“, „co příště jinak“), jedna hodnotící škála, výběr nejužitečnějšího bloku a „přišli byste znovu?“. Delší dotazníky mají u komunitních akcí návratnost blízkou nule.

Vyhodnocení: čísla plus hlasy plus retro

Za týden po akci, až se vyspíte, přijde poslední odvozený výstup: vyhodnocení. Není to formalita pro nikoho — je to zdroj pravdy pro druhý ročník, a když se neudělá teď, v lednu si nikdo nic nepamatuje.

Vyhodnoť akci ze tří zdrojů: export dotazníku [vložit], data
prezence (registrovaní vs. dorazivší, zdroj „odkud o nás víte“)
a naše poznámky z akce [vložit v bodech, co si pamatujeme].
1. Čísla: účast a zaplněnost, návratnost dotazníku, rozložení
   hodnocení, nejčastější zdroj registrací — každé číslo s jednou
   větou interpretace, žádné grafy pro grafy
2. Hlasy: shrň otevřené odpovědi do témat, u každého tématu počet
   zmínek a jeden doslovný citát; pochvaly odděl od výtek
   a výtky neuhlazuj
3. Rozpory: kde si dotazník a naše dojmy protiřečí (nám se blok
   líbil, hodnocení je vlažné) — jen označ, závěr uděláme my
4. Návrh dokumentu „co příště“: zachovat / změnit / vypustit /
   zkusit, každý bod s odůvodněním ze zdrojů výše
Dokument uložíme do repozitáře akce vedle programu — je to první
soubor, který otevřeme při přípravě druhého ročníku.

Bod 3 je důležitý proti dvěma zkreslením najednou: dojmy organizátorů (kteří celý den hasili a přednášky neviděli) i hlasitým jednotlivcům v dotazníku. A dokument „co příště“ patří do repozitáře akce ze stejného důvodu jako všechno ostatní: druhý ročník nezačne od nuly, ale od dat — programová struktura, šablony, šablonové e-maily i poučení jsou na místě a připravené k použití. Samotné povídání nad vyhodnocením si s Markem dejte jako pořádnou retrospektivu, ne jako povzdech u piva; jak vést schůzku, ze které vypadnou rozhodnutí, popisuje systém porad s AI.

GDPR: registrace jsou osobní údaje, fotky taky

Tahle sekce je střízlivá, ne strašidelná — a začíná větou, kterou si komunitní organizátoři říkají neradi: i akce pro 120 lidí dělaná zadarmo po večerech je správcem osobních údajů. Jména, e-maily, firmy, stravovací omezení, fotky tváří — to všechno jsou osobní údaje a pravidla pro ně neplatí méně proto, že nikdo nemá na starosti compliance. Dobrá zpráva: u akce téhle velikosti se dá slušné zacházení s daty shrnout do několika návyků, které systém z tohohle návodu dělá skoro mimochodem. (Poznámka na rovinu: tohle je organizační návod, ne právní rada — v nejasné situaci, třeba u akcí pro děti nebo se zdravotními údaji, se zeptejte právníka.)

Sbírejte minimum a řekněte proč. Fáze 5 to už udělala: každé pole formuláře má důvod, u formuláře je lidskou řečí napsáno, kdo údaje zpracovává, k čemu a jak dlouho. Tím je splněná větší část informační povinnosti — a hlavně je splněná doopravdy, ne odkazem na deset stran právního textu, který nikdo nečte.

Oddělte účely. Registrace na akci je jeden účel; newsletter o dalším ročníku je druhý. Chcete-li účastníkům psát i po akci, potřebujete zaškrtávací políčko navíc (nepředzaškrtnuté) — a follow-up e-mail z předchozí sekce pak novinky posílá jen těm, kdo je chtěli. Je lákavé to obejít („vždyť je to zajímá“); neobcházejte, je to přesně ten drobný podvod, kterým se z komunitní akce stává spammer.

Fotky: informovat předem, umožnit odmítnout, mazat na žádost. Reportážní fotografování na veřejné akci se obvykle opírá o oprávněný zájem pořadatele — ale ten stojí na tom, že účastníci o focení vědí a mají reálnou možnost se mu vyhnout. Prakticky: věta v e-mailu před akcí, viditelná cedule u registrace („na akci se fotí; nechcete-li být na fotkách, řekněte u registrace“), domluvený vizuální signál pro fotografa (jiná barva šňůrky na jmenovce je osvědčená) a ochota fotku po žádosti smazat i z galerie. U řečníků je situace jiná — jejich vystoupení chcete publikovat cíleně, proto se souhlas s fotografováním a natáčením sjednává výslovně v podkladech (fáze 2) a je uložený v datech, kde se dá kdykoli doložit.

Data v nástrojích. Osobní údaje účastníků a řečníků procházejí AI nástroji v celém návodu — normalizace jmenovek, follow-upy, vyhodnocení. Proto platí zásada z celého webu: osobní údaje jen do placeného účtu se smluvní ochranou dat, nikdy do anonymního free chatu. Databáze registrací (u varianty se Supabase) patří do EU regionu. A do git repozitáře akce exporty registrací nepatří vůbec — repozitář je na program a šablony, ne na osobní údaje účastníků; git si pamatuje historii, takže jednou commitnutý export tam zůstane, i když ho smažete.

Po akci smazat, co není potřeba. Tohle je nejčastěji zanedbaný krok — data po akci nikdo aktivně nezneužije, jen navždy leží v tabulkách a discích, dokud neuniknou. Udělejte z mazání plánovaný úkol se stejnou vážností jako tisk jmenovek:

Měsíc po akci: projdi, kde všude žijí osobní údaje z akce, a navrhni
úklid. Zdroje: registrační tabulka/databáze, e-mailové šablony
a rozesílky, exporty na jmenovky, prezence, dotazník, fotogalerie,
repozitář akce.
1. Vypiš každé místo, jaká data obsahuje a k čemu ještě jsou
2. Navrhni: smazat hned (stravovací omezení, exporty na jmenovky,
   QR kódy) / anonymizovat a nechat pro statistiku (počty, zdroje
   registrací, hodnocení bez identifikace) / nechat s důvodem
   (kontakty s odběrem novinek — jen ti se souhlasem; podklady
   řečníků pro příští ročník — zeptat se jich)
3. Zkontroluj, že v repozitáři nejsou commitnuté žádné exporty
   s osobními údaji — projdi i historii
4. Vrať checklist mazání; mazat budu já ručně, ne ty
Výsledek: po úklidu umíme jednou větou říct, čí údaje držíme a proč.

Ta poslední věta je dobrý interní test celé sekce: kdykoli se vás někdo zeptá „co o mně máte a proč“, odpověď má existovat — a po tomhle úklidu existuje. Mazání provádí člověk; AI inventarizuje a navrhuje, protože nevratné operace nad daty jsou přesně ta kategorie, kde automat nemá mít poslední slovo.

Tabulka: výstup → odvozeno z čeho → deadline

Slíbený přehled z inventury, doplněný o zkušenost všech předchozích fází. Sloupec „po vyrobení změnitelný?“ je ten, který řídí krizový scénář: co je „ano“, se přegenerovává bez řečí; co je „ne“, potřebuje deadline s rezervou a plán zmírnění.

Dvě čtení téhle tabulky. Před akcí je to plán: deadliny si přeneste do kalendáře s připomínkami — s tím, že D-2 a D-1 položky jsou schválně pozdě, aby nasály poslední změny programu. A v krizi je to mapa: dopadová analýza z krizového scénáře jde řádek po řádku a ptá se „týká se tě změna?“ — což je přesně ten rozdíl mezi systémem a pamětí ve tři ráno.

Den D: systém už jen slouží

Krátká kapitola o dni akce — krátká proto, že v dobře postaveném systému se v den D nic nevyrábí. Všechno, co šlo připravit, je připravené a vygenerované z aktuálních dat; zbývá provoz. Ráno začíná tiskovým kontrolním seznamem z fáze 6 přetaveným do úkolovníku: kdo věší kterou ceduli, kdo zapíná projektory a pouští slide „za chvíli začínáme“, kdo přebírá krabici jmenovek. U vchodu leží prezence, dvacet prázdných jmenovek a fix, kartička s postupem pro dobrovolníky. Moderátoři mají listy z večera, fotograf ví o šňůrkách lidí, kteří nechtějí být na fotkách, koncepty postů čekají ve frontě.

A pak přijde to hlavní: věci se pokazí a systém na tom nesmí stát. Zpozdí se řečník z rána, káva dojde dřív, mikrofon píská. Nic z toho není selhání příprav — je to normální den akce. Rozdíl, který systém udělal, je jinde: všechny tyhle problémy jsou dnešní a řeší se rukama a úsměvem, zatímco u klasicky vedené akce se k nim přidávají problémy včerejška (nesouhlasící program, chybějící jmenovky, nikdo neví, kde co je), které se rukama vyřešit nedají. Petra s Markem mají hlavu na to, co se děje v sále — a to je celý smysl těch večerů se strukturou.

Jedna věc se v den D přece jen dělá u počítače, a stojí za vlastní odstavec: poznámky. Založte si v repozitáři soubor den-d-poznamky.md a během dne do něj kdokoli z týmu hází jednořádkové postřehy z telefonu — „registrace: špička 8:40–9:00, jedna fronta nestačila“, „oběd: vegetariánské došlo první“, „blok 5: přetáhl 8 minut, moderátor to ustál“. Večer je to nejcennější soubor dne: syrová paměť, ze které vyhodnocení ve fázi follow-upu vytáhne to, co by za týden nikdo nedal dohromady. Pamatujte: dotazník vám řekne, jak akci viděli účastníci; poznámky, jak doopravdy běžela. A protože soubor žije v repozitáři vedle programu, druhý ročník ho najde přesně tam, kde bude hledat — u dat, ke kterým patří. Drobnost, která ilustruje celý přístup: i paměť akce je strukturovaný, verzovaný soubor, ne vzpomínky a screenshoty rozeseté po telefonech dvou vyčerpaných lidí.

Co je zadarmo, co vlastníte a co se stane, až se nástroje změní

Sekce o nákladech — schválně beze všech částek, protože ceníky služeb se mění rychleji než tenhle text a konkrétní čísla by lhala už za půl roku. Kvalitativní obrázek je ale stabilní a příznivý: akce tohohle rozsahu se dá postavit prakticky celá v bezplatných úrovních nástrojů.

• Zadarmo obvykle je: hosting webu (bezplatná úroveň Vercelu na statický web akce stačí), git repozitář (soukromý repozitář na GitHubu), formulář s tabulkou na registrace, malá databáze (bezplatná úroveň Supabase), základní Canva i základní Buffer. Limity bezplatných úrovní si před akcí ověřte — mění se, a u dvou z nich (počet naplánovaných postů, funkce hromadného plnění šablon) narazíte nejpravděpodobněji.
• Za co se platit vyplatí: AI účet se smluvní ochranou dat — v celém návodu procházejí nástroji osobní údaje řečníků a účastníků a tohle je podmínka, ne komfort. Případně vyšší tarif Canvy, pokud chcete hromadné plnění a správu značky přímo v ní; a doména, pokud web nemá žít na vygenerované adrese.
• Co stojí čas, ne peníze: stavba systému je zhruba pět večerů — inventura a struktura, šablony, web, registrace, generování výstupů. To není nula a nemá smysl to zastírat. Srovnávejte ale se správnou alternativou: ne s „nedělat nic“, ale s desítkami hodin ruční synchronizace, které klasický přístup rozpustí do celé přípravy tak nenápadně, že je nikdo nesečte — plus noční směna, když se něco pokazí.

A teď ta důležitější polovina úvahy, která se do ceníků nevejde: co z té práce vlastníte. Program v YAML, texty e-mailů, vizuální pravidla, kód webu, dokument „co příště“ — to všechno jsou obyčejné soubory ve vašem repozitáři. Až se za rok změní nástroje — konektor přibude nebo zmizí, plánovač zdraží, editor šablon se přejmenuje — data a postupy zůstanou vaše a přenositelné. To je stejný princip, na kterém stojí značka jako systém: nástroje jsou vyměnitelné, zdroje pravdy ne. Druhý ročník akce nezačne na zelené louce, ale otevřením repozitáře — a to je majetek, který se v žádném ceníku neobjeví.

Nejčastější chyby

• Začít plakátem, ne strukturou. Plakát je vidět, struktura ne — proto se první večer skoro vždycky utopí v grafickém editoru. Jenže plakát vyrobený před stabilizací programu se předělává tolikrát, kolikrát se program změní. Struktura první, výstupy z ní; plakát bude za večer stejně hezký, jen ho uděláte jednou.
• Vést program v e-mailech a hlavě. E-mail je doručovací kanál, ne databáze. Každé potvrzení, bio a časová preference se okamžitě přepisuje do zdroje pravdy — jinak sestavujete program archeologií schránky a bus factor akce je jedna.
• Zveřejnit řečníka před potvrzením. „Jednáme s ním, určitě to dopadne“ na webu je časovaná bomba: mazání ohlášeného řečníka je horší než pozdější oznámení. Pole stavu v datech to hlídá samo — když ho build respektuje.
• Vytisknout brzy, co se ještě změní. Tisknout jmenovky týden před akcí „ať je klid“ znamená tisknout je dvakrát. Deadlinová logika je opačná: co je levné dotisknout doma, tiskne se co nejpozději; do copy centra jde jen to, co se nemění (a proto tam nesmí být detailní program).
• Zapomenout na naplánované posty při změně programu. Fronta v plánovači je „vytištěný papír“, který se umí zveřejnit sám — post s odřeknuvším řečníkem ráno v den akce je nejzbytečnější ostuda celého žánru. Fronta postů patří do každé dopadové analýzy.
• Nechat AI tiše „opravovat“ data. Normalizace jmenovek, redakce bio, úklid registrací — všude platí: model vypisuje, co změnil, nejednoznačnosti nechává člověku a jména nechává tak, jak si je lidé napsali. Tichá oprava je tichá chyba.
• Odložit GDPR na „po akci“. Souhlasy se sbírají v podkladech a ve formuláři — tedy na začátku; zpětné doprošování o souhlas se zveřejněním je nepříjemné a zbytečné. A mazání dat po akci je úkol s termínem, ne dobrý úmysl.

Nejlepší nástroje

• Claude Code — motor odvozování: čte program a data řečníků z repozitáře, generuje web, podklady, tabulky pro tisk a kontroluje konzistenci; změny navrhuje, vy schvalujete. Pro tenhle typ práce („z jedněch dat mnoho výstupů“) je to nejsilnější nástroj celé sestavy.
• Git + GitHub — zdroj pravdy s historií: program, texty, šablony i vyhodnocení na jednom místě, každá změna s datem a důvodem. Soukromý repozitář zdarma; bez osobních údajů účastníků.
• Canva (v době psaní s MCP konektorem) — rodina šablon pro všechny tiskoviny a grafiku; návrhy zůstávají editovatelné ve vašem účtu a zvládne je upravit i dobrovolník v den akce. Hromadné plnění z tabulky si ověřte ve svém tarifu.
• Vercel — hosting webu akce: build z repozitáře po každé změně dat, bezplatná úroveň na web akce stačí. Postup v samostatném návodu.
• Formulář + tabulka, případně Supabase — registrace: formulář s tabulkou je poctivé minimum, Supabase (EU region) je krok navíc pro kapacitu, QR prezenci a další ročníky.
• Buffer (v době psaní s MCP konektorem) — fronta postů: kampaň navržená z programu se založí jako koncepty, publikaci schvaluje člověk. Základní použití i zdarma.
• Claude s placeným účtem — všechna práce s osobními údaji (jmenovky, follow-upy, vyhodnocení) patří do účtu se smluvní ochranou dat; přehled konektorů a jejich možností v průvodci MCP nástroji.

Co vám to přinese

• Čas: změny programu se propisují za minuty, ne za večery — a to je u prvního ročníku, kde se program změní mnohokrát, největší jednotlivá úspora. Výstupy (web, jmenovky, podklady, follow-upy) vznikají generováním z dat místo ručním přepisováním; střízlivým odhadem desítky hodin za přípravu.
• Peníze: akce bez agentury a bez grafika na výplatní pásce, v bezplatných úrovních nástrojů — platí se výběrově (AI účet s ochranou dat, případně tarif Canvy, doména). A druhý ročník je levnější než první, protože systém už stojí.
• Klid: krize „řečník odřekl“ je dvacetiminutový postup se seznamem, ne noc. Nikdo není nenahraditelný nosič informací — všechno podstatné je v datech, takže výpadek jednoho organizátora akci nepoloží. A GDPR není strašák na pozadí, ale sada splněných návyků.
• Kvalita: konzistence, kterou u ručně vedených akcí nezajistí ani pečlivost — web, tiskoviny, jmenovky a e-maily si nikdy neprotiřečí, protože říkají totéž z téhož místa. Řečníci dostávají komunikaci včas a strukturovaně, moderátoři podklady, ze kterých se dobře uvádí. Účastníci nic z toho nevidí — vidí akci, která působí, jako by ji dělal tým s agenturou.

Pro tip

Až systém pojede, přidejte mu vlastní paměť na příští ročník: po akci nechte AI projít celý repozitář — program, šablony e-mailů, poznámky ze dne D, vyhodnocení — a vygenerovat „runbook druhého ročníku“: časovou osu příprav s reálnými deadliny (opravenými o to, co letos nevyšlo), šablony připravené k naplnění novými daty a seznam rozhodnutí, která se nemusí dělat znovu, s odkazy, proč byla učiněna. Z prvního ročníku, který jste protrpěli, se stane produkt: postup, který příště zvládnete za polovinu času — nebo předáte dalším dvěma nadšencům, až budete chtít jen přijít jako účastníci.

A závěrečné pravidlo celého návodu: údaj, který existuje dvakrát, je chyba, která se ještě nestala. Kdykoli budete v pokušení „jen rychle přepsat“ jméno, čas nebo sál přímo do plakátu, webu nebo e-mailu, zastavte se: oprava patří do programu, výstup se odvodí. Jedna změna, jedno místo, propsáno všude — to je celý systém a důvod, proč budete v noci před akcí spát.