Naplánované zprávy: napište večer, doručí se ráno

Ve čtvrt na jedenáct večer vás napadne, co je potřeba ráno vyřešit. Dvě špatné možnosti: poslat zprávu hned a rozsvítit kolegovi telefon v posteli, nebo si to „zapamatovat na ráno" a spolehlivě zapomenout. Slack i Teams mají třetí cestu, o které kupodivu málokdo ví: zprávu napíšete teď a naplánujete její odeslání na vhodný čas. Vy máte čistou hlavu, kolega nedotčený večer — a zpráva dorazí přesně v momentě, kdy s ní může něco udělat.

Jak na to

Slack:

1. Napište zprávu, ale místo odeslání klikněte na šipku vedle zeleného tlačítka odeslat.
2. Vyberte nabídnutý čas (zítra 9:00 apod.), nebo zvolte Custom time a nastavte vlastní datum a čas.
3. Naplánované zprávy najdete v levém panelu v sekci Drafts & sent → Scheduled — do odeslání je můžete upravit, přeplánovat i smazat.
4. Plánovat jde zprávy do kanálů i přímé zprávy; funkce je dostupná i v bezplatném Slacku.

Teams:

1. Napište zprávu do chatu a klikněte na tlačítko odeslat pravým tlačítkem myši (v mobilu šipku podržte).
2. Zvolte Naplánovat odeslání, vyberte v kalendáříku datum a čas a potvrďte.
3. Zpráva se ukáže v konverzaci s poznámkou o naplánovaném čase; do té doby ji jde upravit nebo zrušit.

Vzorová situace

Vedoucí projektu dodělává v neděli večer plán týdne a má tři vzkazy pro tři lidi. Všechny je napíše hned, dokud má kontext v hlavě, a naplánuje na pondělí 8:30. Tým nedostane o víkendu jedinou notifikaci — a v pondělí ráno má každý svůj úkol nahoře v chatu, čerstvý a nepřehlédnutelný, ne zahrabaný pod nočními zprávami.

Co vám to přinese

Můžete pracovat, kdy vám to vyhovuje, aniž byste svůj rytmus vnucovali ostatním — stejná logika jako odložené odeslání e-mailu, jen pro chat. A zprávy načasované na začátek pracovní doby mají větší šanci, že se neztratí: dorazí, když je příjemce čte, ne když spí. Pro vedoucí je to navíc kulturní signál: tým, kterému nechodí zprávy o půlnoci, nemá pocit, že se o půlnoci pracovat má.

Pro tip

Načasování funguje i takticky: zprávu „připomínám dnešní deadline" naplánujte na ráno dne D už ve chvíli, kdy úkol zadáváte. Připomínka se pak pošle sama a vy nemusíte hlídat kalendář. Stejně dobře poslouží plánování přes časová pásma — kolegovi v Americe naplánujete zprávu na jeho ráno, místo abyste na něj pálili zprávy do noci. A pozor na jednu věc: naplánovaná zpráva odejde, i když se mezitím situace změní. Před víkendem proto stojí za to projít frontu naplánovaných zpráv a zrušit, co už neplatí.