Todoist: priorita a termín přímo v textu úkolu

Zadání úkolu má trvat pět vteřin, jinak ho v návalu práce prostě nezadáte — a myšlenka zůstane jen v hlavě, odkud časem zmizí. Todoist tenhle problém řeší tím, že rychlé přidání umí z jediné napsané věty vytáhnout termín, čas, prioritu i projekt, aniž byste museli cokoliv nastavovat ručně přes menu.

Vzorová situace

Uprostřed jiné práce si vzpomenete, že musíte zítra ve dvě odpoledne zavolat klientovi a je to naléhavé. Klasický postup: otevřít aplikaci, vytvořit nový úkol, napsat název, kliknout na datum, vybrat zítřek, kliknout na čas, zadat 14:00, kliknout na prioritu, vybrat nejvyšší. Šest kroků na jeden telefonát — a při druhém podobném úkolu ten samý kolotoč znovu.

S rychlým přidáním napíšete jednu větu „Zavolat Novákovi zítra 14:00 p1 #obchod“ a stisknete Enter. Todoist si termín, čas, prioritu i projekt sám vytáhne z textu — ze šesti kroků je jeden.

Jak na to

1. Otevřete rychlé přidání úkolu — v desktopové aplikaci globální klávesou Q, která funguje odkudkoli, i mimo otevřený Todoist.
2. Do jednoho řádku napište vše najednou, přesně tak, jak byste to řekli nahlas: „Poslat nabídku Novákovi zítra 14:00 p1 #obchod“.
3. Todoist automaticky rozparsuje jednotlivé části: zítra 14:00 se stane termínem s časem, p1 nejvyšší prioritou (rozsah je p1 až p4, kde p1 je nejnaléhavější), #obchod přiřazením do projektu Obchod.
4. Před potvrzením se v náhledu ukáže, jak Todoist jednotlivé části textu rozpoznal — stačí letmo zkontrolovat, že datum nebo projekt sedí, než úkol uložíte.
5. Stejný princip funguje i pro opakující se termíny („každé pondělí“) nebo štítky (znak @) — všechno se dá napsat do jednoho souvislého textu bez přepínání mezi poli formuláře.
6. Naučte se rozpoznávané klíčové výrazy nazpaměť (dny v týdnu, „zítra“, „za týden“, konkrétní časy) — čím přirozeněji píšete, tím spolehlivěji je Todoist rozpozná.

Nejlepší nástroje

• Rychlé přidání v Todoistu (klávesa Q) — jádro celé funkce, zdarma a vestavěné v aplikaci na všech platformách.
• Mobilní widget Todoistu — umožňuje stejné rychlé zadání přímo z plochy telefonu bez otevírání celé aplikace.
• Hlasové zadávání přes asistenta telefonu v kombinaci s rychlým přidáním — nadiktujete větu, Todoist ji stejně rozparsuje.
• Klávesové zkratky prohlížeče (rozšíření Todoistu do Chromu nebo Firefoxu) pro zadávání úkolů přímo z webových stránek, které zrovna procházíte.

Co vám to přinese

• Čas: odhadem 3–7 minut denně díky tomu, že u každého úkolu odpadají opakovaná kliknutí do samostatných polí formuláře.
• Vyšší pravděpodobnost zadání: čím rychlejší je zápis, tím větší šance, že úkol skutečně zapíšete v momentě, kdy vás napadne, místo abyste to odložili „na později“ a zapomněli.
• Konzistentní data: psaní ve stejném formátu (datum, priorita, projekt v jedné větě) vede k jednotnějším úkolům napříč celým systémem, což usnadňuje pozdější filtrování.
• Méně přerušení práce: rychlé zadání trvá pár vteřin, takže se vrátíte k rozdělané práci téměř bez ztráty koncentrace.

Pro tip

Naučte se i to, že rychlé přidání funguje globálně odkudkoli v systému, nejen uvnitř otevřeného Todoistu — nápad zapíšete bez přepínání do aplikace a bez ztráty kontextu toho, co jste zrovna dělali. Je to rozdíl mezi „zapsat hned“ a „zapsat, až se k tomu dostanu“ — a ten druhý případ znamená, že polovina nápadů se nikdy nezapíše.