Porovnání dvou verzí dokumentu: co se změnilo, uvidíte barevně

Protistrana vrátí smlouvu „s drobnými úpravami“, ale sledování změn zapnuté neměla. Kolega pošle novou verzi nabídky a do mailu napíše jen „trochu jsem to učesal“. Číst oba dokumenty vedle sebe a hledat rozdíly okem je loterie — jedno změněné číslo nebo vypuštěné slůvko „ne“ snadno přehlédnete. Word i Dokumenty Google přitom umí dvě verze porovnat strojově a každý rozdíl vyznačit jako revizi.

Jak na to

Ve Wordu:

1. Otevřete kartu Revize a klikněte na Porovnat → Porovnat…
2. Do levého pole vyberte původní dokument, do pravého revidovanou verzi. Potvrďte OK.
3. Word vytvoří třetí, srovnávací dokument: každá vsuvka, smazání i změna formátování je vyznačená jako sledovaná změna, po straně vidíte souhrn a můžete změny procházet jednu po druhé, přijímat je nebo odmítat.
4. Původní soubory zůstávají netknuté — pracujete s vygenerovaným porovnáním.

V Dokumentech Google:

1. Otevřete novější verzi a zvolte Nástroje → Porovnat dokumenty.
2. Vyberte na Disku druhý dokument a potvrďte. Google vytvoří nový dokument, kde jsou rozdíly vyznačené jako navrhované úpravy.

Word má vedle porovnání ještě sourozeneckou funkci Sloučit (hned pod Porovnat): tu použijete, když vám dva lidé vrátí připomínky každý ve své kopii — sloučení sesype revize obou recenzentů do jednoho dokumentu, i s informací, kdo kterou změnu navrhl.

Vzorová situace

Právnička pošle klientovi smlouvu o dílo, druhá strana ji vrátí bez vyznačených změn. Místo hodinového čtení odstavec po odstavci nechá Word obě verze porovnat — a během minuty vidí, že kromě ohlášené změny termínu se v článku o sankcích tiše změnilo „do 30 dnů“ na „do 90 dnů“. Přesně ten typ úpravy, který se při ručním čtení přehlédne nejsnáz.

Stejně poslouží porovnání vlastních verzí: když si nejste jistí, co všechno jste od minulého odevzdání v dokumentu předělali, porovnáte aktuální soubor se starší kopií a máte seznam změn pro průvodní e-mail. A funguje to i jako pojistka na cizí sliby — „změnili jsme jen článek o termínech“ si ověříte za minutu.

Co vám to přinese

Jistotu, že vám nic neproklouzlo — stroj nepřehlédne změněnou číslici ani vypuštěnou větu, unavené oči ano. U smluv a nabídek je to ochrana před nepříjemným překvapením, u běžných dokumentů úspora dvaceti minut soustředěného čtení pokaždé, když někdo pošle „mírně upravenou“ verzi bez sledování změn.

Pro tip

U dokumentů, které žijí přímo v Dokumentech Google, bývá rychlejší cesta historie verzí — porovnání se hodí hlavně tehdy, když dostanete soubor zvenku a žádnou společnou historii nemáte.