Tři měsíce s agentem: audit, po kterém polovinu úloh vypnete

Každý systém, který si člověk postaví sám, prochází stejnými třemi fázemi. Nejdřív přidáváte, protože to jde. Pak to nějakou dobu běží. A pak jednoho dne zjistíte, že většinu toho, co vám chodí, mažete bez čtení.

U agenta ta třetí fáze přichází zhruba po třech měsících. Je to dobrá chvíle sednout si na hodinu a projít, co z původního nadšení zbylo.

Jedna poznámka předem: tenhle díl je postup, ne vyprávění o konkrétním provozu. Která úloha přežije, je u každého jiné. Stejné jsou jen otázky.

Co za tři měsíce naroste

Čtyři hromádky, každá jinak nenápadná.

• Plánované úlohy. Přidat jednu trvá větu. Odebrat ji vyžaduje rozhodnutí, a to se odkládá.
• Dovednosti. Agent si je píše sám. Po čtvrt roce jich máte víc, než víte.
• Paměť. Co jste mu řekli v srpnu, platí pro něj dál, i když jste mezitím změnili klienta, projekt i názor.
• Napojení. Služby, které jste připojili na zkoušku, mají přístup dodnes.

Inventura: nechte ji udělat agenta

Začněte seznamem. Agent ví, co má.

Připrav mi inventuru. Čtyři seznamy:

1. Plánované úlohy: název, rozvrh, kdy běžela naposledy, kam
   posílá výsledek.
2. Dovednosti: název, jedna věta, co dělá, kdy vznikla, a jestli
   jsi ji za poslední měsíc použil.
3. Co si o mně pamatuješ: po bodech, nejstarší první.
4. Napojené služby a nástroje, které z nich máš.

Nic neměň, jen vypiš.

Výsledek si uložte. Je to stav před auditem a za čtvrt roku ho budete chtít porovnat.

Čtyři otázky na každou úlohu

U každé plánované úlohy si odpovězte, poctivě a bez přemýšlení déle než pár vteřin:

Třetí otázka je nejostřejší. Úloha, jejíž nepřítomnosti byste si všimli za týden, je k ničemu. Úloha, po které byste se sháněli v osm ráno, je ta pravá.

Tabulka

Cenu jedné úlohy změříte postupem z dílu o měsíčním účtu. Verdikt má tři možnosti, ne dvě:

• nechat — tři ano;
• upravit — čtu, ale nejednám: úloha má správné téma a špatný tvar. Zkraťte ji, změňte čas, nebo ji slučte do briefu;
• pozastavit — všechno ostatní.

Pět vzorců úloh, které nepřežijí

Nejsou to výsledky měření, jsou to typy. Když v tabulce uvidíte některý z nich, víte předem, jak dopadne.

Zpravodaj. „Každé ráno mi pošli přehled zpráv z oboru.“ První týden zajímavé. Pak zjistíte, že to důležité se k vám dostane i jinak a zbytek nepotřebujete.

Hlásič klidu. „Každý den mi napiš, že zálohy proběhly.“ Tři sta zpráv ročně o tom, že se nic nestalo. Správně je hlásit jen výjimky.

Dvojník. Úloha, která dělá totéž co jiný nástroj, který už máte. Kalendář vám schůzky připomíná sám.

Ambice. „Každý večer se mě zeptej na tři věci do deníku.“ Skvělá, dokud odpovídáte. Po čtrnácti dnech bez odpovědi je to každodenní výčitka.

Jednorázovka. Hlídání ceny věci, kterou jste si dávno koupili. Sledování lístků na koncert, který už byl.

A jeden vzorec, který naopak přežívá skoro vždy: úloha, která vám říká, co jste slíbili. Protože je jediná, kde za chybějící informaci platíte vy osobně a hned.

Pozastavit, ne smazat

Co neprošlo, nemažte. Pozastavte na měsíc.

Pozastav úlohy [seznam]. Za 30 dní mi připomeň, že je mám
rozhodnout, a vypiš je znovu.

Důvod je psychologický. Smazat něco, co jste si pracně nastavili, se nechce, a tak se audit odkládá. Pozastavení nic nestojí. A za měsíc je rozhodnutí snadné: co vám nechybělo, to nepotřebujete.

Dovednosti, paměť, napojení

Stejná hodina, tři kratší průchody.

Dovednosti. U každé jedna otázka: rozumím tomu, co dělá? Když ne, otevřete si ji. Když ani potom ne, smažte ji. Nepoužívané dovednosti navíc zvětšují režii každého dotazu. Podrobně v dílu o dovednostech.

Paměť. Projděte seznam a škrtejte, co už neplatí: ukončené projekty, bývalé klienty, pravidla, která jste mezitím změnili. Agent, který se řídí tři měsíce starým pokynem, se nemýlí; jen ho nikdo neopravil.

Napojení. Služby, které agent za čtvrt roku nepoužil, odpojte. Každé napojení je přístup, který existuje, i když ho nikdo nevyužívá.

Co s ušetřeným

Po auditu vám zbude méně úloh. Odolejte pokušení zaplnit uvolněné místo novými.

Lepší použití je jedno: vezměte úlohu, která přežila s nejlepším výsledkem, a udělejte ji o stupeň lepší. Přesnější zadání, lepší čas, kratší výstup. Agent se třemi úlohami, které čtete, je cennější než agent s patnácti, které tolerujete.

Kdy audit opakovat

Čtvrtletně, a zapište si ho do kalendáře hned. Každý další je kratší, protože přibývá méně a víte, co hledat.

A porovnávejte s minulou inventurou. Dvě čísla stojí za sledování: kolik úloh máte a kolik z nich prošlo všemi čtyřmi otázkami. Když to druhé roste a první ne, stavíte správně.

Na co si dát pozor

• Nedělejte audit ve špatný den. Unavení vypnete všechno, nadšení nic.
• Nenechte agenta rozhodovat. Inventuru ano, verdikt ne. Neví, co jste četli.
• Pozor na úlohy, které chrání. Hlídání záloh a místa na disku se „nečte“, protože nic nehlásí. To není důvod je vypnout; je to důvod ověřit, že by se ozvaly.
• Zápis z auditu si nechte. Tři řádky: co jste pozastavili a proč. Příště ušetříte čtvrt hodiny vzpomínání.

Nejtěžší na celém auditu je přiznat si, že úloha, na kterou jste byli první týden hrdí, k ničemu nevedla. Nevypovídá to nic o agentovi ani o vás. Jen o tom, že užitečnost se nedá odhadnout předem — dá se jen změřit potom.