Komentář s @ v Dokumentech Google umí přiřadit úkol

Sdílený dokument plný komentářů typu „tohle by chtělo doplnit“ má jednu vadu: nikdo konkrétní za nic nezodpovídá, a tak připomínky visí týdny. Dokumenty, Tabulky i Prezentace Google přitom umí z komentáře udělat skutečný úkol: zmíníte v něm kolegu přes zavináč, zaškrtnete Přiřadit — a dotyčný dostane upozornění, úkol se mu počítá a vyřešit ho může právě on. Z vágního „mělo by se“ je adresné „uděláš“.

Jak na to

1. Označte text (nebo buňku či objekt), kterého se připomínka týká, a vložte komentář — tlačítkem, nebo zkratkou Ctrl + Alt + M.
2. V textu komentáře napište @ a začněte psát jméno či e-mail kolegy; vyberte ho z nabídky.
3. Pod komentářem se objeví zaškrtávátko Přiřadit uživateli… — zaškrtněte ho a odešlete.
4. Kolega dostane e-mailové upozornění s úryvkem a odkazem přímo na místo v dokumentu. U komentáře je viditelně uvedeno, komu je úkol přiřazen.
5. Po splnění klikne přiřazený na fajfku Označit jako vyřešené — vlákno se uklidí, ale zůstává dohledatelné v historii komentářů (ikona komentářů vpravo nahoře), takže se k němu dá kdykoli vrátit.
6. Úkol jde v odpovědi přiřadit i někomu jinému — odpovědnost se předá dál, nic nezapadne.

Dvě jemnosti navíc: zmínit můžete i člověka, který dokument zatím nevidí — Dokumenty samy nabídnou, že mu ho nasdílíte, včetně volby úrovně přístupu. A kdo dostává příliš mnoho upozornění, může si je zkrotit: ikona zvonečku v panelu komentářů umožňuje odebírat jen komentáře, které se týkají přímo vás.

Vzorová situace

Vedoucí marketingu prochází návrh tiskové zprávy. Místo mailu se seznamem „Jano, doplň citaci; Petře, ověř čísla“ projde dokument a u každého místa nechá přiřazený komentář tomu, kdo ho má vyřešit. Jana i Petr dostanou upozornění s odkazem přesně na svou větu, po opravě úkol odškrtnou — a vedoucí na jednom místě vidí, co už je hotové a co ještě visí. Žádné dohledávání v mailových vláknech.

Co vám to přinese

Připomínky s adresátem a stavem: na první pohled je vidět, kdo má co udělat a co už je vyřešené. Odpadne celá vrstva koordinačních e-mailů „už jsi to zapracoval?“ — dokument si revizní kolečko řídí sám. A protože vyřešená vlákna zůstávají v historii, nikdy se neztratí ani zdůvodnění, proč se něco změnilo.

Pro tip

Zavináč v komentářích je sourozenec zavináče přímo v textu dokumentu — v textu vkládá zmínky a šablony, v komentáři deleguje. Dohromady dělají z Dokumentů Google plnohodnotný nástroj pro týmovou revizi.