Odložte mail na chvíli, kdy s ním můžete něco udělat

Mail, se kterým teď nemůžete nic udělat, v inboxu jen překáží a žere pozornost — vidíte ho pokaždé, když inbox otevřete, ale odpovědět na něj zatím nemůžete, protože čekáte na informaci, na kolegu, nebo prostě na vhodnější chvíli. Funkce Odložit takový mail dočasně schová a vrátí ho přesně tehdy, kdy s ním budete moct něco udělat, místo aby se s ním musela pořád znovu potýkat vaše pozornost.

Vzorová situace

Projektová manažerka Zuzana dostane mail s žádostí o schválení rozpočtu, na který ale nemůže odpovědět dřív, než se v úterý sejde s finančním oddělením. Mail zůstává v inboxu celý týden, míhá se jí před očima při každém otevření pošty a připomíná jí něco, co stejně nemůže vyřešit dřív než v úterý.

S funkcí Odložit mail zmizí z inboxu úplně a vrátí se sám v úterý ráno — přesně ve chvíli, kdy má smysl se jím zabývat. Do té doby má Zuzana čistý inbox a hlavu bez zbytečné připomínky nevyřešitelného úkolu.

Jak na to

1. Najeďte myší na zprávu v seznamu a klikněte na ikonu hodin (Odložit), která se u zprávy zobrazí, nebo — máte-li mail už otevřený — stiskněte B.
2. Vyberte, kdy se má mail vrátit: nabízené možnosti bývají zítra ráno, tento víkend, příští týden, nebo si zadejte vlastní datum a čas přesně podle potřeby.
3. Mail se okamžitě přesune z inboxu do zvláštní sekce Odloženo, odkud ho lze kdykoli ručně vrátit dřív, pokud se situace změní.
4. V určený čas se mail automaticky vrátí zpátky na vrchol inboxu, jako by právě dorazil, se stejnou viditelností jako nová zpráva.
5. Odložit lze i více zpráv najednou — označte je zaškrtávacími políčky v seznamu a použijte stejnou ikonu hodin nad seznamem.
6. Pokud se vám u konkrétního mailu pravidelně opakuje potřeba odložit ho na stejnou dobu (například na pondělní ráno kvůli poradě), zvažte kombinaci s naplánovanou událostí v kalendáři, aby vám k mailu přibyla i připomínka mimo Gmail.
7. Sekci Odloženo si čas od času projděte celou, ne jen reagujte na jednotlivé návraty mailů — snadno se tam nahromadí víc odložených zpráv, než čekáte.

Nejlepší nástroje

• Vestavěná funkce Odložit v Gmailu — zdarma, funguje přímo v rozhraní, žádné rozšíření není potřeba.
• Naplánované úkoly v Outlooku — obdobný princip pro uživatele Microsoft 365.
• Todoist nebo podobný úkolovník s integrací do e-mailu — hodí se, když chcete mail rovnou proměnit v úkol s termínem, ne jen ho dočasně schovat.
• Štítky s vlastním systémem priorit — alternativa k odkládání pro lidi, kteří preferují mít vše viditelné, jen roztříděné podle naléhavosti místo skryté mimo dohled.

Co vám to přinese

• Čas: odhadem 10 minut denně, které by jinak zabralo opakované přehlížení a znovupročítání mailů, na které zatím nemůžete reagovat.
• Čistý inbox jako skutečný seznam úkolů: zůstává v něm jen to, co vyžaduje pozornost právě teď, ne věci naplánované na později.
• Menší mentální zátěž: mozek si nemusí sám pamatovat, že na tohle musíte zítra odpovědět — odložený mail se vrátí sám, ve správný čas.
• Nic se neztratí: na rozdíl od archivace „na později, až budu mít čas" má odložený mail pevný termín návratu.
• Realističtější inbox: to, co vidíte při otevření pošty, odpovídá tomu, co skutečně můžete řešit právě teď, ne všemu, co kdy dorazilo.

Pro tip

Funkci Odložit kombinujte s naplánovaným odesláním — mail si nejdřív odložíte na chvíli, kdy máte na odpověď čas, a rovnou naplánujete jeho odeslání na vhodnou hodinu, aniž by dvě různé funkce vyžadovaly dva samostatné kroky navíc.