Chytré složky: hledání, které se aktualizuje samo

Místo opakovaného hledání si hledání uložte. Většina lidí si stejný dotaz — poslední faktury, čerstvé screenshoty, dokumenty upravené tento týden — zadává do Finderu pořád dokola, přestože jde nastavit jednou a nechat ho, ať se aktualizuje sám.

Vzorová situace

Freelancer si na konci měsíce potřebuje projít všechny faktury, které za dané období vystavil nebo přijal, ať už jsou uložené kdekoli na disku — v dokumentech, ve staženém e-mailu, na ploše. Bez chytré složky to znamená pokaždé znovu zadat hledání „faktura" a ručně přebírat výsledky, protože se hledá pořád to samé, jen s jiným datem.

S chytrou složkou nastaví pravidlo jednou — typ souboru PDF, název obsahující „faktura", datum poslední úpravy — a od té chvíle je stačí jen otevřít. Finder v ní vždy zobrazuje aktuální stav podle disku, bez nutnosti znovu zadávat totéž hledání.

Jak na to

1. Ve Finderu otevřete Soubor → Nová chytrá složka (nebo klávesovou zkratku, pokud si ji máte přiřazenou v Nastavení systému).
2. Tlačítkem + vpravo nahoře přidejte jedno nebo víc pravidel: druh souboru, datum vytvoření či úpravy, název, velikost, nebo i obsažený text.
3. Pravidla se dají kombinovat pomocí přepínače nahoře — „všechna" pro průnik podmínek, nebo „kterákoli" pro širší výsledky.
4. Výsledky se zobrazují průběžně, jak pravidla upravujete, takže hned vidíte, kolik souborů odpovídá.
5. Kliknutím na Uložit pojmenujete složku a zvolíte, jestli se má přidat i do bočního panelu Finderu pro rychlý přístup.
6. Obsah chytré složky se od té chvíle aktualizuje automaticky — nový soubor, který splní podmínky, se v ní objeví sám, bez opakování hledání.
7. Chytrá složka neduplikuje soubory ani nezabírá extra místo na disku — je to jen uložený filtr, který zobrazuje odkazy na originály tam, kde skutečně leží.

Nejlepší nástroje

• Vestavěné chytré složky Finderu — zdarma, fungují okamžitě a stačí na drtivou většinu opakovaného hledání.
• Chytré alba ve Fotkách — stejný princip pro fotografie, třeba „selfie za poslední rok" nebo „fotky s určitou osobou".
• Chytré štítky (tagy) ve Finderu — kombinace s barevnými štítky umožní chytré složce filtrovat i podle vlastní kategorizace, ne jen podle systémových metadat.
• Hazel (placený nástroj) — pro pokročilé, kdo chtějí nejen vyhledávat, ale i automaticky přesouvat a přejmenovávat soubory podle podobných pravidel.

Co vám to přinese

• Čas: odpadá opakované psaní stejného hledacího dotazu — u pravidelných činností jako účtování nebo úklid to je snadno několik minut týdně.
• Přehled: vždy vidíte aktuální stav bez rizika, že na něco zapomenete, protože to leží v jiné složce, než kde jste hledali naposledy.
• Méně chaosu na disku: nemusíte soubory ručně třídit do složek podle typu — chytrá složka je najde, ať leží kdekoli, originál zůstává tam, kam ho uložil systém nebo aplikace.
• Konzistentní pravidla: jednou nastavená podmínka platí pořád stejně, takže výsledky nezávisí na tom, jestli si při hledání přesně vzpomenete na správná klíčová slova.

Pro tip

Skvělé kombinace k vyzkoušení: „naposledy otevřené dokumenty" (rychlý návrat k rozdělané práci), „screenshoty starší než měsíc" (na pravidelný úklid plochy) nebo „faktury podle názvu souboru" (na konci každého měsíce jedním pohledem víte, co vystavit nebo doplatit).