Textové zkratky: napište „adr“ a vyskočí celá adresa

Věci, které píšete pořád dokola — adresa, IČO, číslo účtu, standardní odpověď na dotaz od klienta — pište jednou. macOS má systémovou funkci Náhrady textu, která funguje napříč všemi aplikacemi: co jednou nastavíte, funguje stejně v mailu, prohlížeči, chatu i textovém editoru.

Vzorová situace

Freelancer píše denně několik e-mailů, ve kterých znovu a znovu uvádí fakturační údaje — název firmy, IČO, DIČ, číslo účtu. Bez textových zkratek to znamená mít tyhle údaje otevřené v poznámkách vedle a pokaždé je odtud kopírovat, nebo je rovnou přepisovat z hlavy s rizikem překlepu v čísle účtu.

S nastavenou náhradou textu stačí napsat krátkou zkratku a mezerník, a celý blok údajů se objeví sám, přesně tak, jak byl jednou zadaný — bez kopírování odjinud a bez rizika, že se v čísle překlepne.

Jak na to

1. Otevřete Nastavení systému → Klávesnice → Náhrady textu (v některých verzích macOS pod položkou Text).
2. Klikněte na tlačítko + a přidejte nový záznam: vlevo krátká zkratka (například „ppodpis" nebo „ffaktura"), vpravo plný text, který se má dosadit.
3. Do plného textu můžete vložit i víc řádků — třeba celý e-mailový podpis se jménem, telefonem a odkazem na web, nebo kompletní fakturační údaje na několika řádcích.
4. Uložte záznam a vyzkoušejte ho v libovolné aplikaci: napište nastavenou zkratku a stiskněte mezerník nebo interpunkci — text se automaticky nahradí.
5. Zkratek můžete mít nastavených libovolné množství — pro adresu, standardní odpovědi, často posílané odkazy nebo fráze, které píšete pořád stejně.
6. Kdykoli se dá záznam upravit nebo smazat ve stejném nastavení, pokud se údaje změní (třeba nové číslo účtu).
7. Právě proto, že náhrada proběhne po napsání zkratky a mezery či interpunkce, se vyplatí volit zkratky, které se v běžném textu samy od sebe neobjeví — ať se vám nenahradí něco, co jste napsat nechtěli.

Nejlepší nástroje

• Vestavěné Náhrady textu — zdarma, funguje systémově ve všech aplikacích, na většinu potřeb plně stačí.
• TextExpander (placená aplikace) — pro náročnější uživatele nabízí zkratky s proměnnými poli (datum, jméno klienta se doplní pokaždé jinak) a synchronizaci mezi víc zařízeními a platformami.
• Espanso (bezplatný open-source nástroj) — alternativa pro uživatele, kteří chtějí zkratky spravovat v textovém konfiguračním souboru a verzovat je.
• Poznámky se šablonami — jednodušší, ale méně pohodlná varianta pro delší texty, které se nehodí do krátké zkratky, ale kopírují se jen občas.

Co vám to přinese

• Čas: desítky sekund ušetřené při každém psaní opakovaného textu se za den se sčítají na citelné minuty, obzvlášť u lidí, co komunikují s klienty e-mailem často.
• Méně chyb: číslo účtu, IČO nebo DIČ se nikdy nepřepíše špatně, protože se nepíše ručně, ale vloží z jednou správně zadaného textu.
• Konzistence: e-mailový podpis nebo standardní odpověď vypadá pokaždé stejně, bez drobných odchylek, které vznikají při ručním psaní z paměti.
• Funguje všude: na rozdíl od šablon v jedné konkrétní aplikaci fungují systémové náhrady textu stejně v mailu, chatu, prohlížeči i libovolném textovém editoru.

Pro tip

Začínejte zkratky neobvyklým znakem nebo zdvojením písmene (například „xadr" nebo „ppodpis"), aby se nespouštěly omylem uprostřed běžného slova. Přes iCloud se navíc náhrady textu synchronizují i na iPhone a iPad, takže stejné zkratky fungují i v mobilu.