Z krabice vizitek tabulka pro CRM za jeden večer

Vizitky mají krátkou dobu použitelnosti. Týden po veletrhu si ještě pamatujete, kdo byl kdo; za měsíc už držíte v ruce kartičku s cizím jménem a nevíte, proč jste si ji vzali. A tak většina vizitek skončí v šuplíku, protože přepsat sto kontaktů do CRM je půldenní otrava, na kterou se nikdy nenajde čas. Stánek přitom něco stál — a hodnota z něj neplyne z toho, kolik kartiček jste posbírali, ale z toho, kolika lidem se ozvete dřív, než na vás zapomenou.

Nejcennější informace na vizitce často není ta vytištěná — je to vaše poznámka tužkou na okraji: „ozvat se v září“, „zájem o školení pro 12 lidí“, „rozhoduje až po rozpočtu“. Právě tuhle část žádná automatická čtečka vizitek nepřečte, protože je stavěná na tištěný text v předvídatelném layoutu. AI, která umí rukopis, ji přečte — a to je rozdíl mezi seznamem jmen a seznamem příležitostí.

Návod vede celou cestou: od skenování kartiček do složky přes zpracování v Claude Cowork, čištění tabulky a CSV pro import do CRM až po mini-rešerši firem a personalizované follow-up koncepty. Každá fáze má prompt k okopírování. A jedno pravidlo platí nad všemi: koncepty píše AI, odesílá vždycky člověk — hromadné rozeslání je tady zakázaný tah, a to nejen kvůli pravidlům pro obchodní sdělení, ale hlavně proto, že mail, který nikdo nečetl, vám vztah spíš zavře.

Vzorová situace

Obchodník Radek se vrací z třídenního oborového veletrhu s 94 vizitkami v gumičce. Zhruba na třetině má tužkou dopsanou poznámku, na dvanácti jen jedno slovo, u pěti si nepamatuje vůbec nic. Standardní postup zná: kartičky leží tři týdny na stole, pak přepíše dvacet nejnadějnějších kontaktů, zbytek zahodí. Sedmdesát kontaktů zaplacených stánkem přijde vniveč — ne z nezájmu, ale protože se první krok nikdy nevejde do týdne, ve kterém dohání to, co mu za tři dny na veletrhu naskočilo.

Nový postup mu zabere jeden večer. V neděli po večeři rozloží kartičky po deseti na stůl a telefonem je naskenuje do jedné složky — dvacet minut včetně dvou přefocení. Složku otevře v Claude Cowork a pustí extrakci. Než dovaří čaj, má tabulku s 94 řádky: jméno, firma, pozice, mail, telefon, poznámka z okraje přepsaná do sloupce kontext, a u jedenácti řádků hvězdička „zkontrolovat“. Těch jedenáct projde ručně proti fotkám, deset minut. Druhý průchod doplní ke každé firmě dvě věty rešerše do sloupce příprava. Třetí připraví koncepty follow-up mailů.

Pak přijde ta část, kterou nedeleguje: dvě hodiny čte koncepty. Čtyřicet smaže, protože kontakt byl zdvořilostní a psát mu by byl spam. Padesát čtyři upraví — někde přepíše celý první odstavec, protože poznámka z vizitky říkala něco jiného, než si model domyslel — a rozešle je po skupinkách během tří dnů, ne najednou. Ve čtvrtek má tři schůzky a dvě odpovědi ve stylu „teď ne, ozvěte se v lednu“, což je taky výsledek, protože si je zapíše do CRM s datem. Rozdíl proti loňsku není v kvalitě mailů. Je v tom, že vůbec vznikly.

Fáze 0: skenování a příprava, než pustíte AI

Kvalita výstupu se rozhoduje tady. Hodina strávená nad špatnými skeny se pak vrací jako dvě hodiny oprav v tabulce.

Skenování do jedné složky

Nepotřebujete skener. Stačí telefon a vestavěný skenovací režim, který snímek ořízne, narovná perspektivu a zvedne kontrast — viz skenování telefonem. Postup, který se osvědčil:

• Po deseti kartičkách na stůl vedle sebe, v mřížce, na jednobarevné podložce. Deset fotek místo sta a pořád dost detailu na přečtení mailu. Kdo má vizitky lesklé nebo tmavé, radši je fotí po pěti.
• Oboustranné vizitky foťte oboustranně, ideálně tak, aby rub následoval hned po líci — a v promptu na to model upozorněte. Kontakt bývá vzadu častěji, než čekáte.
• Vlastní poznámky nezakrývejte prstem. Pokud jste psali na rub, platí předchozí bod dvojnásob.
• Fotky přeneste do jedné složky v počítači a nic v ní netřiďte. To je celý smysl: třídění je práce, kterou přebírá stroj.

Co si připravit z CRM

Než začnete, zjistěte dvě věci ve svém CRM: jaké názvy sloupců čeká import (většina systémů umí CSV a má popsanou vzorovou hlavičku) a jaké kódování a oddělovač — u českých systémů bývá středník a UTF-8, ale ne vždy. Když tohle víte předem, ušetříte si přemapovávání celé tabulky. Vzorovou hlavičku si zkopírujte, budete ji v promptu vkládat.

Kontrola kvality skenů

Než pustíte plnou extrakci, nechte si složku prohlédnout. Je to prompt, který stojí minutu a ušetří opravy.

Pracuj se složkou [cesta ke složce] s naskenovanými vizitkami.
Zatím nic neextrahuj — udělej jen kontrolu kvality.

Projdi všechny soubory a vrať tabulku:
soubor | kolik vizitek je na snímku | čitelnost (dobrá / horší /
nečitelná) | co konkrétně vadí (odlesk, rozmazané, uříznutý okraj,
příliš malé písmo, tmavé pozadí)

Na konec dej:
- seznam souborů, které doporučuješ přefotit, a proč
- kolik vizitek je ve složce celkem podle tvého počtu
- jestli některé snímky vypadají jako rub téže vizitky

Nic neuklízej, nepřejmenovávej ani nemaž.

Vrátí seznam snímků k přefocení — obvykle jich je pár a přefotit je stojí dvě minuty. Celkový počet vizitek si porovnejte s tím, kolik kartiček jste měli; když se rozchází, něco se nevešlo do záběru.

Fáze 1: extrakce ve složce, včetně rukopisu

Claude Cowork je režim desktopové aplikace pro práci se soubory bez programování: vyberete složku a Claude v ní umí číst dokumenty, obrázky i skeny a zapisovat výsledky do souborů. Přístup má jen ke složkám, které mu sami dáte, a odebrat ho můžete kdykoli.

Kontakty jsou osobní údaje cizích lidí, takže tohle dělejte na placeném nebo firemním účtu se smluvní ochranou dat, ne ve volném chatu. A do složky dejte opravdu jen vizitky — žádné ostatní pracovní soubory, žádné soukromé fotky.

Hlavní extrakční prompt

Tohle je jádro celého postupu. Klíčové jsou tři instrukce: nikdy nehádat, rukopis přepsat doslova a nemíchat přepis s výkladem.

Pracuj se složkou [cesta] s naskenovanými vizitkami z akce
[název veletrhu, datum konání].

Projdi všechny snímky a vytvoř tabulku, jeden řádek na vizitku,
se sloupci:
jmeno | prijmeni | pozice | firma | email | telefon | web | adresa |
kontext | zdroj_kontaktu | soubor | jistota

Pravidla:
- ručně psané poznámky přepiš DOSLOVA do sloupce kontext, nic
  neinterpretuj, nezkracuj a nedoplňuj; když poznámka není, nech
  buňku prázdnou
- do sloupce zdroj_kontaktu napiš [název veletrhu] a datum akce
  ke každému řádku stejně
- telefon uveď v mezinárodním formátu a původní zápis nech
  v závorce za ním
- e-mail přepiš znak po znaku; u znaků, které se pletou (malé l
  a velké I, nula a písmeno O, spojení r n proti m), zvaž kontext
  jména a firmy, ale nikdy si adresu nedomýšlej
- rub a líc téže vizitky spoj do jednoho řádku
- co nepřečteš, napiš [NECITELNE]; nikdy nehádej
- do sloupce jistota napiš vysoka / stredni / nizka podle toho,
  jak jistý sis přečtením

Výstup ulož jako kontakty.csv do stejné složky, oddělovač středník,
kódování UTF-8. Do chatu mi napiš jen souhrn: kolik řádků, kolik
řádků má nízkou jistotu a u kterých souborů.

Vrátí soubor, který je z devadesáti procent hotový. Souhrn v chatu je záměrný — nepotřebujete číst 94 řádků v okně, potřebujete vědět, kolik jich vyžaduje vaši ruku. Nejčastější selhání: model spojí dva kontakty z jednoho snímku do jednoho řádku (proto ta kontrola počtu z fáze 0) a u vizitek s grafickým layoutem zamění pozici a firmu. Obojí se pozná při kontrole, na kterou je další prompt.

Druhý průchod na nejisté řádky

Vezmi z kontakty.csv řádky, kde je jistota nizka nebo kde je
[NECITELNE], a projdi u nich znovu odpovídající snímky.

Pro každý takový řádek mi napiš:
- které pole je problematické
- co na snímku vidíš, i kdyby to byl jen fragment
- dvě až tři varianty, jak by ta hodnota mohla znít, seřazené
  podle pravděpodobnosti
- jestli je varianta ověřitelná z jiného pole (třeba tvar
  e-mailové adresy podle jména a domény z webu firmy)

Do souboru zatím nic nezapisuj. Rozhodnutí udělám já a řeknu ti,
co kam doplnit.

Vrátí soupis, ve kterém rozhodujete vy — což je přesně to místo, kde se rozhoduje AI navrhuje, člověk schvaluje. U e-mailů buďte přísní: adresa s jedním zaměněným znakem se nepozná jinak než nedoručením, a nedoručený mail vypadá jako mlčení, ne jako chyba. Když si nejste jistí, radši pole nechte prázdné a napište kontaktní osobě přes profesní síť.

Fáze 2: tabulka připravená k importu

Mezi vytaženými daty a fungujícím importem je pořád kus práce: duplicity, formáty, hlavičky. Tohle je ta část, kterou lidé podceňují a pak dvě hodiny opravují v CRM.

Čištění a duplicity

Nad souborem kontakty.csv udělej čištění. Nic nemaž — vytvoř
kontakty-cistene.csv a rozdíly mi vypiš.

1. Duplicity: najdi řádky, které jsou pravděpodobně stejná osoba
   (shodný e-mail, nebo shodné příjmení plus firma). Nespojuj je
   sám — vypiš je jako návrh ke sloučení včetně toho, čím se liší.
2. Formáty: sjednoť telefony do mezinárodního tvaru, e-maily na
   malá písmena, názvy firem bez koncových mezer a bez dvojitých
   mezer uvnitř.
3. Právní formy firem (s.r.o., a.s. a podobně) sjednoť do jednoho
   zápisu, ale nikdy název nezkracuj ani nedoplňuj.
4. Zjevné překlepy v doménách e-mailů (gmial, seznma) označ jako
   podezřelé, ale neopravuj.
5. Prázdná povinná pole: vypiš řádky, kde chybí e-mail i telefon
   zároveň — s těmi se nedá pracovat.

Na konec mi dej přehled: kolik řádků upraveno, kolik návrhů na
sloučení, kolik řádků je nepoužitelných.

Vrátí čistší tabulku a seznam rozhodnutí. Sloučení duplicit dělejte ručně: dva řádky se stejným příjmením a firmou mohou být dva různí lidé z jednoho oddělení a spojením byste vyrobili kontakt, který neexistuje.

Mapování na hlavičku vašeho CRM

Tady je vzorová hlavička importu z mého CRM [název systému]:

[vlož přesnou hlavičku, kterou CRM očekává]

Převeď kontakty-cistene.csv do souboru import-crm.csv tak, aby
přesně odpovídal téhle hlavičce.

- názvy sloupců napiš doslova podle vzoru, ve stejném pořadí
- moje sloupce kontext a zdroj_kontaktu namapuj do pole
  [poznámka / popis], ve tvaru:
  „Zdroj: [veletrh, datum]. Poznámka z vizitky: [doslovný přepis]."
- pole, která CRM čeká a já pro ně nemám data, nech prázdná;
  nic nedoplňuj ani nevymýšlej
- datum ve formátu [RRRR-MM-DD]
- oddělovač středník, kódování UTF-8, první řádek hlavička

Do chatu mi napiš seznam polí, která zůstala prázdná, a pole
z mých dat, která se do hlavičky nevešla.

Vrátí soubor k nahrání. Poslední odstavec je důležitý: pole, která se do hlavičky „nevešla“, jsou typicky ta nejcennější (kontext z vizitky) a bez upozornění by tiše zmizela. Import vždycky vyzkoušejte nejdřív na pěti řádcích — každé CRM má svoji představu o tom, co je povinné.

Fáze 3: mini-rešerše firem do sloupce příprava

Kontakt v tabulce je surovina. Použitelný je ve chvíli, kdy víte, komu voláte. Tohle je druhý průchod, který z tabulky udělá podklad pro obchod.

Nad souborem import-crm.csv doplň nový sloupec priprava.
Pro každou firmu v tabulce zjisti a shrň:

- čím se firma zabývá (jedna věta, konkrétně — ne „poskytuje
  řešení", ale co reálně dělá a komu)
- přibližná velikost (počet zaměstnanců nebo řádový odhad) a kde
  působí
- jedna aktualita z posledního roku, pokud existuje (nový produkt,
  expanze, akvizice, otevřená pozice, změna vedení)
- čím by pro ně mohla být zajímavá moje nabídka: [popis toho, co
  nabízíte]

Pravidla:
- u každého údaje uveď zdroj (odkaz nebo název stránky)
- co nenajdeš, napiš „nezjištěno" — nedomýšlej si a nepiš obecné
  fráze, které by seděly na jakoukoli firmu
- když si nejsi jistý, že jde o tu správnou firmu (podobný název,
  jiná země), napiš to výslovně a nespojuj údaje dohromady
- celkem maximálně 4 věty na firmu

Zpracuj to po dávkách po [10] firmách a po každé dávce se zastav.

Vrátí sloupec, díky kterému nejdete do telefonátu naslepo. Dvě věci hlídejte. Zdroje nejsou dekorace — u firem s obecným názvem se snadno stane, že se rešerše vztahuje k jiné společnosti, a jediné, co to odhalí, je odkaz. A „nezjištěno“ je správná odpověď, kterou musíte v promptu explicitně povolit, jinak dostanete čtyři věty prázdných frází u každé firmy. Rešerši berte jako hypotézu k ověření, ne jako fakt; obecný postup je v tipu ověřování faktů s AI.

Hloubková rešerše u kontaktů, které za to stojí

U pěti až deseti nejnadějnějších kontaktů se vyplatí jít dál, než jsou čtyři věty. Na to je hloubková rešerše, která prohledá web a vrátí zprávu s citacemi.

Připrav mi podklad na schůzku s [jméno, pozice] z firmy [firma].
Poznámka z vizitky: [doslovný přepis]. Nabízím [co nabízíte].

Chci:
1. Co firma dělá, na jakém trhu a jak se liší od konkurence
2. Jaká je pravděpodobně jejich současná situace a priority
   (podle výročních zpráv, tiskových zpráv, inzerátů na volná místa)
3. Kdo v jejich oboru řeší podobné problémy a jak
4. Tři konkrétní otázky, které se můžu zeptat a které ukážou,
   že jsem si o nich něco zjistil
5. Dvě věci, které by mohly být důvod, proč to NEBUDE dávat smysl

U každého tvrzení uveď odkaz na zdroj. Kde nemáš oporu, napiš to
místo odhadu. Nepiš mi prodejní argumenty, chci fakta a otázky.

Vrátí přípravu na půl hodiny čtení, kterou byste jinak nedělali. Bod 5 je záměrný: kontakt, u kterého předem víte, proč to nedává smysl, nemusíte volat vůbec — a to je taky úspora.

Fáze 4: follow-up koncepty, které se opírají o poznámku

Tady je jádro hodnoty a zároveň největší riziko. Rozdíl mezi navázáním vztahu a spamem není v technologii, ale v tom, jestli druhá strana pozná, že píšete právě jí.

Koncepty, ne odeslání

Pro každý kontakt v import-crm.csv, kde je vyplněný sloupec
kontext, připrav koncept follow-up mailu. Ulož je jako jednotlivé
soubory do podsložky koncepty/, pojmenované prijmeni-firma.md.

Pro každý mail:
- předmět do 50 znaků, konkrétní, bez vykřičníků a bez slov
  „nabídka" a „spolupráce"
- první věta připomene, kde a o čem jsme se bavili — musí vycházet
  z poznámky ve sloupci kontext a z akce ve sloupci zdroj_kontaktu
- druhá až třetí věta navazuje na to, co ho zajímalo, ne na to,
  co chci prodat
- jedna konkrétní nabídka dalšího kroku (patnáctiminutový hovor,
  poslání jednoho materiálu) — jen jedna, ne tři možnosti
- podpis: [vaše jméno, firma, telefon]
- celkem maximálně 120 slov, tykání/vykání podle sloupce
  [nebo: vždy vykání]

Tvrdá pravidla:
- žádné maily neodesílej a nikam je nepřeposílej, jen ulož soubory
- když je poznámka ve sloupci kontext prázdná nebo nejasná, mail
  nepiš — jen napiš do souboru „bez podkladu, rozhodnout ručně"
- nic si o setkání nedomýšlej; když v poznámce není téma, neuváděj
  žádné
- žádné fráze typu „bylo mi potěšením" a „doufám, že se máte dobře"

Vrátí složku konceptů, které mají jednu společnou vlastnost: nedají se odeslat, aniž byste je četli — a to je záměr. Prompt schválně zakazuje psát mail tam, kde chybí podklad, protože právě z prázdných poznámek vznikají generické maily, které vztah zabijí rychleji než mlčení.

Odesílání je čára, přes kterou AI nejde. Ne kvůli technickému omezení, ale proto, že hromadné rozeslání ze složky konceptů je přesně ta věc, která z legitimního obchodního kontaktu udělá spam. Když už koncepty procházíte, rozdělte si je na tři skupiny: odeslat po úpravě, odložit na později s datem, a smazat. Třetí skupina bývá největší a je to dobře.

Kontakty bez poznámky: kratší zpráva, nebo žádná

Zbývá skupina, u které si nic nepamatujete. Tady nefunguje delší mail, ale kratší — a u části z nich nefunguje nic, což je taky odpověď.

Tady je seznam kontaktů z akce [název, datum], u kterých mám
prázdný sloupec kontext — nepamatuju si, o čem jsme mluvili:

[vlož řádky: jméno, pozice, firma, sloupec priprava]

Rozděl je do tří skupin a u každého napiš jednu větu proč:
A) stojí za oslovení — obor a pozice dávají smysl k tomu, co dělám
   [popis vaší nabídky]
B) nechat v databázi bez akce
C) nemá smysl vůbec, do CRM to nepatří

Pro skupinu A napiš krátkou zprávu, maximálně 60 slov:
- přizná rovnou, že jsme se potkali na [akce] a že chci navázat
- jedna věta, čím může být moje práce pro jeho pozici relevantní
- jedna otázka na konec, na kterou se dá odpovědět jednou větou
- žádné přílohy, žádná nabídka schůzky hned v prvním mailu
- nic si nedomýšlej o našem rozhovoru, žádné „jak jsme se bavili"

Vrátí tři hromádky a krátké zprávy jen pro první z nich. Skupina C je ta, kvůli které se prompt vyplatí: kontakt, který do vaší databáze nepatří, tam nemá být ani „pro jistotu“.

Kontrola tónu před odesláním

Přečti si koncepty ve složce koncepty/ a projdi je jako přísný
korektor obchodní komunikace. Nic nepřepisuj, jen označ.

U každého mailu vypiš:
1. Věty, které by seděly na kohokoli — tedy důkaz, že mail není
   osobní.
2. Místa, kde tvrdím něco, co z poznámky na vizitce nevyplývá.
3. Prodejní fráze a superlativy.
4. Nejasný další krok (co přesně po adresátovi chci).
5. Odhad, jak by mail působil, kdyby si ho adresát vůbec
   nepamatoval, že jsme se potkali.

Na konec seřaď maily od nejslabšího po nejsilnější a napiš,
které bych podle tebe neměl posílat vůbec.

Vrátí seznam nálezů, ze kterého je vidět, které koncepty jsou k ničemu. Bod 5 je nejužitečnější: většina lidí si vás po veletrhu opravdu nepamatuje a mail, který na tom staví, spadne. Pro obecnou práci s prvním návrhem mailu se hodí první návrh mailu od AI.

Rozdělte odeslání v čase

Padesát mailů odeslaných během deseti minut z jedné adresy je technicky i lidsky podezřelé. Rozdělte je do tří dnů a v rámci dne po skupinkách, začněte nejnadějnějšími kontakty (na nich se ukáže, jestli formulace fungují) a po prvních deseti se zastavte a přečtěte si odpovědi. Když dvě z deseti odpoví „o čem to mluvíte“, máte problém v první větě, ne v seznamu.

Fáze 5: pravidla, která nejsou volitelná

Zpracováváte osobní údaje cizích lidí, kteří vám je dali osobně a v konkrétním kontextu. To s sebou nese povinnosti — a taky zdravý rozum, který vám ušetří pověst.

Ochrana osobních údajů

• Účel a minimalizace. Zpracovávejte jen to, co k obchodnímu kontaktu potřebujete: jméno, firmu, pozici, kontakt a poznámku ze setkání. Nedoplňujte si do CRM z internetu soukromé věci (rodinný stav, koníčky, soukromé profily). Rešerše se dělá o firmě, ne o člověku.
• Zaznamenejte původ kontaktu. Proto je v tabulce sloupec zdroj_kontaktu s názvem akce a datem. Když se za rok někdo zeptá, odkud jeho adresu máte, musíte umět odpovědět — a věta „předal mi vizitku na veletrhu X dne Y“ je odpověď, kterou chcete mít zapsanou, ne vzpomínat.
• Placený nebo firemní účet se smluvní ochranou dat. Cizí kontakty nepatří do volného chatu. Ve firmě si předem ověřte, co máte pro práci s osobními údaji povolené.
• Lhůta. Kontakt, který dva roky neodpověděl a nikdy neprojevil zájem, v CRM nemá co dělat. Nastavte si datum revize a projděte databázi jednou ročně.
• Na námitku reagujte hned. Když někdo napíše, že si nepřeje být kontaktován, smažte ho ze všech seznamů a poznamenejte si, že jste to udělali. Není to zdvořilost, je to povinnost.

Tohle není právní rozbor a nenahrazuje ho — u větších objemů nebo u firemního nasazení proberte nastavení s někým, kdo za to ve vaší firmě odpovídá.

Pravidla pro nevyžádaná obchodní sdělení

Follow-up po osobním setkání na veletrhu je legitimní obchodní kontakt. Pravidla pro obchodní sdělení ale platí i tady: pište adresně, ne hromadně, uveďte jasně, kdo jste a odkud se znáte, dejte možnost říct „nepište mi“ a tuhle žádost respektujte napoprvé. A jedna hranice navíc, kterou lidé překračují nevědomky: vizitka není souhlas s odběrem newsletteru. Přidat kontakt z veletrhu do hromadné rozesílky je jiná věc než mu osobně napsat, a tuhle hranici nepřekračujte bez souhlasu.

Kontrola tabulky před importem

Projdi soubor import-crm.csv jako kontrolu před importem do CRM
a vrať mi tři seznamy. Nic neupravuj.

1. Údaje, které v tabulce nemají co dělat: cokoli citlivého nebo
   soukromého, co se tam dostalo z poznámek (zdravotní stav,
   rodinné poměry, hodnocení osoby, soukromé adresy).
2. Poznámky ve sloupci kontext, které jsou formulované tak, že by
   mi bylo nepříjemné, kdyby je ten člověk viděl.
3. Řádky, kde chybí zdroj_kontaktu — tedy kde nedokážu doložit,
   odkud kontakt mám.

U každého nálezu uveď řádek a co s tím navrhuješ udělat.

Vrátí přehled, který se vyplatí projít vždycky. Bod 2 je praktický test: CRM je sdílená databáze a poznámka „působil dost mimo“ v ní jednou někdo uvidí — klidně i ten člověk sám, když firmy začnou spolupracovat.

Smazání fotek po importu

Když jsou data v CRM, fotky vizitek už k ničemu nejsou a jsou to cizí osobní údaje. Smažte složku se skeny — včetně kopie v galerii telefonu, včetně koše a včetně automatické zálohy do cloudu, která se spustila, aniž jste si toho všimli. Fyzické kartičky, které si nechcete nechat, skartujte. Jediné, co má zůstat, je záznam v CRM, protože ten má účel a evidovaný původ.

Fáze 6: uzavření smyčky

Import sám o sobě nic nevydělá. Hodnotu má až úkol s datem.

Nad souborem import-crm.csv projdi sloupec kontext a vytáhni
z něj úkoly s termínem. Vrať tabulku:
kontakt | firma | co udělat | termín | odkud to vyplývá

- relativní údaje z poznámek („ozvat se v září", „po jejich
  rozpočtu", „za dva týdny") převeď na konkrétní datum podle
  data akce [datum] a v závorce nech původní znění
- kde poznámka termín neobsahuje, navrhni jeden ze tří režimů:
  ozvat se do 3 dnů / do 2 týdnů / nechat bez akce, a zdůvodni
  to jednou větou
- kontakty bez jakéhokoli podkladu vypiš zvlášť jako „bez akce"

Seřaď podle termínu. Nic nikam nezapisuj ani nezakládej.

Vrátí plán navazování, který jde přenést do úkolovníku nebo do CRM. Kdo má napojené konektory, může nechat úkoly rovnou navrhnout k založení — pořád ale v režimu návrh a potvrzení, nikdy ne automaticky. Na hlídání odpovědí navazuje hlídač follow-upů.

Vyhodnocení po měsíci

Za měsíc si položte tři otázky: kolik kontaktů odpovědělo, kolik z toho vzniklo schůzek a které formulace fungovaly lépe. Nemusíte to počítat ručně.

Tady je seznam odeslaných follow-upů z akce [název] a co se stalo:

[vlož tabulku: kontakt | firma | měl poznámku z vizitky ano/ne |
den odeslání | odpověď ano/ne | výsledek]

Vrať mi rozbor v pěti bodech:
1. Odezva celkem a zvlášť u kontaktů s poznámkou a bez ní.
2. Odezva podle toho, kolik dní po akci mail odešel.
3. Odezva podle oboru nebo pozice adresáta, pokud je to z dat vidět.
4. Co mají společného maily, na které přišla odpověď — a co ty,
   na které nepřišla nic.
5. Tři konkrétní věci, které mám udělat jinak na příští akci
   (na stánku, při psaní poznámek, při psaní follow-upů).

Když je vzorek na některý závěr moc malý, napiš to místo závěru.
Nepočítej procenta z méně než [10] případů.

Vrátí rozbor, ze kterého se dá poučit — poslední řádek promptu tam je proto, aby vám z pěti mailů nevyrobil „úspěšnost 40 procent“, což by byla statistika bez opory. Nejdůležitější zjištění se přitom obvykle netýká AI, ale chování na stánku: kontakty s ručně psanou poznámkou mají výrazně vyšší odezvu než ty bez ní. Což znamená, že příště máte na kartičky psát víc.

Nejčastější chyby

• Nechat AI maily odeslat. Nejrychlejší cesta, jak z draze zaplacených kontaktů udělat spam a z firmy odesílatele, kterého lidé hlásí. Koncepty píše stroj, odesílá vždycky člověk — a odesílá je po skupinkách, ne najednou.
• Napsat všem. Polovina vizitek je zdvořilostní výměna bez obsahu. Mail bez podkladu je horší než mlčení, protože prozradí, že jste si ten rozhovor nepamatovali.
• Věřit rešerši bez zdrojů. U firem s obecným názvem se údaje snadno vztáhnou k jiné společnosti. Bez odkazu je to hypotéza; s odkazem je to podklad na schůzku.
• Nezkontrolovat e-maily a telefony. Zaměněný znak v adrese se nepozná jinak než nedoručením a vypadá to jako mlčení protistrany. Pole s nízkou jistotou se kontrolují proti snímku, ne odhadem.
• Vylepšit poznámku z vizitky. Sloupec kontext je doslovný přepis, ne interpretace. Když z „drahé?“ vznikne „projevil zájem, řeší cenu“, stavíte mail na něčem, co nikdo neřekl.
• Přidat kontakty do newsletteru. Vizitka není souhlas s hromadnou rozesílkou. Osobní mail ano, rozesílka ne.
• Nechat fotky ležet. Po importu jsou skeny cizích osobních údajů bez účelu. Smažte je včetně cloudové zálohy a koše.

Nejlepší nástroje

• Claude a Claude Cowork — projde složku se skeny, přečte tištěný text i rukopis, zapíše výsledky do CSV a připraví koncepty mailů, aniž byste psali řádek kódu.
• Skenovací aplikace v telefonu — ořez, narovnání a dávkové focení; čím lepší podklad, tím míň oprav v tabulce. Podrobněji ve skenování telefonem.
• Tabulkový editor — mezistupeň, kde tabulku zkontrolujete, doladíte hlavičky a sloučíte duplicity ručně.
• Vaše CRM — skoro každé umí import z CSV; klíčové je znát předem očekávanou hlavičku, oddělovač a kódování.
• Hloubková rešerše s citacemi — u pěti nejnadějnějších kontaktů příprava, kterou byste jinak nedělali.
• Mobilní zpracování jednotlivých vizitek — když přijde jedna kartička mimo veletrh, není důvod zakládat složku; postup je v tipu vyfoťte a je to úkol.

Co vám to přinese

• Čas: místo půldne přepisování jeden večer, ve kterém většinu času nepracujete vy. U stovky vizitek to bývá úspora čtyř až šesti hodin — a to nejcennější, návrhy follow-upů, vzniká jako vedlejší produkt.
• Peníze: stánek na veletrhu něco stál a kontakt, který skončí v šuplíku, tu investici maže. Když se místo dvaceti kontaktů ozvete padesáti, návratnost celé akce se počítá jinak.
• Klid: krabice vizitek na stole je tichý dluh. Prázdná krabice a plné CRM s úkoly s termíny znamená, že vám nic neuteklo.
• Kvalita: mail, který odkazuje na konkrétní větu z rozhovoru, má nesrovnatelně jinou odezvu než hromadná šablona — a follow-up odeslaný do týdne funguje, zatímco za měsíc už je to studený kontakt.

Pro tip

Poznámku na vizitku pište hned na místě a pište ji tak, aby dávala smysl i za měsíc — ne „zajímavé“, ale „hledají školení Excelu pro 12 lidí, rozhoduje do října, teď mají priorit jinde“. Pomůcka: tři věci na každou kartičku — co potřebuje, kdy to řeší, čím jsem mu zaujal. AI ten rukopis přečte, ale nevymyslí za vás, co jste si měli zapamatovat.

A pravidlo na závěr: rozdíl mezi navázáním vztahu a spamem je v tom, jestli druhá strana pozná, že píšete právě jí. Všechno v tomhle návodu — doslovný přepis poznámky, zákaz psát bez podkladu, kontrola tónu, rozdělení odesílání v čase — slouží jedné jediné věci: aby to poznala.