Nová verze souboru na Disku Google: odkaz zůstane stejný

Rozešlete odkaz na PDF s ceníkem, a druhý den najdete chybu. Opravíte ji, nahrajete soubor znovu — jenže vznikne nový soubor s novým odkazem: „cenik_final_v2_oprava.pdf“. Starý odkaz dál koluje světem a ukazuje na špatná čísla. Disk Google má na tohle málo známou volbu Spravovat verze: novým souborem nahradíte obsah toho starého, ale odkaz, sdílení i umístění zůstanou beze změny. Kdo měl odkaz včera, vidí dnes automaticky opravu.

Jak na to

1. Na Disku Google klikněte pravým tlačítkem na nahraný soubor (PDF, dokument Wordu, obrázek, cokoli nahraného — netýká se nativních Dokumentů a Tabulek Google, ty se verzují samy).
2. Zvolte Správa souboru → Spravovat verze (podle verze rozhraní může být položka přímo v nabídce).
3. Klikněte na Nahrát novou verzi a vyberte opravený soubor z počítače — na jeho názvu nezáleží, verze se řadí podle času nahrání.
4. Hotovo: pod původním názvem, odkazem a nastavením sdílení je teď nový obsah. Předchozí verze zůstávají v témž dialogu ke stažení, takže se dá kdykoli vrátit i zkontrolovat, co se změnilo.
5. Starší verze Disk po čase promazává; verzi, kterou chcete uchovat trvale, označte v nabídce u ní volbou Ponechat navždy.

Kdo používá aplikaci Disk Google pro počítač, má to ještě jednodušší: soubor stačí přepsat na disku pod stejným názvem a synchronizace ho na Disku uloží jako novou verzi téhož souboru — odkaz i sdílení opět zůstávají. Princip je stejný, jen bez ručního nahrávání.

Vzorová situace

Freelancerka sdílí s klientem nabídku jako PDF; odkaz už visí v e-mailech i v klientově firemním chatu. Klient si vyžádá úpravu rozsahu. Postaru by poslala „nabídka_v3.pdf“ a doufala, že si všichni otevřou tu správnou. Se správou verzí nahraje opravu pod stejný odkaz — a je jedno, ze kterého e-mailu si nabídku kdo otevře: všechny cesty vedou k aktuálnímu znění. Nemusí nikomu nic přeposílat ani vysvětlovat, která příloha ještě platí.

Co vám to přinese

Konec dvojnických souborů „final“, „final2“ a „final_opravdu“ a konec nejistoty, na kterou verzi se kdo dívá. Jeden odkaz je trvalá adresa dokumentu — obsah pod ním se vyvíjí, aniž byste museli komukoli cokoli přeposílat. A když se přece jen objeví spor o to, co v dokumentu kdy bylo, starší verze jsou po ruce ke stažení a porovnání.

Pro tip

U nativních formátů Google tuhle práci dělá historie verzí automaticky. Spravovat verze je její obdoba pro všechno ostatní, co na Disku jen leží — PDF, wordové přílohy, obrázky, archivy.