Zavřeli jste dokument bez uložení? Office ho umí obnovit

Klik na „Neukládat“ místo „Uložit“, pád aplikace, vybitá baterie — a hodina práce je zdánlivě pryč. Ve skutečnosti většinou není: Word, Excel i PowerPoint si na pozadí průběžně ukládají záložní kopie otevřených souborů, a to i těch, které jste ještě nikdy neuložili a nemají ani jméno. Jen je potřeba vědět, kde tyhle kopie hledat — schované jsou dvě kliknutí hluboko v menu Soubor.

Jak na to

1. Otevřete aplikaci, ve které jste o práci přišli, a zvolte Soubor → Informace → Spravovat dokument (v Excelu Spravovat sešit, v PowerPointu Spravovat prezentaci).
2. Klikněte na Obnovit neuložené dokumenty (resp. sešity/prezentace). Otevře se složka s automatickými zálohami — soubory, které jste zavřeli bez uložení, tu zůstávají několik dní.
3. Vyberte soubor podle času poslední změny, otevřete ho a hned uložte přes Uložit jako.
4. U dokumentu, který už jméno měl, se podívejte také do Soubor → Informace — pod položkou Spravovat dokument bývají verze označené „(při zavření bez uložení)“.
5. Po pádu aplikace se navíc při dalším spuštění často sám otevře panel Obnovení dokumentů s poslední automaticky uloženou verzí — v tom případě jen vyberete nejnovější položku. Na Macu funguje právě tahle automatika: znovu otevřete aplikaci a Office nabídne obnovenou verzi sám.

Vzorová situace

Večer před odevzdáním student dopisuje prezentaci, počítač se restartuje kvůli aktualizacím. Panika. Místo psaní od nuly otevře PowerPoint, projde Soubor → Informace → Spravovat prezentaci → Obnovit neuložené prezentace — a najde verzi starou osm minut. Přišel o dva snímky, ne o večer.

Druhá klasika: účetní otevře loňský sešit „jen na kouknutí“, hodinu v něm počítá a při zavírání ze zvyku klikne na Neukládat. I tady pomůže Soubor → Informace — u souboru se jménem Word i Excel schovávají verzi označenou „při zavření bez uložení“, stačí ji otevřít a obnovit.

Co vám to přinese

V běžný den nic — a jednou za čas úplně všechno. Znát tuhle cestu znamená, že „omylem neuloženo“ je nepříjemnost na dvě minuty, ne katastrofa. Vyplatí se ji projít nanečisto už teď, ať ji v krizi hledáte najisto.

Pro tip

Frekvenci záloh si můžete zkrátit: Soubor → Možnosti → Uložit, položka „Ukládat informace pro automatické obnovení každých X minut“ — nastavte třeba 5 minut a nechte zaškrtnuté „Zachovat poslední automaticky obnovenou verzi při zavření bez uložení“. A nejjistější pojistka: soubory na OneDrivu či SharePointu s zapnutým automatickým ukládáním se ukládají průběžně samy a mají historii verzí podobně jako dokumenty Google.