Skryté formátovací značky: proč se dokument chová divně

Text ne a ne zarovnat, mezi odstavci je mezera, kterou nejde smazat, nadpis skáče na další stránku bez zjevného důvodu. Dokument se „chová divně“ — jenže on se nechová divně, jen v něm jsou neviditelné znaky, které nevidíte: dvojité mezery, tabulátory, konce stránek, zalomení řádků po vkládání z webu. Word je umí všechny zviditelnit jedním tlačítkem, a záhada se změní v triviální úklid.

Jak na to

1. Na kartě Domů klikněte na tlačítko ¶ (Zobrazit vše) — najdete ho ve skupině Odstavec. Klávesová zkratka je Ctrl + Shift + 8; na české klávesnici nemusí zabrat, tlačítko funguje vždy.
2. Dokument se rozsvítí značkami: tečka uprostřed řádku je mezera, šipka tabulátor, ¶ konec odstavce, zalomená šipka měkký konec řádku (Shift+Enter), „Konec stránky“ je vidět jako popsaná čára.
3. Teď vidíte příčinu problému: dvě tečky vedle sebe = dvojitá mezera, řada ¶ pod sebou = prázdné odstavce, které odsazují text, tabulátor tam, kde měla být mezera.
4. Nepotřebné znaky prostě smažte jako běžný text. Až budete hotovi, stejným tlačítkem značky zase vypnete — do tisku ani PDF se nikdy nedostanou.
5. V Dokumentech Google najdete obdobu v menu Zobrazit → Zobrazit netisknutelné znaky.

Kdo se se značkami skamarádí, může si vybrat zlatou střední cestu: v Soubor → Možnosti → Zobrazení lze zapnout trvale jen některé značky — třeba konce odstavců a tabulátory — zatímco tečky za mezery zůstanou schované. Struktura dokumentu je pak vidět pořád, aniž by text zarůstal symboly.

Vzorová situace

Grafik dostal od klienta podklady „ve Wordu, hotové k sazbě“. Text vypadá zarovnaně, ale při každé úpravě se rozpadá: odsazení jsou vyrobená pěti mezerami, odstavce oddělené trojitým Enterem, jeden nadpis drží na stránce jen díky ručnímu konci stránky ze staré verze. Bez zapnutých značek by opravoval následky a divil se; se značkami během pár minut vidí celou konstrukci a systematicky ji vyčistí — mezery hromadným nahrazením, prázdné odstavce smazáním.

Co vám to přinese

Konec boje s neviditelným protivníkem. Místo náhodného mazání a zkoušení uvidíte přesně, který znak za problém může — a oprava „rozbitého“ dokumentu se zkrátí z frustrující půlhodiny na pár minut. Kdo pracuje s texty od jiných lidí, měl by tohle tlačítko znát jako první.

Pro tip

Nejčastější zdroj chaosu jsou dokumenty poskládané z textů vložených z webu a e-mailů. Návyk, který problém řeší u zdroje: vkládat cizí text bez formátování přes Ctrl+Shift+V.