Tipy & triky

Todoist: priorita a termín přímo v textu úkolu

Q

Napište „p1“ a úkol je rudý, „zítra 9:00“ a má termín. Rychlé přidání rozumí všemu v jednom řádku.

Todoist Inbox: všechno dovnitř, třídění až večer

Nápady a úkoly padají do Inboxu bez přemýšlení o zařazení. Jednou denně Inbox vyprázdníte — do projektů, nebo do koše.

Blokovač rozptýlení: silnější než vaše vůle

Aplikace jako Cold Turkey nebo Freedom zablokují vybrané weby na nastavenou dobu. Rozhodnete jednou, platí celé dopoledne.

Notion: Ctrl+P skočí na jakoukoli stránku

Ctrl+P

Rychlé hledání najde stránku podle názvu i obsahu. V rostoucím workspace jediná rozumná navigace.

Notion: lomítko vloží cokoliv

/

Klávesa / otevře nabídku bloků — nadpisy, tabulky, připomenutí, sloupce. Základní ovládací prvek Notionu.

Word: hromadné nahrazení textu (Ctrl+H)

Ctrl+H

Ctrl+H ve Wordu nahradí text v celém dokumentu naráz. Ukážeme i nahrazování formátování, dvojitých mezer a skrytých znaků přes „Speciální“.

Tabulky Google: zaškrtávací políčko

Vložit → Zaškrtávací políčko udělá z buněk klikací seznam úkolů. Přidáme vzorec na počet hotových položek i podmíněné formátování řádku.

Historie verzí: kdo, co a kdy změnil

Ctrl+Alt+Shift+H

Tabulky i Dokumenty Google ukládají každou změnu. Ctrl+Alt+Shift+H otevře časovou osu — a jde se vrátit kamkoli.

Tabulky Google: filtr jen pro vás

Filtrovací zobrazení filtruje sdílenou tabulku jen ve vašem okně, kolegům se nic nezmění. Uvnitř postup, pojmenování a uložení zobrazení.

Text do sloupců: rozsekejte CSV export

Data oddělená čárkami nebo středníky v jednom sloupci? Průvodce Text do sloupců je rozdělí správně.

Vložit jen hodnoty: vzorce ven, čísla zůstanou

Ctrl+Alt+V

Ctrl+Alt+V otevře Vložit jinak — vložíte výsledky bez vzorců, formáty bez obsahu, nebo tabulku otočíte.

Součet a průměr bez vzorce: stačí označit

Označte buňky a podívejte se dolů na stavový řádek — součet, průměr a počet jsou tam vždycky.

Přepínání listů: Ctrl+PageUp a PageDown

Ctrl+PageDown

Mezi listy sešitu se pohybujte z klávesnice — žádné klikání na ouška dole.

Kontingenční tabulka za dvě minuty

Souhrn tržeb podle měsíců a kategorií z tisíců řádků? Vložit → Kontingenční tabulka a přetáhnout tři pole.

Alt+= : automatický součet pod sloupcem

Alt+=

Kurzor pod sloupec čísel, Alt+rovná se — a SUMA je hotová, včetně správného rozsahu.

Dvojklik na úchyt vyplní vzorec až dolů

Nemusíte táhnout vzorec přes tisíc řádků — dvojklik na černý čtvereček ho zkopíruje po konec sousedních dat.

Rozevírací seznam v buňce: konec překlepů

Ověření dat vytvoří v buňce nabídku povolených hodnot. Stavy úkolů nebo kategorie pak nikdo nenapíše špatně.

Odebrání duplicit na tři kliknutí

Data → Odebrat duplicity vyčistí seznam kontaktů či položek — a řekne vám, kolik jich smazal.

Excel: dnešní datum zkratkou Ctrl+;

Ctrl+;

Ctrl+středník vloží do buňky dnešní datum jako pevnou hodnotu. Uvnitř: zkratka na aktuální čas a proč se =DNES() druhý den sám přepíše.

Excel: nový řádek v buňce (Alt+Enter)

Alt+Enter

Nový řádek uvnitř buňky v Excelu udělá Alt+Enter, obyčejný Enter skočí o buňku níž. Popisujeme i variantu pro Mac a proč zlomy nejsou vidět.

Ukotvení příček: hlavička viditelná i na řádku 500

Zobrazení → Ukotvit příčky drží hlavičku tabulky nahoře při jakémkoli rolování.

XLOOKUP: vyhledávání bez slabin VLOOKUP

Novější náhrada VLOOKUP hledá oběma směry, nerozbije se vložením sloupce a má vestavěné „nenalezeno“.

Podmíněné formátování: ať čísla mluví barvou

Duplicitní hodnoty, překročené termíny nebo podprůměrné výsledky se zvýrazní samy — vy jen definujete pravidlo.

Flash Fill: Excel dokončí vzor za vás

Ctrl+E

Napište do vedlejšího sloupce první příklad (třeba jméno z e-mailu) a Ctrl+E doplní zbytek podle vzoru. Bez vzorců.

Formátovat jako tabulku: filtry, pruhy a vzorce zdarma

Ctrl+T

Ctrl+T promění rozsah v „chytrou“ tabulku — automatické filtry, formátování nových řádků a čitelné vzorce.

Blokujte si v kalendáři čas na soustředěnou práci

Prázdný kalendář je pozvánka na schůzky. Zablokujte si dopoledne na hlubokou práci dřív, než to udělá někdo jiný.

F4 v Excelu: zopakuje poslední akci i zamkne odkaz

F4

Jedna klávesa, dvě superschopnosti — opakování poslední akce a přepínání dolarů ve vzorci.

Excel: Ctrl+šipky skáčou na okraj dat

Ctrl+↓

V tabulce s tisíci řádky nescrollujte. Ctrl+šipka skočí na konec bloku, s Shiftem rovnou vybírá.

Dvouminutové pravidlo pro inbox

Co zabere méně než dvě minuty, udělejte hned při čtení. Delší věci pošlete do úkolovníku — a mail archivujte.

Hledejte v Gmailu jako profík: from:, has:attachment, older_than:

Vyhledávací operátory najdou během vteřin mail, který byste ručně hledali čtvrt hodiny.